Делопроизводитель вакансии Озерск

Функциональные обязанности:

- прием заявок на выполнение работ, услуг, реализацию товаров;

-подготовка пакета документов для клиентов (счета, договоры, акты выполненных работ, накладные, акты сверок, копии лицензий, копии допусков к работе, копии сертификатов, ценовые листы, информационные письма);

-выписывать счета на реализацию инвентаря, накладные ТОРГ-12., договоры купли-продажи;

- отпускать  противопожарный инвентарь покупателям со склада;

- консультировать покупателей об использовании продаваемого товара;

- контролировать наличие товара на складе, подавать заявку на приобретение товара пользующегося спросом;

-консультировать по телефону;

- подготавливать наряды на работу, реестры нарядов на работу, передавать документы в бухгалтерию;

- вести журналы учета выданных /полученных документов;

- собирать подписанные документы (договоры, акты/накладные, передавать документы в бухгалтерию;

- вести журналы учета полученных/выданных огнетушителей;

- работать с программами: БЭСТ, Word, Excel

Регистрация входящей и исходящей корреспонденции, ведение документооборота в СЭД "Дело", ведение электронной почты (распределение поступающих писем по отделам), сбор информации и подготовка ответов на официальные запросы, выполнение поручений руководителя, распределение телефонных звонков, консультирование по первичным вопросам, частичное ведение кадрового делопроизводста и воиснкого учета, обеспечение жизнедеятельности офиса (заказ канцелярии), встреча посетителей.

Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск. Подготавливает и сдает в архив предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив.

Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск. Подготавливает и сдает в архив предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив.

• Работа с документами;
• Внутренний документооборот (входящая, исходящая, внутренняя корреспонденция);
• Контроль поручений.

• Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.
• Подготавливает и сдает в архив предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив.

Знание правил составления и ведения деловой переписки, принципов архивирования, умение работать с оргтехникой. 

• В соответствии с резолюцией руководителей предприятия передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных. Ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль за их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам.

• Ведение документооборота.

• Учет, регистрация и распределение входящей и исходящей документации.

• Проверка, редактирование исходящих документов, регистрация документов, распределение документов по подразделениям.

1. Упорядоченное перемещение внутренних, входящих и исходящих документов в процессе работы с ними;

2. Контроль исполнения документов;

3. Создание информационно-поисковой системы по документам организации (регистрация, индексирование документов, система оперативного хранения, поиска и учета документов);

4. Разработка номенклатуры дел;

5. Архивное хранение документов.