Секретарь вакансии Санкт-Петербург

• взаимодействие с поставщиками транспортных услуг: оформление заявок на грузоперевозки, деловая переписка, отслеживание хода транспортировки грузов;
• взаимодействие со складами: передача требований на склады;
• оформление необходимой документации: путевые листы, ТТН;
• выполнение поручений начальника транспортно-экспедиционного отдела.

• Работать со служебными документами: печать, сканирование, оформление документов и протоколов совещаний.
• Организовывать доставку/получение документов курьером.
• Обеспечивать подразделения расходными материалами и канцелярскими принадлежностями.
• Выполнение поручений руководителя
• Подготовка и оформление документов (письма, доверенности, распоряжения и др.).

 Приём телефонных звонков и корреспонденции, распределение входящей информации по отделам или сотрудникам;

- Ведение делопроизводства: оформление, регистрация и хранение документов в соответствии с номенклатурой дел, составление отчётов;

- Обеспечение документооборота: отправка и получение документов, контроль сроков исполнения, ведение архива;

- Организация рабочего графика руководителя: планирование встреч, совещаний, мероприятий;

- Выполнение поручений руководителя.

Организационное,документационное иинформационное обеспечениедеятельности руководителяорганизации 

‒ ведение документооборота (СЭД Директум)

‒ первичная обработка внутренней, входящей и исходящей корреспонденции

– диспетчеризация телефонных звонков

– контроль за прохождением документопотоков и своевременным исполнением документов

– организация текущего и архивного хранения документов компании

– Выполнение поручений руководителя

– Организация совещаний и планирование календаря руководителя

– Отправка и получение корреспонденции в отделении Почты России

– оформление командировок сотрудников в 1С

– Регистрация, обеспечение хранения и защиты документов и информации, содержащих коммерческую тайну организации и иные конфиденциальные сведения

– замещение секретаря генерального директора в приемной на время отпуска (больничный)

Наша компания активно развивается, и мы ищем коллегу - Секретаря - делопроизводителя. Работать нужно будет в паре с коллегой, которая сможет стать вашим наставником и помочь влиться в рабочие процессы.

Это отличная возможность для старта карьеры в крупной компании или для тех, кто любит работать с документами, ценит стабильность и дружный коллектив.

Основные задачи:

• Встреча гостей офиса;
• Регистрация, отправка и получение корреспонденции;
• Получение и отправка корреспонденции на почте (во время отсутствия офисного курьера);
• Взаимодействие с курьерскими службами и Почтой России;
• Техническая помощь сотрудникам офиса: распечатка, копирование, брошюрование документов.

Что мы ждём от будущего коллеги:

• Понимание основ делопроизводства;
• Высшее образование будет вашим преимуществом;
• Опыт работы с 1С, знание стандартных программ MS Office;
• Умение вести официальную деловую переписку и выстраивать коммуникации с людьми любого уровня;
• Знание этики делового общения.
• Приветливость и усидчивость.

Что мы Вам предлагаем:

• Оформление согласно ТК РФ, полностью белая заработная плата;
• График работы 5/2 пн.-чт. с 9.00 до 18.00, пт. - с 9.00 до 17.00;
• Теплая выпечка по утрам, чай-кофе в неограниченном количестве;
• Well-being-программы: ДМС, офисный врач, развитая система компенсаций и льгот;
• Коллектив, который помогает в изучении всех бизнес-процессов;
• Рабочее место в новом современном офисе в историческом центре города в 5 минутах от м. Петроградская.

Прием и регистрация входящей и исходящей документации, прием и отчисление учащихся, заполнение баз данных по учащимся

• Нагрузка: 1,5 ставки
• Ведёт делопроизводство, в том числе в электронной форме.
• Ведение  электронной транспортной базы.
• Офрмление льготных проездных билетов для обучающихся.
• Подготавливает проекты приказов и распоряжений по движению контингента обучающихся.
• Оформляет личные дела принятых на обучение.
• Ведёт алфавитную книгу обучающихся и учёт часов учебной работы работников учреждения.
• Обрабатывает и оформляет сдачу личных дел обучающихся в архив.
• Выполняет различные операции с применением компьютерной техники.
• Следит за своевременным рассмотрением и подготовкой документов и распоряжений, поступивших на исполнение.
• По поручению директора (его заместителя) составляет письма, запросы и другие документы, готовит ответы авторам обращений.
• Секретарь учебной части должен соблюдать правила по охране труда и пожарной безопасности.

1. Организационно-техническое обеспечение административно-распорядительной деятельности заместителей руководителя Концерна.

2. Приём поступающей на рассмотрение заместителям генерального директора корреспонденции, передача в соответствии с принятым решением в структурные  подразделения или к исполнителям для использования в процессе работы.

3. Приём документов и личных заявлений на подпись руководителю.

4. Приём и распределение телефонных звонков.

5. Заказ авиа-, ж/д билетов, бронирование гостиниц.

6. Оформление командировок и т.д.

7. Организация кофе/чай/фуршет.

8. Подготовка помещений и фуршет-зала для проведения совещаний и встречи гостей.

•    Работа с входящей и исходящей документацией;

•    Взаимодействие со структурными отделами, Центральным офисом, представителями власти и контролирующими организациями;

•    Ведение электронной базы документов;

•    Мониторинг корректности оформления документов структурными подразделениями организации;

•    Взаимодействие с сотрудниками по вопросам документооборота и выполнения распоряжений руководства;

•    Протоколирование совещаний;

•    Контроль исполнения поручений;

•    Помощь руководителю в организации приема посетителей;

•    Обеспечение жизнедеятельности офиса (заказ канцелярии, воды);

•    Выполнение служебных поручений руководителей;

•    Организация документов и рабочего пространства.