Секретарь вакансии Октябрьск

Согласно должностной инструкции организации

Принимать поступающую корреспонденцию. Вести делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники.Вести деловую переписку. Уверенный пользователь ПК.

Должностные обязанности

Обеспечение деятельности мирового судьи в соответствии с инструкциями по судебному делопроизводству, ведению судебной статистики и архива мирового судьи.

Организация судебного процесса и выполнение процессуальных обязанностей секретаря судебного заседания по судебным делам.

Выполнение необходимой работы при приеме граждан(направление по распоряжению мирового судьи запросов, необходимых для рассмотрения дел, материалов по существу).

Вызов участников процесса и свидетелей. Проверка явки лиц, вызванных в судебное заседание, и при необходимости отметка в повестках времени их нахождения на судебном участке.

Составление списков дел, назначенных к рассмотрению, ведение соответствующего журнала учета дел, назначенных к рассмотрению в судебных заседаниях, заполнение сведений о прохождении рассмотрения дела в автоматизированном делопроизводстве.

Ведение протоколов судебных заседаний и ознакомление с ними и другими материалами дела участников процесса по их ходатайствам.

Подготовка сопроводительных писем, копий судебных актов и иных документов для направления участникам процесса в ходе рассмотрения судебных дел и до передачи для дальнейшего исполнения секретарю мирового судьи.

Оформление уголовных, гражданских и административных дел, дел об административных правонарушениях и иных материалов; передача оконченных производством дел секретарю мирового судьи.

• Принимает поступающую в образовательное учреждение корреспонденцию, передает ее в соответствии с указаниями руководителя образовательного учреждения в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
• Ведет делопроизводство, в том числе и в электронной форме; подготавливает проекты приказов и распоряжений по движению контингента обучающихся, оформляет личные дела принятых на обучение, ведет поименную книгу обучающихся и учет часов учебной работы работников образовательного учреждения, обрабатывает и оформляет сдачу личных дел обучающихся в архив.
• Выполняет различные операции с применением компьютерной техники по программам, предназначенным для сбора, обработки и представления информации.
• Следит за своевременным рассмотрением и подготовкой документов, распоряжений, поступивших на исполнение, структурными подразделениями образовательного учреждения и конкретными исполнителями.
• По поручению директора (его заместителя) составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам обращений.
• Осуществляет контроль за исполнением работниками образовательного учреждения изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков исполнения указаний и поручений руководителя образовательного учреждения, взятых на контроль.
• Работает в тесном контакте с руководителем образовательного учреждения (его заместителями), педагогическими работниками, руководителями структурных подразделений.
• Выполняет правила по охране труда и пожарной безопасности.
• Оформляет документацию по квалификационным экзаменам.
• Подготавливает и выдает различные справки на запросы (архивные, военкоматы, и др.), в том числе академические.

1. Делопроизводство в полном объеме:

- ведение документооборота подразделения, регистрация входящих и исходящих писем, пакетов и телеграмм в электронной системе.

- прием, учет и распределение поступающей корреспонденции и документации между подразделениями и в адрес организации, передача документов в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы, либо подготовки ответов.

-  составление писем, запросов и других документов, подготовка ответов авторам писем.

-  создание и ведение приказов по основной и административно-хозяйственной деятельности учреждения.

- контроль за исполнением работниками изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.

- ведение контрольно-регистрационной картотеки, установленной номенклатуры дел учреждения.

- формирование архива документации, в том числе в электронном виде (сканирование, занесение в электронную базу).

2. Документационное обеспечение работы руководителя, подготовка документов к подписанию, выполнение работ по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведение, оформление протоколов заседаний и совещаний, печать служебных материалов по запросу руководителя.

3. Прием и обработка входящих звонков (переадресация‚ фиксирование контактной информации и т.п.)‚ электронной почты‚ факсимильных сообщений.

4. Работа на ПК, работа с орг. техникой (сканирование‚ копирование и пересылка файлов).

5. Хозяйственное обеспечение приемной.

Ведение делопроизводства, регистрация корреспонденции

1.1 принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения;

1.2 в соответствии с резолюцией руководителя ОУ передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных;

1.3 ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль за их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам;

1.4 отправляет исполненную документацию по адресатам;

1.5 ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива;

1.5 ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает их удобный и быстрый поиск;

1.6 подготавливает и сдает в архив ОУ документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив;

1.7 обеспечивает сохранность проходящей служебной документации;

1.8 выполняет правила по охране труда и пожарной безопасности

• Распределение звонков клиентов на соответствующих сотрудников служб и подразделений офиса.
• Осуществление приема посетителей в офисе.
• Работа с входящей и исходящей корреспонденцией.
• Организация делопроизводства в компании, контроль документооборота.
• Ведение АХД (обеспечение жизнедеятельности офиса: заказ канц. товаров, хоз. принадлежностей, питьевой воды, контроль чистоты и порядка в офисе и т.п.).
• Выполнение поручений руководителя.

3.1.1.               Обеспечение деятельности мирового судьи в соответствии с инструкциями по судебному делопроизводству, ведению судебной статистики и архива мирового судьи.

3.1.2.               Регистрация, учет и хранение уголовных, гражданских и административных дел, дел об административных правонарушениях и иных материалов.

3.1.3.               Прием и распределение поступившей корреспонденции, отправление исходящей корреспонденции, в том числе заявлений и жалоб непроцессуального характера.

3.1.4.               Формирование и ведение нарядов, предусмотренных номенклатурой дел.

3.1.5.               Ведение документов первичного статистического учета (учетно-статистических карточек по делам и др.), составление статистических отчетов и иных отчетов о деятельности мирового судьи по запросам вышестоящих органов.

3.1.6.               Организация отправления дел с апелляционными, частными жалобами и протестами в вышестоящий суд, а также в надзорную инстанцию.

3.1.7.               Подготовка и направление документов по исполнению приговоров, решений, судебных приказов, определений, постановлений, контроль за получением сообщений о принятии их к исполнению и распределение по делам. Регистрация и учет исполнительных документов, переданных на исполнение судебным приставам-исполнителям.

3.1.8.               Учет и хранение вещественных доказательств, контроль за исполнением судебных постановлений в части, касающейся хранения, уничтожения или возврата вещественных доказательств.

3.1.9.               Выдача подлинников и копий документов из дела по распоряжению мирового судьи.

3.1.10.           Учет частных определений (постановлений) и контроль за ведением переписки по их исполнению.

3.1.11.           Обеспечение доступа пользователей информацией к информации о деятельности мирового судьи.

3.1.12.           Ведение учета приказов и распоряжений, вынесенных мировым судьей.

3.1.13.           Учет и систематизация юридической литературы, поступающей на судебный участок.

3.1.14.           Прием, учет, хранение и выдача архивных дел, материалов и иных документов из архива по распоряжению мирового судьи. Обеспечение сохранности судебных дел и документов, создание необходимого режима хранения архива судебного участка.

3.1.15.           Ведение журналов и карточек, предусмотренных инструкцией по судебному делопроизводству, а также ведение автоматизированного делопроизводства на судебном участке.

3.1.16.           Ведение табеля учета рабочего времени работников аппарата мирового судьи.

3.1.1.               Обеспечение деятельности мирового судьи в соответствии с инструкциями по судебному делопроизводству, ведению судебной статистики и архива мирового судьи.

3.1.2.               Регистрация, учет и хранение уголовных, гражданских и административных дел, дел об административных правонарушениях и иных материалов.

3.1.3.               Прием и распределение поступившей корреспонденции, отправление исходящей корреспонденции, в том числе заявлений и жалоб непроцессуального характера.

3.1.4.               Формирование и ведение нарядов, предусмотренных номенклатурой дел.

3.1.5.               Ведение документов первичного статистического учета (учетно-статистических карточек по делам и др.), составление статистических отчетов и иных отчетов о деятельности мирового судьи по запросам вышестоящих органов.

3.1.6.               Организация отправления дел с апелляционными, частными жалобами и протестами в вышестоящий суд, а также в надзорную инстанцию.

3.1.7.               Подготовка и направление документов по исполнению приговоров, решений, судебных приказов, определений, постановлений, контроль за получением сообщений о принятии их к исполнению и распределение по делам. Регистрация и учет исполнительных документов, переданных на исполнение судебным приставам-исполнителям.

3.1.8.               Учет и хранение вещественных доказательств, контроль за исполнением судебных постановлений в части, касающейся хранения, уничтожения или возврата вещественных доказательств.

3.1.9.               Выдача подлинников и копий документов из дела по распоряжению мирового судьи.

3.1.10.           Учет частных определений (постановлений) и контроль за ведением переписки по их исполнению.

3.1.11.           Обеспечение доступа пользователей информацией к информации о деятельности мирового судьи.

3.1.12.           Ведение учета приказов и распоряжений, вынесенных мировым судьей.

3.1.13.           Учет и систематизация юридической литературы, поступающей на судебный участок.

3.1.14.           Прием, учет, хранение и выдача архивных дел, материалов и иных документов из архива по распоряжению мирового судьи. Обеспечение сохранности судебных дел и документов, создание необходимого режима хранения архива судебного участка.

3.1.15.           Ведение журналов и карточек, предусмотренных инструкцией по судебному делопроизводству, а также ведение автоматизированного делопроизводства на судебном участке.

3.1.16.           Ведение табеля учета рабочего времени работников аппарата мирового судьи.

3.1.17.           Выполнение другой работы по поручению мирового судьи.