Секретарь вакансии Кировск

Делопроизводство, прием звонков и их распределение, прием и отправка бумажной и электронной почты, работа с документами, организация и обеспечение работы приемной

ведение документации, ведение личных дел, составление проектов документов, ведение текущей отчетности, общение по телефону

Вести делопроизводство в школе. Вести кадровое делопроизводство.

• ведение документооборота;

• подготовка официальных писем;

• прием и отправка корреспонденции;

• заказ офисных принадлежностей, контроль за ними;

• ведение графика руководителя;

• выполнение поручений руководителя;

• организация поездок и встреч руководителя;

• подготовка и организация совещаний, оформление протоколов;

• прием звонков, фиксация информации.

• Контролировать график встреч и задач руководителя;

• Административная поддержка офиса;

• Ведение документооборота: регистрация, учет, хранение, архивирование документов;

• Организация приема посетителей и телефонных звонков, корреспонденция;

• Жизнеобеспечение офиса, закупка канцтоваров, расходных материалов и иных ТМЦ;

• Ведение социальных сетей организации.

• Ведение, учет и регистрация документации в системе электронного документооборота;• Ведение кадрового делопроизводства, ведение электронных книжек;• Работа на цифровой платформе «Мой спорт» и ГИС ФКиС»;

Своевременное обеспечение бесперебойной работы офиса директора, контроль за исполнением распоряжений руководителя, переданных в ведение секретаря руководителя

Ведение внутреннего и внешнего делопроизводства, (составление приказов, распоряжений, писем, договоров и т.д.); прием и отправка писем

В область задач секретаря входит: 

• планирование рабочего дня и расписание руководителя; 
• организация встреч, переговоров, собраний и совещаний; 
• прием и отправление почтовых сообщений; 
• составление отчетности и подготовка проектов; 
• ведение переписки с партнерами и сотрудниками; 
• контроль за исполнением поручений и т.д. 

– принимает поступающую в ОО корреспонденцию, передает ее в соответствии с указаниями руководителя ОО в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов;

– ведет делопроизводство, в том числе в электронной форме;

– подготавливает проекты приказов и распоряжений по движению контингента обучающихся, оформляет личные дела принятых на обучение, ведет алфавитную книгу обучающихся;

– выполняет различные операции с применением компьютерной техники по программам, предназначенным для сбора, обработки и представления информации;

– следит за своевременным рассмотрением и подготовкой документов, распоряжений, поступивших на исполнение, структурными подразделениями ОО и конкретными исполнителями;

– по поручению руководителя ОО (его заместителя) составляет письма, запросы, другие документы.

Должностные обязанности согласно должностной инструкции и штатного расписания.