Секретарь вакансии Лысьва

• Оформление личных дел обучающихся, введение их в течение периода обучения и подготовка их к сдаче в архив.
• Обеспечение выдачи документов обучающихся из личного дела при их выпуске или прекращении образовательных отношений.
• Введение журнала регистрации приказов по учебной части.
• Введение книги выдачи документов об уровне образовании (или) квалификации.
• Оформление бланков об уровне образовании и (или) квалификации.
• Оформление документов для выдачи дубликатов документов об уровни образовании и (или) квалификации, студенческих билетов, зачётных книжек.
• По запросу предоставление сведений об обучающихся в пенсионный фонд, военкоматы, центры занятости и другие организации.
• По поручению директора, его заместителей составление писем, запросов и других документов, касающихся учебной работы в колледже.
• Создание отчётных (отчётно-аналитических) и информационных материалах.
• Заполнение и использование электронных баз данных об участниках образовательного процесса и его реализации для формирования отчётов в соответствии с установленными регламентами и правилами; предоставление этих сведений по запросам уполномоченных должностных лиц.

• Осуществление работы по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности генерального директора;
• Прием поступающей на рассмотрение генерального директора и дирекции завода корреспонденции;
• Ведение делопроизводства, выполнение различных операций с применением компьютерной техники;
• Прием документов и личных заявлений на подпись генеральному директору и дирекции завода;
• Подготовка документов и материалов, необходимых для работы генерального директора;
• Следить за своевременным рассмотрением и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых генеральному директору на подпись, обеспечивает качественное их редактирование;
• Организация проведения телефонных переговоров генерального директора и дирекции завода;
• Организация и поддержание функционального рабочего пространства приемной и кабинета руководителя;
• Составление писем, запросов и других документов по поручению генерального директора;
• Выполнение работы по подготовке заседаний и совещаний, проводимых генеральным директором, ведение и оформление протоколов заседаний и совещаний;
• Ведение контрольно-организационной картотеки;
• Организация приема посетителей;
• формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечение их сохранности и сдача в архив в установленные сроки.

Обязанности:

1. Организация рабочего дня руководителя: планирование встреч, совещаний и других мероприятий.

2. Ведение деловой переписки и телефонных переговоров.

3. Подготовка и оформление документов, отчетов и презентаций.

4. Координация работы с другими отделами и внешними партнерами.

5. Обеспечение конфиденциальности информации.

6. Ведение архива документов и поддержание порядка в офисе.

7. Выполнение поручений руководителя.

Прием, регистрация и сортировка входящей корреспонденции. Отправка исходящей корреспонденции. Ведение деловой переписки, организация телефонных переговоров, документооборот. Протоколирование оперативных совещаний. Контроль своевременности исполнения документов.

Секретарь руководитель обязан выполнять следующие должностные обязанности:

4.1. Принимает поступающую  корреспонденцию, передает ее в соответствии с указаниями Директора  конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов;

4.2. Ведет учет прохождения документов, готовит необходимые справки по зарегистрированным документам, отправляет исполненную документацию по адресам;

4.3. Следит за своевременным рассмотрением и подготовкой документов, распоряжений, поступивших на исполнение конкретными исполнителями, информирует Директора  об их  исполнении, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых Директору на подпись, обеспечивает качественное их редактирование;

4.4. Ведет делопроизводство в соответствии с утвержденной номенклатурой дел, в том числе и в электронной форме, книгу приказов по основной деятельности школы, книгу приказов по движению обучающихся, книгу регистрации приказов, алфавитную книгу обучающихся, обеспечивает  сохранность дел и в установленные сроки сдает их в архив;

4.5. Подготавливает проекты приказов по движению контингента обучающихся, по поручению Директора по основной деятельности школы;

4.6. Обрабатывает и оформляет сдачу личных дел обучающихся в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив;

4.7. По поручению Директора составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам обращений;

4.8. Печатает приказы по основной деятельности и движению обучающихся, доводит их до сведения их исполнителей, осуществляет контроль исполнения работниками школы изданных приказов, а также соблюдения сроков исполнения указаний и поручений Директора, взятых на контроль;

4.9. Выдает справки обучающимся, ведет их учет;

4.10. Печатает по указанию Директора различные документы и материалы;

4.11. Организует проведение телефонных переговоров Директора, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию полученную по каналам связи;

4.12. Выполняет работу по подготовке общих собраний трудового коллектива, заседаний Педагогического совета, Наблюдательного совета, Управляющего совета, совещаний, проводимых Директором (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет протоколы Административных совещаний;

4.13. Получает для Директора сведения от работников школы, вызывает по поручению Директора работников школы и обучающихся;

4.14. Принимает личные заявления работников, обучающихся и их родителей (законных представителей), документы на подпись Директору;

4.15. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников;

• прием, отправка (в т.ч. Почтой России), регистрация документов;
• ответы на входящие звонки в приемной директора;
• контроль за исполнением документов;
• работа в системе электронного документооборота Пермского края;
• формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой, подготовка и сдача в архив завершенных документов;
• выполнение машинописных и копировально-множительных работ;
• прием документов, личных заявлений от работников и передача их на подпись директору;
• составление писем, запросов и иных документов;
• иные обязанности

Ведение документооборота цеха. Оформление приказов, служебных записок. Прием и перераспределение входящей почты. Ответы на обращения сотрудников предприятия.

·         ведение делопроизводства Филиала с применением компьютерной техники.

·         организационно-техническое обеспечение административно-распорядительной деятельности директора Филиала.

·         прием, оформление и отправка почтовой корреспонденции.