Секретарь вакансии Мариинск

Обязанности: Обязанности:

1. Регистрация входящих и исходящих документов.

2. Подготовка документов к последующему хранению и использованию.

3. Печать приказов, писем по указанию руководителя.

4. Прием документов на подпись, проверка правильность их составления и оформления.

5. Получение и отправка различной корреспонденции.

6. Оформление командировочных удостоверений, покупка авиа и ж/д билетов, бронирование гостиниц.

• Требования:
• Знать: порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов.
• Правила эксплуатации компьютерной техники.
• Методы оформления и обработки документов.
• Условия:
• Полный соцпакет, компенсация за прохождение медкомиссии, служебный транспорт, корпоративные подарки.

Ведение делопроизводства, прием звонков. Отправка корреспонденции, подготовка приказов, распоряжений руководителя. Подготовка документации по учебной части. 

работа в соответствии с должностной инструкцией  

Обработка входящей и исходящей корреспонденции, её учет и направление в соответствующие отделы организации

Передача для исполнения необходимой документации от руководителя

Контроль за графиком прохождения документов и их исполнением

Ведение электронной базы документов

Обеспечение мер по сохранности необходимой документации

Подготовка необходимых справок и докладов по документации организации

Участие в описи документов

Ведение подготовительной работы с документами, необходимыми для руководства

Мониторинг корректности оформления документов структурными подразделениями организации

Взаимодействие с сотрудниками по вопросам документооборота и выполнения указаний руководства

Отслеживание актуальности номенклатуры документов

Выполнение указаний руководителя по вопросам делопроизводства

Ведение заметок на совещаниях по поручению руководства, а также подготовка материалов по их итогам

Помощь руководителю в организации приема посетителей

Соблюдение норм организации в сфере конфиденциальности и уровней допуска документов

Выкладывание необходимых документов на сайт организации, а также в локальную сеть

Посещение почтового отделения для отсылки и приема необходимой корреспонденции

- ведение делопроизводства и организация документооборота;

- приём и отправка корреспонденции, почтовые отправки;

- архивирование документов;

- сбор, обработка и передача руководителю требуемой информации;

- контроль за исполнением распоряжений руководителя, переданных в ведение секретаря;

- ведение табеля учета рабочего времени.