Вакансия Секретарь руководителя, Аткарск

Осуществление работы по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя. Прием корреспонденции, обработка и передача ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы, для подготовки ответов. Ведение делопроизводства с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений. Подготовка документов и материалов, необходимых для работы руководителя. Контроль своевременности рассмотрения и представления структурными подразделениями документов, поступивших на исполнение, проверка правильности оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечение качественного их редактирования. Организация и проведение телефонных переговоров руководителя, запись в его отсутствие полученной информации и доведение до его сведения ее содержания, организация приема посетителей. Прием и передача информации по приемно-переговорным устройствам, электронной почте, своевременное доведение ее до сведения руководителя. Составление писем, запросов, других документов, подготовка ответов. Выполнение работы по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведение и оформление протоколов заседаний и совещаний. Осуществление контроля исполнения работниками изданных приказов и распоряжений, а также соблюдения сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль. Ведение контрольно-регистрационной картотеки. Обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создание условий, способствующих его эффективной работе. Печать служебных материалов, введение текущей информации в банк данных. Содействие оперативности рассмотрения просьб и предложений работников. Формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечение их сохранности и сдача в архив в установленные сроки. Копирование документов. Содержание своего рабочего места в порядке и чистоте.