Секретарь вакансии Новошахтинск

В соответствии с требованиями инструкции

Обязанности: обработка входящей и исходящей корреспонденции;ведение подготовительной работы с документами, необходимыми для руководства;прием документов и личных заявлений на подпись руководителя предприятия;по поручению руководителя составление писем, запросов и иных документов;организация проведения телефонных переговоров руководителя, своевременное доведение информации до ответственных работников;организация приема посетителей, содействие оперативности рассмотрения просьб и предложений работников, иные поручения руководителя

Осуществление обработки, регистрация и учет, передача руководителю на рассмотрение и доведение до исполнителей входящей документации. Осуществление регистрации исходящих документов, их обработка и отправка по электронным каналам связи, фельдъегерской и почтовой связи. Печать служебных документов, их размножение. Оформление поздавительных открыток. Прием телефонных звонков в приемной.

Приём и передача корреспонденции конкретным сотрудникам, ведение делопроизводства, в том числе в электронном виде, предоставление списков классов и преподавателей в установленные сроки, оперативное внесение текущих изменений в составе учащихся, преподавателей и других сотрудников, подготовка проектов приказов и распоряжений, оформление личных дел детей, принятых на обучение, ведение алфавитного журнала учащихся, выполнение различных операций с использованием компьютерной техники, контроль над своевременным рассмотрением и подготовкой документов и распоряжений, составление писем, запросов и других документов, секретарь школы должен вести работу в соответствии с графиком, утвержденным директором образовательного учреждения, и в тесном взаимодействии с педагогическим, административным и обслуживающим персоналом.

 Прием и распределение телефонных звонков организации,

 Организация работы с посетителями организации,

 Выполнение координирующих и обеспечивающих функций.

 Организация работы с документами,

 Организация текущего хранения документов,

 Организация обработки дел для последующего хранения.

Выполнение поручений руководителя.

• Выполнение поручений руководителя.
• Разбор поручений в ЕАСД, распределение по ответственности.
• Формирование плана совещаний руководителя и сбор материалов к совещаниям

Подготовка проектов приказов и распоряжений по движению контингента обучающихся.

Выполнение различных операций с применением компьютерной техники по программам, предназначенным для сбора, обработки и представления информации.

Оформление личных дел обучающихся, студенческих билетов, зачетных книжек.

Участие в организации промежуточной и государственных итоговой аттестации.

Ведение книги выдачи дипломов и дубликатов дипломов и удостоверений, алфавитной книги обучающихся.

Участие в работе приемной комиссии.

Трудовая функция «Приём и распределение телефонных звонков организации» (код A/01.3) включает в себя перенаправление телефонных звонков руководству и сотрудникам организации, регистрацию поступающих звонков, получение необходимой информации и передачу санкционированной информации по телефону. 

использовать средства коммуникационной оргтехники для получения и передачи информации

вести учётные регистрационные формы, использовать их для информационной работы; 

и иные просьбы и обязанности  непосредственного руководителя школы.

организацию исполнения решений, осуществление контроля исполнения поручений руководителя;организацию информационного взаимодействия руководителя с подразделениями и должностными лицами организации;

• организацию работы с документами в приёмной руководителя; 2
• организацию хранения документов в приёмной руководителя;

• обеспечение бесперебойной работы офиса, включая секретарскую, курьерскую службу, водителей и техперсонал; 
• систематизация и поддержание порядка в организационной документации; 
• приём и распределение поступающих телефонных звонков (организация работы секретарского/диспетчерского состава); 
• распределение рабочих обязанностей офисных сотрудников (секретарей, курьеров, диспетчеров, водителей, технических сотрудников и т. д.); 
• обеспечение сотрудников офиса визитками, раздаточными материалами, контроль за соблюдением дресс-кода (при его наличии); 
• разработка и исполнение бюджета на офисные нужды; 
• организация обеспечения офиса всем необходимым для его функционирования (канцелярией, офисной мебелью и техникой, расходными материалами и пр.); 
• обеспечение хранения вверенных ему материальных ценностей; 
• организация порядка использования офисной техники, в случае её неисправности вызов соответствующих техников для проведения ремонтных работ, обеспечение модернизации техники и программного обеспечения; 
• организация встреч, приёма гостей/делегаций, материально-техническое сопровождение всех встреч и мероприятий в офисе; 
• планирование деловых встреч, их модерация, организация протоколирования и иного документального оформления таких событий; 
• контроль за соблюдением офисными сотрудниками трудовой дисциплины, ведение табеля учёта рабочего времени подчинённых;
• координация завершения/начала трудового дня;
• ведение кассы;
• формирование и печать платежных документов;
• работа в 1С.