Секретарь вакансии Дрезна

• Прием и сортировка входящей и исходящей почты и корреспонденции;
• Хранение документации на ресепшене;
• Прием и распределение звонков по заводу;
• Регистрация документации в 1С ЭДО;
• Создание документации в 1С ЭДО (по запросу);
• Архивирование документации предыдущих периодов;
• Бронирование переговорных на заводе;
• Участие в организации встреч гостей и проведения переговоров;
• Заказ бакалеи, канцелярии;
• Участие в подаче предложений в целях оптимизации работы 1С ЭДО и работы ресепшена;
• Выполнение отдельных поручений Генерального директора;
• На период отсутствия Помощника руководителя, выполнение его обязанностей.

• Организация жизнедеятельности офиса (снабжение расходниками, чистота и уборка и пр.);
• Встреча гостей на ресепшен;
• Прием входящих звонков;
• Ведение документооборота: приказы, доверенности, оформление пропусков;
• Делопроизводство: прием и регистрация входящей/исходящей корреспонденции;
• Организация встреч;
• Ламинирование и брошюровка документов;
• Заказ визиток, канцелярии, материалов для содержания офиса;
• Организация командировок;
• Обеспечение сотрудников корпоративной мобильной связью, топливными картами ГСМ;
• Устный и письменный перевод писем, договоров и прочих документов на английский язык;
• Протоколирование совещаний;
• Взаимодействие с бухгалтерией: списание в 1С, заведение счетов на оплату, запуск Договоров в Directum.

2.1.                 Прием и распределение телефонных звонков организации:

-       Перенаправление телефонных звонков руководству и сотрудникам организации;

-       Регистрация поступающих телефонных звонков;

-       Получение необходимой информации и передача санкционированной информации по телефону.

2.2.                 Организация работы с посетителями организации:

-       Встреча посетителей, получение первичной информации о посетителях и помощь в организации их приема руководителем и сотрудниками;

-       Ведение журнала записи посетителей;

-       Учет посетителей и оформление пропусков;

-       Содействие оперативному рассмотрению просьб и предложений посетителей;

-       Прием и передача документов посетителей руководству и сотрудникам организации;

-       Приготовление напитков (чай, кофе, прохладительные напитки).

2.3.                 Ведение журнала разъездов работников организации.

2.4.                 Организация работы с документами:

-       Прием и первичная обработка входящих документов;

-       Предварительное рассмотрение и сортировка документов на регистрируемые и не регистрируемые;

-       Подготовка входящих документов для рассмотрения руководителем;

-       Регистрация входящих документов;

-       Организация доставки документов исполнителям;

-       Ведение базы данных документов организации;

-       Ведение информационно-справочной работы;

-       Обработка и отправка исходящих документов;

-       Организация работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства;

-       Контроль исполнения документов в организации.

принимать и передавать телефонные звонки, ведение делопроизводства, выполнять технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя 

Прием обучающихся, консультация по телефону. Кадровое делопроизводство (12 штатных сотрудников). Прием корреспонденции, регистрация приказов, исходящей, входящей документации. Ведение документации учебного отдела (проверка наличия и правильности заполнения документов преподавательского состава)

знать специфику основной деятельности организации; принципы и правила планирования рабочего времени руководителя; правила проведения деловых переговоров,  правила ведения, подготовки и оформления протокола и других документов, инструкции по делопроизводлству и другим локальным нормативным актам; правила создания и ведения баз данных служебных документов в организации и т.д. согласно должностной инструкции.

Ведение делопроизводства входящей/исходящей документации; организация и ведение архива; работа в СЭД; подготовка табеля учета рабочего времени; ведение электронных реестров, журналов; контроль за сроками исполнения поручений руководителя; ведение поручений руководителя.

Ведение делопроизводства: регистрация входящей и исходящей документации, регистрация приказов, выдача справок, умение работать с помощью ПЭК, подготовка документов для сдачи в архив, прием посетителей, ответ на телефонные звонки. 

• Организация, ведение учета рабочего времени руководителя;
• Учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизация и хранение документов;
• Исполнение резолюций руководителя на документах;
• Прием посетителей, организация переговоров;
• Проведение, как внутренних, так и внешних совещаний, ведение протокола;
• Работа в 1С Документооборот КОРП (постановка и контроль выполнения задач сотрудниками в 1С);
• Оформление командировочных удостоверений;
• Оформление пропусков для посетителей;
• Ведение табеля учета рабочего времени;
• Хозяйственное обслуживание офиса руководителя;
• Администрирование работы курьеров;
• Организация документооборота между обособленными подразделениями;
• Осуществление копировально-множительных работ;
• Исполнение иных служебных поручений непосредственному руководителя.