Делопроизводитель вакансии Петергоф

В Академию дополнительного профессионального образования требуется делопроизводитель / помощник руководителя.

Сфера деятельности компании: повышение квалификации, профессиональная переподготовка, профессиональное обучение. Мы работаем с гос.контрактами, юридическими и физическими лицами.

В перечень обязанностей будет входить:

• Заполнение электронных форм, ведомостей, документов, реестров, распечатка документов;
• Проверка корректности заполнения документов;
• Работа с ксероксом, сканером, принтером.
• Оформление договоров по готовому шаблону;
• Работа с Почтой России и курьерскими службами;
• Внесение оплат в систему.
• Выполнение поручений руководителя (поиск, анализ информации и т.п.);
• Внесение данных в таблицы Excel;
• Сбор и предоставление в электронном виде внутренней документации по запросам сотрудников компании;
• Выезд к заказчику/госучреждения (доставить, забрать или подписать документы)
• Планирование и контроль работы сотрудников (постановка и распределение задач в системе и контроль их выполнения, предоставление ежедневного отчета руководителю).
• Обучение сотрудников документообороту (заполнение договоров, счетов, актов по шаблону)

• Опыт работы на аналогичной должности от 1 года (если вы работали товароведом, секретарем или офис-менеджером, мы с радостью рассмотрим вашу кандидатуру);
• Высшее, средне-специальное образование;
• Уверенный пользователь MS Office;
• Навыки работы с оргтехникой;
• Грамотная устная и письменная речь;
• Умение работать в команде;
• Лидерские качества
• Умение работать оперативно и без ошибок, внимательность;
• Умение работать с большим объемом информации, усидчивость.
• Знание города (желательно, но не обязательно)
• Внимательность к деталям. Вы тщательно сверяете данные в документах

• Работа в офисе: Лиговский 56 (5-8 мин от метро Восстания) в графике 5/2 с 9.30 до 18.00.
• Возможность финансового и карьерного роста;
• Поддержку наставника на испытательном сроке
• Оформление пo ТK PФ;
• Официальная заработная плата (выплачивается 2 раза в месяц на банковскую карту)
• Неоплачиваемая стажировка-обучение 1-2 дня;
• Испытательный срок: 1 месяц;
• Заработная плата на время испытательного срока- 40000 (к выплате)
• Заработная плата после испытательного срока - 50 000 (к выплате);

• Весь спектр кадровых перемещений: прием, перевод, увольнение, оформление отпусков, больничных листов, командировок.
• Ведение трудовых книжек.
• Работа с личными делами.
• Подготовка справок и отчетов.
• Работа в программе 1С 8 Кадры.

Ведение секретного делопроизводства, регистраци входящей/исходящей корреспонденции, разработка нормативной документации, приказы ( по отделу), проведение инструктажа работников, работа в комиссии по проверке документов, работа с информацией ограниченного доступа.

Ведение кадровой документации

Подготовка приказов

Прием сотрудников 

Составление графиков отпусков

Оформление больничных

Формирование отчетов

Выполнение поручений руководителя

• Заполнение медицинских справок и документов
• Делопроизводство, документооборот
• Прием документов от пациентов

Знакомит работников организации с её локальными нормативными актами и методическими документами по документационному обеспечению управления;

• Разрабатывать унифицированные формы документов, используемых в документационном обеспечении управления организации;
• Организует работы по переводу в электронный вид документов и документированной информации, создаваемой в организации;
• Ведет регистрационные и учётные формы организации;
• Проверяет подлинность электронных документов, поступивших в организацию;
• Подготавливает предложения по формированию параметров работы систем электронного документооборота организации;
• Выполняет поручения руководителя при подготовке технического задания на внедрение системы электронного документооборота в организации в рамках своих компетенций ;
• Вносит предложения по критериям для выбора системы электронного документооборота для организации;
• Формирует требования к информационно-поисковым системам документов организации, используемым в документационном обеспечении управления;
• Формирует и ведет базу данных об организационно-распорядительных документах организации;
• Формирует требования к разграничению уровней доступа работников организации к документам и информации в соответствии с выполняемыми ими функциями;
• Разрабатывает формы представления информации по запросу руководства организации;
• Подготавливает отчеты и аналитические справки руководству по вопросам документационного обеспечения управления;
• Ставит документы и поручения руководства организации на контроль;
• Организовывает исполнения документа организации несколькими исполнителями, устанавливает очередности их исполнения;
• Контролирует этапы выполнения решений или операций, зафиксированных в документах;
• Выполняет мониторинг хода исполнения и статуса документа в процессе работы с ним в организации;
• Ведет контрольные записи об операциях, произведенных с документами в организации;
• Корректирует сроки исполнения документов в организации;
• Снимает документы и поручения руководства организации с контроля;
• Информирует руководство и подготавливает аналитические справки о состоянии исполнительской дисциплины в организации;
• Контролирует формирования документов в дела и организует их хранения в подразделениях организации;
• Формирует дела и организует их оперативное хранение в подразделении документационного обеспечения управления;
• Контролирует создания и ведения справочно-поисковых средств по документам, хранящимся в подразделениях организации (номенклатура дел, описи);
• Составляет и ведёт номенклатуры дел организации;
• Подготавливает документы для передачи в архив или на уничтожение.

Должностные обязанности:

• Разбор корреспонденции.
• Внесение сведений о полученных документах во внутреннюю систему организации.
• Проверка полученной корреспонденции на предмет ошибок.
• Формирование заявлений о вынесении судебного приказа / заявлений об исправлении описок.
• Формирование запросов в Суды и судебные департаменты.
• Определение подсудности мировых судей.
• Взаимодействие с Судами (посредством телефонных звонков и электронной почты).
• Проверка, внесение изменений в данные, содержащихся в информационных системах.
• Взаимодействие с другими отделами компании по вопросам предоставления данных, корректировок данных.
• Участие в формирование отчетности, статистики.
• Проверка корректности адресов.
• Формирование и отправка почтовой корреспонденции.
• Выгрузки данных, проверка выгруженных данных.

- Формирует документы и дела по лицею в соответствии с утвержденной номенклатурой дел, следит за их правильным оформлением, ведением и хранением.

- Принимает и регистрирует корреспонденцию, поступающую в учебную часть (в том числе по электронной почте), в тот же день доводит ее до сведения директора или заместителя директора. В соответствии с резолюциями передает документы на исполнение.

- Ведет текущую документацию и оформляет ее в архив в соответствии со сроками хранения дел.

- Ведет картотеку учета прохождения документов, осуществляет контроль за их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам.

- Обеспечивает надлежащее хранение и сохранность всей проходящей служебной документации в учебной части.

- Печатает приказы по учебной части. Знакомит работников лицея с приказами по учебной части.

- Оформляет исходящую документацию в рамках своей профессиональной компетентности: служебные письма, отчеты, справки. Отправляет исходящую корреспонденцию адресатам. Контролирует обратную связь исходящей корреспонденции.

- Согласно распоряжениям начальника печатает и оформляет необходимую документацию для ведения образовательного процесса в лицее.

Осуществлять регистрацию, хранение и выдачу организационно-распорядительных документов, осуществлять контроль за правильностью оформления правовых актов, принимать и регистрировать письма и жалобы от граждан, вести служебные телефонные переговоры, копировать документы.

Ведение документации

Выполнение поручений руководителя