Секретарь вакансии Острогожск

• прием и распределение входящих телефонных звонков
• регистрация входящей/исходящей корреспонденции
• встреча посетителей
• работа с документами, оргтехникой

Оказание помощи руководителю в планировании рабочего времени. Планирование рабочего дня секретаря. Организация телефонных переговоров главного врача. Организация командировок главного врача. Организация работы с посетителями в приемной главного врача. Организация подготовки, проведения и обслуживания конкретных мероприятий. Организация исполнения решений, осуществление контроля исполнения поручений главного врача. Организация и поддержание функционального рабочего пространства приемной и кабинета главного врача. Разработка локальных нормативных актов, регламентирующих работу секретаря руководителя. Составление и оформление управленческой документации. Организация работы с документами в приемной главного врача. Организация хранения документов в приемной главного врача. Обеспечение главного врача информацией. Организация информационного взаимодействия главного врача с подразделениями и должностными лицами организации.

Согласно должностной инструкции

▪ Прием и распределение звонков по офисам компании;

▪ Работа с внутренней документацией;

▪ Обработка входящей/ исходящей корреспонденции;

▪ Ведение базы поставщиков и покупателей;

▪ Обеспечение административной и хозяйственной жизнедеятельности офиса.

• организует проведение совещаний, ведет их протоколирование;
• занимается подготовкой аналитических и справочных материалов, презентаций; организует командировки руководителя;
• контролирует сроки выполнения решений и поручений руководителя;
• запрашивает и получает необходимые руководителю сведения;
• ведет телефонные переговоры, рабочий календарь руководителя;
• организует прием посетителей;
• работает с курьерскими, почтовыми и транспортными службами;
• принимает участие в делопроизводственных процессах: регистрирует и оформляет документы, поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществляет ее систематизацию, обеспечивает сохранность и подготовку документов к сдаче в архив.

Ведение делопроизводства;

Прием поступающей на рассмотрение руководителю корреспонденции, передача ее в соответствии с принятым решением конкретным исполнителям;

Прием входящих звонков;

Выполнение отдельных служебных поручений руководителя;

Протоколирование совещаний;

Помощь руководителю в организации работы, выполнение указаний руководителя по вопросам делопроизводства.