Секретарь вакансии Арзамас

· Учет, контроль исполнения, оперативное хранение документов и документной информации;

· Организация внедрения системы ведения документации;

·  Участие в отборе документов, передаваемых на государственное хранение, организации хранения и экспертизе ценности документов

·  Участие в подготовке и проведении совещаний по вопросам деятельности организации;

· Осуществляет контроль за состоянием делопроизводства;

·  Распределение входящих звонков;

· Регистрация входящей/исходящей корреспонденции;

· Формирование реестров для отправки документации по почте;

· Поручения руководителя  

• прием и распределение телефонных звонков;
• работа с ПК - уверенный пользователь‚ знание офисных программ;
• ведение документооборота;
• выполнение заданий руководителя;
• административная поддержка совещаний‚ переговоров‚ встреча посетителей;
• работа со сторонними организациями по обеспечению жизнедеятельности офиса;
• заказ гостиниц‚ ж/д и авиа билетов;

Организовывать работу канцелярии.Обеспечивать своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению. Осуществлять контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением. Организовывать работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства,в том числе приказов и распоряжений руководства. 

1. Выполнение технических функций по обеспечению и обслуживанию работы руководителя.

2. Ведение делопроизводства.

• Приём корреспонденции.
• Ведение делопроизводства. 
• Предоставление списков. 
• Оперативное внесение текущих изменений.
• Подготовка проектов приказов и распоряжений.
• Оформление личных дел.
• Ведение алфавитного журнала.
• Выполнение различных операций с использованием компьютерной техники.
• Составление писем, запросов и других документов.  
• Организация приёма посетителей. 

Прием и первичная обработка входящих документов.

Предварительное рассмотрение и сортировка документов на регистрируемые и не регистрируемые.

Подготовка входящих документов для рассмотрения руководителем.

Регистрация входящих документов.

Организация доставки документов исполнителям.

Ведение базы данных документов организации.

Ведение информационно-справочной работы.

Обработка и отправка исходящих документов.

Организация работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства.

Контроль исполнения документов в организации и др.

• Работа с документами Руководства, обеспечение правильности оформления подготовленных документов, обеспечение их редактирования.
• Организация проведения переговоров и производственных совещаний Руководства с представителями сторонних организаций.
• Организация работы по подготовке совещаний, проводимых Руководством с руководителями подразделений и специалистами института, ведение и подготовка протокола.
• Организация телефонных переговоров Руководства, осуществление приема, отправки и регистрации телефонограмм и документов по факсу, электронной почте.
• Использование компьютерных программ для ведения учета, систематизации и анализа данных, составления баз данных, ведения документооборота, справочно-правовые системы, ресурсы информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", оргтехника.

оформление судебных дел, изготовление протокола судебного заседания, извещение лиц, участвующих в деле о дате и времени судебного заседания, направление судебных запросов

ведение протокола судебного заседания, направление судебных извещений  участникам процесса о времени и месте судебного разбирательства; своевременное размещение данных о движении рассматриваемых дел в информационной системе и др.

• Контроль за прохождением и исполнением документов в установленные сроки в соответствии с резолюциями руководства.

• Проверка правильности оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечение их качественного оформления.

• Прием и передача информации в локальной сети и электронной почты (прием, печать, рассылка исходящей, внутренней корреспонденции).

• Выставление резолюций от руководителей Филиала.

• Регистрация, прием, рассылка, печать документов Филиала (входящей, исходящей, внутренней корреспонденции, в т.ч. организационно-распорядительной документации).

• Обеспечивать своевременное рассмотрение всей корреспонденции, поступившей в адрес руководства.
• Выполнение работы по электронному документообороту в системе СЭДО, регистрация, прием, рассылка.

• Планирование рабочего дня руководителя (ведение рабочего календаря времени).

• Организация телефонных переговоров руководителя.

• Организация работы по подготовке заседаний или совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания и их регистрация).