Секретарь вакансии Усолье

Выполняет организационные, контрольные и технические функции по обслуживанию деятельности руководителя 

Организация телефонных переговоров директора

Организация работы с посетителями в приемной директора

 Прием и отправка писем;

 Организация процесса приема посетителей, не являющихся сотрудниками предприятия;

Доброжелательность, позитивное настроение, создание в коллективе благоприятного микроклимата.

• Регистрация дел и документов;
• Составление статистических отчетов;
• Направление судебных актов на исполнение;
• Прием граждан;
• Работа с сайтом судебного участка.

Ввдение входящей, исходящей документации,знание ПК, 

Прием входящей корреспонденции;

Составление приказов, распоряжений и других документов (акты, описи), ведение учета этих документов;

Подготовка материалов для совещаний и заседаний;

Ведение дел, подготовка их сдачи в архив;

Прием входящих звонков;

Обеспечение канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники;

Выполнение отдельных служебных поручений непосредственного руководителя.

• Регистрация и оформление документов;
• Прием / обработка   корреспонденции;
• Систематизация и хранение документов.

• Оформление личных дел обучающихся, введение их в течение периода обучения и подготовка их к сдаче в архив.
• Обеспечение выдачи документов обучающихся из личного дела при их выпуске или прекращении образовательных отношений.
• Введение журнала регистрации приказов по учебной части.
• Введение книги выдачи документов об уровне образовании (или) квалификации.
• Оформление бланков об уровне образовании и (или) квалификации.
• Оформление документов для выдачи дубликатов документов об уровни образовании и (или) квалификации, студенческих билетов, зачётных книжек.
• По запросу предоставление сведений об обучающихся в пенсионный фонд, военкоматы, центры занятости и другие организации.
• По поручению директора, его заместителей составление писем, запросов и других документов, касающихся учебной работы в колледже.
• Создание отчётных (отчётно-аналитических) и информационных материалах.
• Заполнение и использование электронных баз данных об участниках образовательного процесса и его реализации для формирования отчётов в соответствии с установленными регламентами и правилами; предоставление этих сведений по запросам уполномоченных должностных лиц.

• Осуществление работы по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности генерального директора;
• Прием поступающей на рассмотрение генерального директора и дирекции завода корреспонденции;
• Ведение делопроизводства, выполнение различных операций с применением компьютерной техники;
• Прием документов и личных заявлений на подпись генеральному директору и дирекции завода;
• Подготовка документов и материалов, необходимых для работы генерального директора;
• Следить за своевременным рассмотрением и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых генеральному директору на подпись, обеспечивает качественное их редактирование;
• Организация проведения телефонных переговоров генерального директора и дирекции завода;
• Организация и поддержание функционального рабочего пространства приемной и кабинета руководителя;
• Составление писем, запросов и других документов по поручению генерального директора;
• Выполнение работы по подготовке заседаний и совещаний, проводимых генеральным директором, ведение и оформление протоколов заседаний и совещаний;
• Ведение контрольно-организационной картотеки;
• Организация приема посетителей;
• формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечение их сохранности и сдача в архив в установленные сроки.

Обязанности:

1. Организация рабочего дня руководителя: планирование встреч, совещаний и других мероприятий.

2. Ведение деловой переписки и телефонных переговоров.

3. Подготовка и оформление документов, отчетов и презентаций.

4. Координация работы с другими отделами и внешними партнерами.

5. Обеспечение конфиденциальности информации.

6. Ведение архива документов и поддержание порядка в офисе.

7. Выполнение поручений руководителя.

Прием, регистрация и сортировка входящей корреспонденции. Отправка исходящей корреспонденции. Ведение деловой переписки, организация телефонных переговоров, документооборот. Протоколирование оперативных совещаний. Контроль своевременности исполнения документов.