Прием и первичная обработка входящих документов. Рассмотрение и сортировка документов. Подготовка входящих документов для рассмотрения руководителем. Ведение базы данных документов организации. Обработка и отправка исходящих документов. Конторль исполнения документов организации.
Выполняет работы по приему, отправке, учету и регистрации корреспонденции, поступившей в администрацию Нижнебаканского сельского поселения Крымского района по электронной почте и в системе ДЕЛО.
Обеспечивает контроль за передачей указанных документов руководству и исполнителям в соответствии с резолюцией.Формирует подшивки ведущейся переписки по направлениям согласно номенклатуры дел администрации.Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.
Организует личный прием граждан главой Нижнебаканского сельского поселения,
Ведет учет и контроль за сроками рассмотрения обращений и заявлений граждан, оформляет журналы регистрации личного приема и письменных обращений граждан, проверяет содержание подготовленных для подписи главой поселения ответов;
В соответствии с должностной инструкции
Регистрация входящий, исходящей документации, отправка заказной почтой корреспонденции учреждения, ведение делопроизводства.
делопроизводство, работа с кадрами (прием, увольнение, перевод, отпуска, табель), работа в программах СГО и Е.услугах.
Обеспечивает информационно-справочное обслуживание документации управления образования и руководителей образовательных учреждений.Принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в образовательные учреждения, учреждения системы образования.В соответствии с резолюцией начальника управления образования передает документы на исполнение.Ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль над их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам.Отправляет исполненную документацию по адресатам.Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива.Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.Подготавливает и сдает в архив документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив.Принимает документы на подпись начальника управления образования проверяет правильность их составления и оформления.Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.Выполняет отдельные служебные поручения начальника управления образования.Несет ответственность за электронный документооборот.
Делопроизводитель группы делопроизводства и режима. Принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения. В соответствии с резолюцией руководителей предприятия передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных. Ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль за их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам.
Принимать, выполнять первичную обработку и регистрацию поступивших документов в соответствии с установленными правилами и сроками. Производить обработку, регистрацию и отправку исходящих документов (в том числе посредством электронной почты) в соответствии с установленными правилами и сроками. Выполнять в соответствии с установленными правилами и сроками работу по сопровождению документов текущего делопроизводства, передаче их на резолюцию руководителю и далее - в соответствии с резолюцией - в соответствующие структурные подразделения Предприятия. Следить за прохождением документов в соответствии с установленными правилами и сроками. Контролировать исполнение документов и поручений руководителя Предприятия, принимать оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их выполнение. Контролировать качество подготовки, правильность составления, согласования и утверждения документов Предприятия. Разрабатывать проекты документов Предприятия по поручению руководителя, в том числе проекты служебных записок, исходящих писем. Обеспечивать сохранность служебной документации. Получать для руководителя сведения от работников структурных подразделений Предприятия, обобщать их в сводной информации. Осуществлять работу по подготовке заседаний или совещаний, проводимых директором (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания и их регистрации). Вести и оформлять протоколы. Выполнять печатные и копировально-множительные работы. Формировать реестры входящей и исходящей корреспонденции, внутренних документов, приказов, обращений граждан. Осуществлять мониторинг приказов Предприятия, проставлять отметки в приказах, в которые внесены изменения, и в приказах, утративших силу. Осуществлять взаимодействие в интересах Предприятия с почтовыми отделениями АО «Почта России», выполнять отправку (по реестру отправленных документов) и получение почтовой корреспонденции Предприятия. При необходимости использовать услуги курьерских служб. Разрабатывать номенклатуру дел Предприятия и поддерживать её в актуальном состоянии. Контролировать формирование дел в соответствии с номенклатурой в структурных подразделениях Предприятия. Принимать дела в архив Предприятия от структурных подразделений. Проверять сроки хранения документов, составлять протоколы работы экспертной комиссии по подготовке документов к хранению и акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Организовывать и контролировать выделение дел, не подлежащих хранению. Организовывать и контролировать обработку дел, подлежащих длительному хранению: составление внутренней описи дел для особо ценных документов, оформление дел, оформление обложек дел, составление описей дел.
-прием и первичная обработка входящих документов, приходящих на электронную почту учреждения;-отслеживание сроков для своевременной отправки документов; -регистрация входящих документов;-ведение базы данных документов организации;-ведение информационно-справочной работы;-подготовка различных документов по распоряжению администрации для вышестоящих организаций (отчеты, служебные письма, протоколы справ-ки и т.д.);-осуществление обработки и отправки исходящих документов по электронной почте адресатам, -ведение книги регистрации входящей корреспонденции с электронной почты учреждения, -осуществление набора проектов приказов по основной деятельности;-Организация текущего хранения документов и обработки дел для последующего хранения-Организовывает внедрение, ведение (в том числе автоматизированное) и развитие систем документации, включая электронные документы.
Необходимые знания:
Правила организации приема посетителей
Правила делового общения
Структура организации и распределение функций между структурными подразделениями и специалистами
Правила организации приемов в офисе
Правила сервировки чайного (кофейного) стола
Правила приготовления и подачи горячих напитков и закусок к нимЭтика делового общения
Правила речевого этикета
Требования охраны труда
Правила защиты конфиденциальной служебной информации
Список профессий