Секретарь вакансии Нижний Ломов

• Организация работы приемной директора;
• Прием, рассылка и обработка электронной почты, своевременное доведение информации до директора;
• Распределение задач по заместителям;
• Отслеживание сроков исполнения поручений.

Секретарь выполняет следующие должностные обязанности:

 Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя.

 Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствие с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителем для использования в процессе работы либо подготовки ответов.

 Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.

Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя.

Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя.

Следит за своевременным рассмотрением и предоставлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает их качественное редактирование.

Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.

По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.

Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.

Осуществляет контроль за исполнением работниками агрегатного производства изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.

Ведет контрольно-регистрационную картотеку.

Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя.

Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, или вводит текущую информацию в банк данных.

Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

Выполняет отдельные служебные поручения руководителя.

Работать с документами, письмами; выполнять поручения руководителя в офисе; принимать и обрабатывать входящую и исходящую корреспонденцию (вести журналы); отвечать на звонки; принимать документы на подпись руководителя; вести протоколы совещаний; контролировать исполнение поручений.

Обязанности секретаря-делопроизводителя  включают следующее:

• Обработка входящей и исходящей корреспонденции, её учёт и направление в соответствующие отделы организации. 
• Передача для исполнения необходимой документации от руководителя. 
• Контроль за графиком прохождения документов и их исполнением. 
• Ведение электронной базы документов. 
• Обеспечение мер по сохранности необходимой документации. 
• Подготовка необходимых справок и докладов по документации организации. 
• Участие в описи документов. 
• Ведение подготовительной работы с документами, необходимыми для руководства. 
• Взаимодействие с сотрудниками по вопросам документооборота и выполнения указаний руководства. 
• Отслеживание актуальности номенклатуры документов. 
• Выполнение указаний руководителя по вопросам делопроизводства. 

Прием и первичная обработка входящих документов; предварительное рассмотрение и сортировка документов на регистрируемые и нерегистрируемые; подготовка входящих документов для рассмотрения руководителем; регистрация входящих документов; организация доставки документов исполнителям; ведение базы данных документов организации; ведение информационно-справочной работы; обработка и отправка исходящих документов; организация работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства; контроль исполнения документов в организации.

0,5 ставки, з/п - 10540 рублей

• Оказание помощи руководителю в планировании рабочего времени
• Организация телефонных переговоров руководителя
• Организация информационного взаимодействия руководителя с должностными лицами
• Организация работы с посетителями в приемной руководителя
• Организация подготовки, проведения и обслуживания конферентных мероприятий
• Организация исполнения решений, осуществление контроля исполнения поручений руководителя
• Составление и оформление проектов документов, организация работы с документами в приемной руководителя
• Организация хранения документов в приемной руководителя
• Обеспечение руководителя информацией
• Оформление командировочных документов

Прием, регистрация, обработка корреспонденции, оформление документации

Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя предприятия. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя.