Секретарь вакансии Санкт-Петербург

- оформление документации, отчетности и ведение реестров

- прием посетителей, приём вопросов по телефону

- помощь в организации и проведении мероприятий

1. Организовывать и проводить пресс-конференции, брифинги, "круглые столы" и встречи с участием руководства. 2. Оказывать организационную и методическую помощь средствам массовой информации в создании материалов о деятельности предприятия, его руководителя и структурных подразделений. 3. Создавать и участвовать в выпуске информационных материалов (статей, специализированных программ и изданий). 4. Готовить интервью, прямые эфиры, выступления руководства в средствах массовой информации. 5. Поддерживать положительный имидж Института и формировать соответствующее общественное мнение. 6. Осуществлять оперативный сбор и анализ материалов прессы, средств массовой информации и информационных агентств о деятельности Института. 7. Своевременно готовить пресс-релизы и другие информационные материалы о событиях и мероприятиях, касающихся сферы деятельности Института и его структурных подразделений. 8. Осуществлять сбор и классификацию вопросов, адресованных Института, и подготовку ответов для размещения на сайте Института.  9. Выполняет отдельные служебные поручения руководства Института.  

подготовка документации

протоколирование совещаний

регистрация документов

контроль сроков исполнения документов

Работа с оргтехникой (сканирование и ксерокопирование документов)

Обеспечение жизнедеятельности офиса (заказ канцелярии, хоз. товаров, бумаги, воды и т.п.);

Регистрация учет, хранение, архивирование, распределение входящей и исходящей корреспонденции и документов. 

Выполнение отдельных служебных поручений непосредственно руководителя и генерального директора.

К основным функциям  относятся:

- Документационное обеспечение деятельности общеобразовательного учреждения:

- Организация работы с документами.

- Организация текущего хранения документов.

- Организация обработки дел для последующего хранения.

Обязанности:

• Работа с входящей/исходящей корреспонденцией
• Организация документооборота
• Работа с входящими звонками
• Организация рабочего дня руководителя
• Организация приема гостей (партнеров, клиентов Банка и т.д.)
• Организация жизнеобеспечения офиса

Требования:

• Высшее / среднее профессиональное образование
• Знание делопроизводства
• Опыт работы в аналогичной должности от 1 года
• Уверенное владение MS Office, в том числе системы электронного документооборота
• Доброжелательность, ответственность, исполнительность

Условия:

• Работа в крупном региональном Банке
• Оформление согласно ТК РФ с первого рабочего дня
• Полис добровольного медицинского страхования (со стоматологией)
• Льготные условия кредитования для сотрудников
• Заработная плата: оклад + премия ежеквартальная
• График работы: 5/2 (9:00-18:00, обед 1 час)

• Приём поступающих на подпись генеральному директору документов, осуществление их проверки на соответствие стандартам оформления, на соблюдение порядка согласования до передачи на подпись генеральному директору, передача подписанных документов по принадлежности вопроса;
• Составление по поручению руководителя типовых писем, запросов, других документов;
• Подготовка ответов авторам писем;
• Ведение протоколов совещаний;
• Прием и распределение внутренних звонков, поступающих в приемную генерального директора;
• Административная и информационная поддержка руководителя (по запросу руководителя уточнение информации у работников структурных подразделений, контрагентов Общества);
• Подготовка заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня);
• Организация приема посетителей;
• Обеспечение чистоты и порядка в приемной и переговорной;
• Отслеживание технического состояния офисного и бытового оборудования.