Делопроизводитель вакансии Сергач

работа с документами ,  от граждан прием заявлений , делопроизводство 

• Правильное и своевременное оформление, хранение, копирование документации и передача в соответствующие структурные подразделения общества.
• Систематизирование документов внутри отделов.
• Контроль сохранности и защиты документов.

• Аккуратность, внимательность, ответственность.
• Уверенный пользователь офисной техникой и базовых компьютерных программ MS OFFICE.

• Работа в Сормовском о-не;
• Трудоустройство согласно ТК РФ;
• График работы с 08.00 до 16.30, обед с 12.00 до 12.30

Обработка входящей и исходящей документации. Заказ комплектующих

Работа с документацией образовательного учреждения в соответствии с должностной инструкцией.

Обработка входящей и исходящей документации. Заказ комплектующих

• создание и ведение архива документации;
• создание удобной и быстрой системы поиска документов;
• регистрация входящих и исходящих документов;

• обеспечение сохранности документов

1.1.     

1.1.         Разрабатывает номенклатуру дел учреждения:

1.1.1.     Формирует разделы номенклатуры дел по направлениям работы учреждения;

1.1.2.     Запрашивает информацию от лиц, ответственных за содержание разделов, о делах;

1.1.3.     Осуществляет хронологическо-структурную систематизацию дел (по видам документов, срокам хранения, местам хранения);

1.1.4.     Проводит периодический контроль ведения и хранения дел лицами, ответственными за разделы номенклатуры дел;

1.1.5.     Готовит приказ об утверждении номенклатуры дел на очередной календарный год;

1.1.6.     Формирует обложки дел на очередной календарный год.

1.2.         Организует текущее хранение документов:

1.2.1.     Формирует архив учреждения;

1.2.2.     Проверяет сроки хранения документов, составляет протокол работы экспертной комиссии по подготовке документов к хранению, акт о передаче на уничтожение документов, не подлежащих хранению;

1.2.3.     Составляет внутренние описи дел для особо ценных документов;

1.2.4.     Оформляет дела постоянного, долговременного сроков хранения;

1.2.5.     Оформляет обложки дел постоянного, долговременного сроков хранения;

1.2.6.     Составляет описи дел постоянного, долговременного сроков хранения;

1.2.7.     Передает (помещает) дела в архив учреждения;

1.2.8.     Готовит документы к уничтожению в связи с истечением срока хранения;

1.2.9.     Взаимодействует с Государственным архивом Санкт-Петербурга.

1.3.         Осуществляет подготовку договоров об оказании платных образовательных услуг и приказов по обучающимся платного отделения;

1.4.         По поручению непосредственного руководителя:

осуществляет сбор и обработку информации;

готовит проекты приказов, протоколов, актов, служебных писем, справок, докладных и служебных записок;

1.5.         Разрабатывает бланки и типовые формы документации учреждения;

1.6.         Принимает участие в разработке локальных нормативных актов и иных внутренних документов учреждения в части документационного обеспечения;

1.7.         Обеспечивает подготовку (тиражирование) документов на основе разработанных типовых форм и электронных таблиц с данными;

1.8.         Консультирует работников учреждения по вопросам документационного обеспечения;

1.9.         Взаимодействует с родителями (законными представителями) несовершеннолетних обучающихся по вопросам заключения договоров об оказании платных образовательных услуг, перерасчета стоимости обучения;

1.10.      Принимает участие в создании баз данных документов, ведет указанные базы данных, участвует в организации электронного документооборота;

1.11.      Размещает информацию (файлы) в облачном хранилище.

• Обрабатывает входящую корреспонденцию, регистрируя её и направляя в соответствующие подразделения компании.
• После получения соответствующих руководящих распоряжений отдает для исполнения необходимые документы.
• Ведет внутреннюю базу документов компании.
• Обеспечивает комплекс мер по сохранности документов.

Вспомогательные работы по оформлению документации в соответствии с требованиями организации.

- Ведение документооборота в учреждении;

- Учет и контроль движения документов, ведение реестров документов;

- Взаимодействие со смежными подразделениями по вопросам документооборота;

- Ведение делопроизводства;

- Оформление личных дел обучающихся

- Составление писем и проектов приказов, типовых документов;

- Выполнение поручений руководителя;

- Обработка входящей и исходящей корреспонденции, её учет и направление в соответствующие отделы организации;

- Контроль за графиком прохождения документов и их исполнением;

- Обеспечение мер по сохранности необходимой документации;

- Оформление и передача в архив документации организации;

- Мониторинг корректности оформления документов структурными подразделениями организации;

- Взаимодействие с сотрудниками по вопросам документооборота и выполнения указаний руководства;

- Отслеживание актуальности номенклатуры документов;

- Работа в системе электронного документооборота (СЭДО),

- Работа в различных ИС.