1.Секретарь назначается на должность и увольняется директором школы. На должность секретаря назначаются лица, имеющие начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.
1.1. Секретарь подчиняется непосредственно директору школы и является его личным помощником.
1.2. При исполнении должностных обязанностей секретарь руководствуется постановлениями, распоряжениями, приказами, другими руководящими и нормативными документами, касающимися ведения делопроизводства; стандартами унифицированной системы организационно-распорядительной документации; законодательством о труде и инструкцией о порядке ведения трудовых книжек; правилами орфографии и пунктуации; правилами работы на оргтехнике; правилами и нормами охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защит, а также уставом и правилами внутреннего трудового распорядка школы и настоящей инструкцией.
2. Функции секретаря школы. Основными направлениями работы секретаря являются:
2.1. Выполнение технических функций по обеспечению и обслуживанию работы директора школы и его заместителей;
2.2. Ведение делопроизводства;
3. Должностные обязанности секретаря школы.
4. Приказы, распоряжения, постановления и прочие нормативные документы.
5. Стандарты унифицированной системы документации организационно-распорядительного характера.
6. Устав и Правила внутреннего распорядка учебного заведения.
7. Должностную инструкцию секретаря.Правила пунктуации и орфографии.
8. Основные правила работы с оргтехникой.
работа с документами
согласно должностной инструкции
Выполнение обязанностей соглассно должностной инструкции
1) Прием всей поступающей в общеобразовательное учреждение корреспонденции.
2) Ведение делопроизводства.
3) Составление различных писем, запросов и других документов.
4) Формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой.
5) Организация приема посетителей.
Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя организации;
Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов;
Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений;
Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя учреждения;
Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя учреждения;
Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование;
Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи;
По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем;
4.9. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний;
Осуществляет контроль за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль;
Ведет контрольно-регистрационную картотеку;
Ведет номенклатуру учреждения;
Обеспечивает рабочее место руководителя учреждения необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе;
Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, или вводит текущую информацию в банк данных;
Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников;
Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив
Делопроизводство, кадровое делопроизводство
Делопроизводство и документооборот организации (копирование и печать приказов);
- Прием входящих звонков и распределение звонков по офису;
- Взаимодействие структурными подразделениями предприятия;
- Взаимодействие с почтой – координация отправки корреспонденции, распределение по отделам;- Обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами, канцелярскими принадлежностями;
- Составление описи личных дел сотрудников, подготовка документов для архивного хранения.
· Сопровождение информационных систем приемной кампании: Платформа 1С - 1С:Университет ПРОФ, раздел официального cайта по приемной кампании, личный кабинет поступающего;
· Работа с Суперсервисом «Поступление в вуз онлайн», работа с ФИС ГИА и приема, портал «Работа в России»;
· Подготовка различных отчетов (статистических, регламентных, по запросу);
· Заполнение мониторинга целевого обучения.
Список профессий