Секретарь вакансии Петергоф

Обязанности:

• ведение документооборота  
• работа с входящей и исходящей корреспонденцией, обработка входящих звонков
• подготовка ответов на письма, заявления, жалобы жителей и пр. 
• работа с порталом "Наш Санкт-Петербург"
• обеспечение жизнедеятельности офиса

• обработка входящих звонков в приемную;
• встреча гостей, приготовление кофе/чая;
• передача на рассмотрение/подпись документов руководству;
• информирование сотрудников о подписанных документах;
• организация и поддержание порядка в течение дня в кабинете генерального директора и приёмной;
• формирование заказа (канцтовары, кофе/ чай и пр.) в кабинет директора и приемную;
• взаимодействие со специалистом по обслуживанию аквариума, кормление рыбок;
• полив цветов.

Оказывает помощь руководителю в планировании рабочего времени.

Организовывает телефонные переговоры руководителя.

Согласовывает  телефонные переговоры, встречи и мероприятия с партнерами, клиентами, руководителями подразделений и сотрудниками.

Информирует  руководителя об обращениях сотрудников по рабочим и личным вопросам.

Принимает  и передает  документы  посетителей руководству и сотрудникам Учреждения.

Ведет  протокол мероприятия.

Подготавливает  документы  для рассмотрения руководителем.

По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.

1.      Обеспечивает набор и тиражирование документов в учреждении в рамках возложенных обязанностей.

2.      Разрабатывает инструкции и положения, регламентирующие документооборот.

3.      Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.

4.      Подготавливает к сдаче в архив законченные делопроизводством дела, обеспечивает их сохранность и выдачу справок по хранящимся в архиве учреждения делам в рамках своей компетенции.

5.      Принимает поступающую на рассмотрение  корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов. 

6. Ведение исходящей и входящей корреспонденции.

- оформление документации, отчетности и ведение реестров

- прием посетителей, приём вопросов по телефону

- помощь в организации и проведении мероприятий

- Выполнение работ по организационному и документационному обеспечению деятельности учреждения;

- Работа с почтой (электронная почта+ почта России);

- Работа с приказами по основной деятельности учреждения;

- Оветы на звонки, запись на прием граждан к руководителю;

- Работа с электронной системой Параграф, Сферум;

- Прием документов в школу, выдача личных дел учащихся;

- Оформление справок.

• Прием звонков;
• Регистрация исходящей, входящей документации, приказов, доверенностей;
• Документооборот, деловые письма. оформление описей;
• Отправка и получение корреспонденции (оформление писем для отправки, отправка на почте), взаимодействие с курьерскими службами, отправка писем экспресс-почтой;
• Заказ, бронирование авиа и железнодорожных билетов, гостиниц;
• Выполнение поручений руководителя.

В связи с расширением штата бухгалтерская компания Надежные решения ищет секретаря в офис.

Мы хотим найти ответственного, внимательного и увлеченного сотрудника, способного мыслить креативно, самостоятельно и взвешенно, который станет частью нашей дружной команды.

Если Вы не боитесь работы, хотите совершенствоваться и учиться постоянно, участвовать в новых проектах - Вам - к нам!

Если Вы хотите применить свои умения по работе с офисными программами, соцсетями и приложениями - Вам к нам!

Если Вы ответственно подходите к своим обязанностям, болеете душой за общее дело - Вам к нам!

Что будет входить в обязанности:

• помощь руководителю в каждодневной работе,
• аналитика,
• участие в переговорах,
• контроль жизни офиса.

Что мы предлагаем:

• полностью официальное оформление и заработная плата + премиальные
• работа в уютном офисе недалеко от метро с дружным коллективом,
• корпоративные мероприятия, связь, обучение,
• возможность построить дальнейшую карьеру в любом из направлений: в управлении, маркетинге, продажах, бухгалтерии, работе с персоналом, юриспруденции.

Надежные решения - динамично развивающаяся компания с 12-летней историей. Мы - за долгое сотрдуничество, и большинство наших сотрудников работают у нас более 3 лет.. Нам доверяет больше 100 клиентов, 20% из которых с нами свыше 8 лет.

Возможно, сейчас мы ждем именно Вас - звоните!

1. Подготовка проектов приказов и распоряжений по движению контингента обучающихся.

2. Выполнение различных операций с применением компьютерной техники по программам, предназначенным для сбора, обработки и предоставления информации.

3. Оформление личных дел обучающихся, ученических билетов, выдача справок обучающимся.

4. Участие в организации промежуточной и государственной итоговых аттестаций.

5. Ведение книги выдачи дипломов и дубликатов дипломов, алфавитной книги, издание приказов на зачисление/отчисление обучающихся, работа в "ПАРАГРАФ" и "Портал "Петербургское образование".

6. Участие в работе приемной комиссии.

7. Обработка входящей и исходящей корреспонденции, телефонные звонки, контроль исполнения поручений директора.

8. Выполнение поручений руководителя.

9. Работа в режиме многозадачности.

10. Работа с оргтехникой.

1. Прием всей поступающей в образовательное учреждение корреспонденции;

2. Ведение делопроизводства, в том числе и в электронном виде;

3. Предоставление в установленные сроки в Отдел образования района списков всех групп (воспитанников дошкольного образовательного учреждения);

4. Оперативное внесение текущих изменений в составе контингента воспитанников;

5. Подготовка проектов приказов и распоряжений по движению контингента воспитанников;

6. Оформление личных дел детей, принятых в дошкольное образовательное учреждение;

7. Ведение необходимых журналов и документации.