Секретарь вакансии Давлеканово

• Ведение документационной деятельности, т.д ...
• Ответы, на поступающие телефонные звонки 
• Организация административной деятельности руководителя (организация встреч, совещаний).

- Организация работы с посетителями в приемной директора.

- Организация исполнения решений, осуществление контроля исполнения поручений директора.

- Организация и поддержание функционального рабочего пространства приемной и кабинета директора.

- Составление и оформление управленческой документации.

- Организация работы с документами в приемной директора.

- Организация хранения документов в приемной директора.

- Обеспечение руководителя информацией.

- Организация информационного взаимодействия директора с подразделениями и должностными лицами организации.

• учет обучающихся;
• входящая и исходящая корреспонденция;
• прием посетителей;
• прием телефонных звонков;
• организация совещаний;
• выполнение просьб руководителя
• знание делопроизводства, ведение кадровой работы

• ведение документооборота организации, в т.ч. работа с электронной документацией (ведение реестров и таблиц, сканирование документов);
• отправка корреспонденции почтой России;
• встреча посетителей;
• выполнение поручений руководителя;
• Работа с внутренней программой СРО;
• Составление писем, запросов и прочих документов
• Формирование договоров с контрагентами. Ввод, сканирование договоров в программу и подшивание в соответствующие папки.
• Оформление доверенностей на получение корреспонденции, посылок и др. материальных ценностей.
• Оформление командировочных расходов (заказ и приобретение авиа, ж.д. билетов, бронирование отелей и т.п.).
• Обеспечение жизнедеятельности офиса.
• Подготовка документов по требованию контролирующих органов.

Организационное, документационное и информационное обеспечение деятельности организации и руководителя организации

соблюдение должностных инструкций, ведение документации

1. Оформляет личные дела принятых на обучение и протоколы приемной комиссии колледжа.

2. Ведет алфавитную книгу обучающихся.

3. Готовит журналы учебных занятий, приказы и распоряжения по движению контингента обучающихся.

4. Оформляет заявки на учетно-отчетную документацию.

5. Обрабатывает и оформляет сдачу личных дел обучающихся  в архив.

6. Ведет книгу учета выбывших и прибывших обучающихся.

7. Готовит документацию к промежуточной и итоговой аттестации.

8. Ведет сводные ведомости по группам.

9. Выдает и принимает обходные листы.

10. Ведет протоколы малого педсовета.

11. Готовит протоколы стипендиальной комиссии.

12. Ведет учет академических справок и регистрирует их в специальном журнале.

13. Заполняет и выдает зачетные книжки и билеты обучающихся.

14. Подготавливает акты для списания академических справок.

15. Выдает и хранит необходимые для работы бланки.

16. Составляет сводные ведомости успеваемости на обучающихся, оканчивающих колледж.

17. Готовит проекты приказов по учебной части (по зачислению, отчислению, академическим отпускам, и др.).

18. Готовит и выдает справки обучающимся.

19. Работает в тесном контакте с преподавателями, заведующими отделениями, бухгалтерией.

20. По распоряжению руководителя колледжа выдает справку из архива, бывшим выпускникам колледжа, пенсионному фонду, сотрудникам безопасности других организаций, для установления выпускников колледжа.

21. Работает в тесном контакте с преподавателями, заведующими отделения и другими специалистами колледжа.

22. Заполняет бланки дипломов и приложений к ним.

ООО Инжпроджектс, занимающееся проектированием промышленных предприятий, ищет на вакансию секретаря-делопроизводителя грамотного, умного сотрудника.

Полная занятость, удаленная работа

Обязанности:

• Ведение коммерческого и административного документооборота малого предприятия.
• Организация созвонов, телеконференций.
• Контроль за бумажной корреспонденцией раз в неделю, поэтому раз в неделю надо ездить в почтовое отделение.

Требования:

• Высшее образование.
• Грамотная устная и письменная речь.
• Навыки административного дела и деловой переписки.
• Владение Microsoft Word, Excel.

Условия:

• Можно работать из любого места с хорошим интернетом.
• Работа в проектной организации, общение с умными и интеллигентными коллегами и смежниками.
• Дообучение и повышение квалификации на рабочем месте.

Бывших госслужащих, со стажем госслужбы более полугода - не рассматриваем.

Прием и распределение телефонных звонков организации, электронной и почтовой корреспонденции

Организация работы с посетителями учреждения

Выполнение координирующих и обеспечивающих функций

Соблюдение правил речевого этикета, этики делового общения, защиты конфиденциальной служебной информации

Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя предприятия. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование. Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний. Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль. Ведет контрольно-регистрационную картотеку. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе. Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, или вводит текущую информацию в банк данных. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив. Копирует документы на персональном ксероксе.