Секретарь вакансии Нижегородская область

- ведение необходимых бумаг и рабочей переписки;

- поддержание порядка

- подписание документов;

- обеспечение жизнедеятельности офиса

Компания "Климат-Системы" с 2017 года активно развивается на рынке климатического оборудования в Нижнем Новгороде и области.

Мы занимаемся продажами климатического, вентиляционного и теплового оборудования, а также его установкой. За 7 лет реализовано более 80 проектов.

Являемся официальными дилерами брендов Hisense, Royal Clima, LG, Hitachi, Philips, Funai, Roland, Zilon.

Наша команда это амбициозные люди, которые развивают компанию и добиваются успеха из года в год.

Наша специализация:

• Промышленное холодильное оборудование;
• Системы кондиционирования;
• Вентиляционное оборудование;
• Системы отопления и тепловое оборудование;
• Автоматика.
• В связи с расширением компании ищем ассистента, помощника руководителя.

• Поиск, сбор и систематизация требуемой информации;
• Деловая переписка, телефонные звонки по поручению руководителя;
• Составление и редактирование договоров;
• Формирование/редактирование закрывающих документов;
• Систематизировать данные в формате таблиц;
• Отправка документов;
• Оформление пропусков;
• Отслеживать цены на оборудования у поставщиков;
• Вносить небольшие правки на сайте и социальных сетях;
• Обеспечение жизнедеятельности офиса;
• Закупка товаров и услуг;
• Ведение таблиц учета по сотрудникам (KPI);
• Выполнять текущие поручения руководителя;
• Сбор обратной связи от клиентов получившие нашу услугу (KPI);
• Писать ответы на отзывы (KPI).

• Карьерный рост до руководящей должности в компании

• Иметь желание развиваться профессионально в бизнес-среде в окружении предпринимателей и открывать для себя неограниченные возможности для роста и успеха!
• Опыт работы на аналогичной должности будет плюсом.

• Грамотная речь – писать и вести диалог правильно;
• Пунктуальность – в оговоренное время быть на рабочем месте и быть всегда на связи;
• Ответственность - уметь порученную задачу выполнить с наилучшим результатом;
• Вовлеченность - использовать свой опыт и навыки, чтобы быстро и качественно выполнить задачу;
• Творческий подход - находить и использовать различные варианты решения поставленной задачи;
• Обучаемость - быть готовым к новым задачам и творчески решать их.
• Коммуникабельность - способность к установке новых связей, контактов, общительность в коллективе.

• Заработок от 25 000 до 45 000 рублей (оклад 25000+KPI);
• Интересная работа в развивающейся климатической компании;
• Обучение и наставник в лице руководителя компании;
• Рабочее место, оснащенное всем необходимым - компьютер, телефон, чай, дружный коллектив;
• Охраняемая парковка;
• График работы с понедельника по пятницу с 08:00 до 17:00;
• Адрес офиса: ул. Юлиуса Фучика, д. 38, корп. 1, офис 104 (Автозавод);
• До офиса 6 минут пешком от ОСТ. "Южное шоссе" или ОСТ. "Веденяпина";
• Автобусы: А-11 А-31 А-32 А-40 А-69 А-77
• Троллейбус: 12, 14
• Маршрутки: Т-13 Т-40 Т-44 Т-59 Т-97 Т-301

• Осуществлять работу по организационно - техническому и материальному обеспечению приемной и деятельности Руководителей;
• Получать необходимые Руководителям сведения от подразделений; принимать документы на подпись Руководителям, контролировать качество подготовки, правильности составления, согласования и утверждения документов, представляемых на подпись Руководителям, обеспечивать их качественное редактирование;
• Принимать и переадресовывать телефонные звонки (в том числе от иностранных партнёров), организовывать проведение телефонных переговоров Руководителей, записывать в их отсутствие полученную информацию и доводить до сведения Руководителей ее содержание;
• По поручению Руководителей составлять деловые письма, служебные записки, распоряжения, запросы, другие документы, готовить ответы авторам писем;
• Организовывать служебные командировки Руководителей и сотрудников управления, приобретать авиа и ж/д билеты, бронировать места в гостиницах, подготавливать авансовые отчеты по командировочным расходам и передавать их на хранение в бухгалтерию предприятия;
• Контролировать исполнение документов и поручений Руководителей, оформленных как в бумажном виде, так и в системе электронного документооборота 1С: Документооборот;
• Принимать поступившую корреспонденцию и регистрировать ее в системе электронного документооборота, передавать документы на исполнение;
• Вести делопроизводство: регистрировать исходящие документы в системе электронного документооборота.

• Организация документооборота.
• Прием телефонных звонков.
• Подготовка писем.

Выполнение технических функций по обеспечению и обслуживанию работы директора школы

АО "Технологии Доверия - Аудит" ищет Секретаря/Офис-менеджера, который вместе с административной командой будет поддерживать высокий уровень сервиса для наших внутренних и внешних клиентов.

Чем предстоит заниматься:

Обеспечивать бесперебойную и удобную для сотрудников работу офиса, а именно:

• взаимодействовать со службами бизнес-центра, клининга, курьерских служб;
• осуществлять бумажный и электронный документооборот;
• контролировать своевременную оплату счетов и оформление договоров;
• помогать руководителям и сотрудникам с документами и отчетами;
• следить за наличием канцелярских товаров, продуктов и прочих полезных вещей;
• помогать отделу HR с документами;
• отвечать на входящие звонки, встречать гостей на ресепшене, заказывать гостям пропуска;
• участвовать в организации мероприятий, корпоративов;
• помогать с выполнением разных заданий от сотрудников и руководителей.

Профиль идеального кандидата для нас:

• Опыт работы на аналогичной должности от 1 года;
• Хорошие коммуникативные навыки (устные и письменные);
• Умение работать самостоятельно, ориентироваться на результат;
• Знание английского языка будет плюсом;
• Знание программ MS Office, в особенности Word, Excel, Power Point;
• Желание стать профессионалом в своем деле и работать в сильной команде.

Мы предлагаем:

• Конкурентную заработную плату и официальное трудоустройство;
• Дополнительные дни отпуска от компании;
• Современный и комфортный офис в центре города;
• Широкий социальный пакет, включающий ДМС со стоматологией;

осуществляет прием всех телефонных вызовов,осуществляет оформление и отправку служебной корреспонденции,осуществляет регистрацию входящих, исходящих и (или) внутренних документов в системе электронного документооборота и др.

• Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя.

  Принимает:– поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, обрабатывает и передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов;– документы и личные заявления на подпись руководителя.

  Ведет делопроизводство, применяет компьютерную технику, предназначенную для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.

  Готовит документы и материалы, необходимые для работы руководителя.

  Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование.

  Организовывает:– проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание;– прием посетителей.

  Передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу, телефону), электронной почте и своевременно доводит ее до сведения руководителя.

  По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.

  Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.

  Осуществляет контроль над исполнением работниками изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.

  Ведет контрольно-регистрационную картотеку.

  Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе.

  Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, или вводит текущую информацию в банк данных.

  Содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

  Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

  Копирует документы на копировальном аппарате.

  Содержит свое рабочее место в порядке и чистоте.

Работа с документами Руководства, обеспечение правильности оформления подготовленных документов, обеспечение их редактирования.

Организация проведения переговоров и производственных совещаний Руководства с представителями сторонних организаций.

Организация работы по подготовке совещаний, проводимых Руководством с руководителями подразделений и специалистами института, ведение и подготовка протокола.

Организация телефонных переговоров Руководства, осуществление приема, отправки и регистрации телефонограмм и документов по факсу, электронной почте.

Использование компьютерных программ для ведения учета, систематизации и анализа данных, составления баз данных, ведения документооборота, справочно-правовые системы, ресурсы информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", оргтехника.