Секретарь вакансии Добрянка

-   Принимает поступающую в образовательное учреждение корреспонденцию, передает ее в соответствии с указаниями руководителя образовательного учреждения в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.

-   Ведет делопроизводство, в том числе и в электронной форме; подготавливает проекты приказов и распоряжений по движению контингента обучающихся, оформляет личные дела принятых на обучение, ведет алфавитную книгу обучающихся, обрабатывает и оформляет сдачу личных дел обучающихся в архив.

-   Выполняет различные операции с применением компьютерной техники по программам, предназначенным для сбора, обработки и представления информации.

-   Следит за своевременным рассмотрением и подготовкой документов, распоряжений, поступивших на исполнение, структурными подразделениями образовательных учреждений и конкретными исполнителями.

-   По поручению директора (его заместителя) составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам обращений.

-   Осуществляет документационный контроль за исполнением работниками образовательного учреждения изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков исполнения указаний и поручений руководителя образовательного учреждения, взятых на контроль.

-   Работает в тесном контакте с руководителем образовательного учреждения (его заместителями), педагогическими работниками, руководителями структурных подразделений.

- Работает в программе МСЭД (документооборот).

Секретарь руководителя выполняет следующие должностные обязанности:

В рамках трудовой функции оказание помощи руководителю в планировании рабочего времени

       В рамках трудовой функции планирование рабочего дня секретаря

      В рамках трудовой функции организация телефонных переговоров руководителя

       В рамках трудовой функции организация командировок руководителя

      В рамках трудовой функции организация работы с посетителями в приемной руководителя

       Врамках трудовой функции организация подготовки, проведения и обслуживания конферентных мероприятий:

      В рамках трудовой функции организация исполнения решений, осуществление контроля исполнения поручений руководителя

      В рамках трудовой функции организация и поддержание функционального рабочего пространства приемной и кабинета руководителя

      В рамках трудовой функции разработка локальных нормативных актов, регламентирующих работу секретаря

      В рамках трудовой функции составление и оформление управленческой документации

    В рамках трудовой функции организация работы с документами в приемной руководителя

   В рамках трудовой функции организация хранения документов в приемной руководителя

   В рамках трудовой функции обеспечение руководителя информацией

     В рамках трудовой функции организация информационного взаимодействия руководителя с подразделениями и сотрудниками колледжа

       Работа с кадровой документацией (прием, увольнение сотрудников, ответы на запросы и отчеты)

Документооборот в системе СЭД, прием входящей и исходящей корреспонденции

Отправка и получение писем

ведение записей руководителя или других сотрудников;приветствие клиентов и ответы на телефонные звонки;сортировка и распределение почты;заказ товаров для офиса;распределение информации.

Ведение деловой переписки,контроль за электронными почтами,учет движения детей, составление  приказов по движению детей, личных дел воспитанников,работа в программе ЭПОС Контингент,составление приказов по учебной деятельности,контроль за посещаемостью воспитанников,архивное делопроизводство,выполнение поручений руководителя,составление отчетности.

Оказание помощи руководителю в планировании рабочего времени.

Организация телефонных переговоров руководителя.

Организация командировок руководителя.

Организация работы с посетителями в приемной руководителя.

Организация подготовки, проведения и обслуживания конферентных мероприятий.

Составление и оформление управленческой документации.

Организация работы с документами в приемной руководителя.

Организация хранения документов в приемной руководителя

1. Выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы учебной части учреждения;

2. Осуществляет работу по ведению подсистемы ЭПОС.СПО: своевременное размещение и корректировка расписания, контроль заполнения электронных журналов преподавателями;

3. Оформляет зачетные книжки, студенческие билеты обучающихся и их дубликаты, правки обучающимся, подтверждающие факт обучения в колледже;

4. Ведет учет часов работы преподавателей;

5. Формирует дела в соответствии с утвержденной по учебной части номенклатурой дел, обеспечивает их сохранность, обработку, оформление и сдачу в архив;

6. Выполняет различные операции с применением компьютерной техники по программам, предназначенным для сбора, обработки и представления информации;

7. Оформляет заявки на учетно-отчетную документацию;

8. Составляет по поручению заместителя директора по направлению «учебная работа» письма, запросы, другие документы, готовит необходимые материалы по запросам и обращениям в рамках своих должностных обязанностей в установленные сроки.

• систематизация, хранение и архивирование документов по Компании (организационно-правовые, распорядительные, информационно-справочные, договоры, документы по основной деятельности), как в бумажном, так и в электронном виде;
• плотное взаимодействие со всеми подразделениями компании для обеспечения документооборота;
• ведение реестра документов и печатей;
• информирование о мероприятиях и ознакомление сотрудников компании с документами в корпоративной CRM;
• подготовка печатных форм доверенностей, организация получения нотариально заверенных доверенностей.
• подготовка печатных форм документов, организация подписания документов, прохождения согласований;
• прием, сортировка и отправка почты;
• оформление командировок;
• участие в организации мероприятий компании;
• первичное ведении кадрового документооборота.

• знание принципов и опыт организации документооборота компании - от 1го года обязательно;
• способность выстраивать процессы взаимодействия с разными подразделениями компании;
• опыт ведения кадрового делопроизводства от 1го года - желательно;
• уверенный пользователь ПК;
• грамотная устная и письменная речь;
• внимательность к деталям и аккуратность;
• высокая клиентоориентированность;
• знание делового этикета;
• педантичность, умение организовать и поддерживать порядок, требовательность, системность.

• работа в крупной, стабильной компании;
• заработная плата от 40 000 руб.
• график работы 5/2, 8.00-17.00;
• официальное трудоустройство, своевременная выплата зарплаты 2-а раза в месяц;
• руководство, заинтересованное в развитии и комфорте каждого сотрудника;
• возможность карьерного роста;
• адрес: г. Пермь, ул. Пермская 200.

Регистрация входящих документов.  Ведение базы данных документов. Ведение информационно-справочной работы. Обработка и отправка исходящих документов. Работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства. Контроль исполнения документов.

Прием и регистрация документов. Составление графика деловых встреч, совещаний, заседаний и прочих мероприятий руководителя, их организация.

• Регистрация дел и документов.
• Составление статистических отчетов.
• Направление судебных актов на исполнение.
• Прием граждан.
• Работа с сайтом судебного участка