Секретарь вакансии Елец

работа с документами, сканирование, распечатка, переписка, пересылка Посещение почтового отделения для отсылки и приема необходимой корреспонденции оформление документов для пропусков на НЛМК ведение телефонных переговоров сбор первичных документов работников при приеме/увольнении подготовка пакета документов на согласование и подпись руководителю Обработка входящей и исходящей корреспонденции, её учет и направление в соответствующие отделы организации жизнеобеспечение офиса выполнение поручений руководителя ответственность, пунктуальность отличное знание офисных программ, уверенный пользователь ПК опыт оформления пропусков на НЛМК будет Вашим преимуществом

Приём всей поступающей в учреждение корреспонденции и передача её конкретным сотрудникам для использования в процессе работы либо для подготовки ответов. Ведение делопроизводства, в том числе и в электронном виде. Ведение кадровой документации. Предоставление в установленные сроки в Управление образования списков всех классов и списка всех преподавателей каждого учебного года. Оперативное внесение текущих изменений в составе контингента учащихся, преподавателей и других сотрудников учреждения. Подготовка проектов приказов и распоряжений по движению контингента учащихся. Оформление личных дел детей, принятых на обучение в учреждение. Ведение алфавитного журнала всех учащихся. Выполнение различных операций с использованием компьютерной техники по программам, предназначенным для сбора, обработки и предоставления информации. Контроль над своевременным рассмотрением и подготовкой документов и распоряжений, принятых к исполнению конкретными сотрудниками учреждения. Составление различных писем, запросов и других документов, а также подготовка ответов авторам обращений по поручению директора учреждения или его заместителя. Ведение контроля исполнения сотрудниками учреждения изданных приказов и распоряжений, а также соблюдения сроков исполнения указаний и поручений директора учреждения, взятых на контроль. Формирование дел в соответствии с утверждённой номенклатурой, обеспечение их сохранности и сдача в архив в установленные сроки. Приём личных заявлений сотрудников школы, учащихся и их родителей (или законных представителей) на подпись директору учреждения. Организация приёма посетителей, а также содействие оперативному рассмотрению просьб и предложений сотрудников учреждения. Ведение школьного питания учащихся.

1. Ведение делопроизводства с использованием НЛМК-DOC (регистрация, обработка входящих, исходящих и внутренних документов, контроль сроков исполнения, отчёт об исполнении), MS Outlook, MS Word, MS Excel 2. Информирование исполнителей о решениях, поручениях руководителя; организация рассылки, доставки документов исполнителям 3. Контроль исполнения решений, поручений руководителя 4. Проверка проектов документов, передаваемых на подпись руководителю, на соответствие структуры и формы локальным нормативным актам и методическим документам 5. Организация телефонных конференций, деловых встреч, собраний, совещаний (в т.ч. с иcпользованием Skype, Zoom); подготовка материалов для их проведения, списка участников, повестки дня; бронирование переговорных 6. Ведение календаря рабочего времени руководителя в MS Outlook 7. Оформление командировок и деловых поездок руководителя, бронирование гостиниц, заказ такси, билетов, подготовка отчётов 8. Ведение номенклатуры дел 9. Подготовка и передача документов на архивное хранение, уничтожение

Опытный пользователь программами Word, Excel. Работа с электронной почтой, ведение электронного документооборота. Подготовка рабочего места руководителя, состовление графика совещаний на текущий день. Грамотная речь, работа с документацией.

Согласно должностной инструкции

Ведет делопроизводство, в том числе и в электронной форме, подготавливает проекты приказов и распоряжений по движению контингента студентов, обеспечивает их сохранность. По поручению составляет письма, запросы и другие документы, готовит ответы авторам обращений, выполняет оформление текстовых документов. Оформляет личные дела принятых на обучение студентов. Формирует личные дела студентов в соответствии с номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки оформляет сдачу личных дел в архив. Ведет алфавитную книгу.Готовит журналы учебных занятий(электронные и на бумажном носителе), следит за их состоянием, обеспечивает наполняемость и сохранность. Готовит зачетные и экзаменационные ведомости по каждому учебному предмету, междисциплинарному курсу, профессиональному модулю, сводные ведомости по группам на период зимней и летней сессий. Заполняет студенческие билеты, пропуска в общежитие, зачетные книжки на вновь принятых студентов. Готовит, регистрирует и обеспечивает выдачу академических справок студентам, переведенным в другие образовательные учреждения и отчисленным студентам. Готовит, регистрирует и выдает справки об обучении студентов в колледже. Готовит необходимую документацию к заседаниям ГЭК. Заполняет дипломы выпускников, вносит данные в ФИС ФРДО в установленные сроки. Ведет учет выдачи уроков преподавателей.

Обязанности:- Организация документооборота- Работа с входящей и исходящей корреспонденцией- Подготовка отчетной документации- Ведение делопроизводстваТребования:- Опыт работы секретарем приветствуется- Отличное знание ПК и офисных программ (Word, Excel, PowerPoint)- Внимательность к деталям и ответственность- Умение работать в команде

Получает, предварительно рассматривает и сортирует документы, поступающие в приемную директора образовательного учреждения;

Ведет воинский учет;

Подготавливает документы для рассмотрения директором;

Ведет учет документов, поступающих на имя директора школы;

В соответствии с указаниями директора организовывает передачу документов исполнителям (конкретным сотрудникам) для использования в процессе работы либо для подготовки ответов;

Составляет и предоставляет в установленные сроки информацию в течение учебного года по контингенту учащихся;

Оформляет личные дела детей, принятых на обучение в образовательное учреждение;

Оперативно вносит текущие изменения в состав контингента учащихся;

Создает и ведет базу данных документов, проводит информационно-справочную работу;

Прием и распределение телефонных звонков организации, организация работы с посетителями организации, выполнение координирующих и обеспечивающихфункций, оргшани зация работы с документами, организация текущего хранения документами.