Вакансия Помощник президента, Москва

Тайм-менеджмент:

• Оптимальное составление и планирование графика руководителя, расстановка задач по приоритетам, отслеживание изменений и своевременное информирование руководителя об этом;
• Фиксирование задач и напоминание о них руководителю, информирование о дедлайнах;
• Умение анализировать ситуацию.

Организация рабочих встреч и выездов:

• Формирование списка ежемесячных совещаний, согласование дат и необходимость проведения с ответственными сотрудниками и президентом;
• Формирование списка участников и повестки совещания, согласование с ответственными сотрудниками и президентом;
• Рассылка приглашения в Microsoft Outlook с прикреплением необходимых документов ко встрече;
• Проработка формата встречи (online/очно);
• Организация конференц-звонков;
• Запрос и сбор необходимой информации и материалов к совещаниям, помимо стандартных;
• Запрос итогов встреч (протокол, перечень поручения) и контроль предоставления;
• Постановка задач водителям руководителя.

Документооборот:

• Своевременная передача корреспонденции руководителю, сортировка по степени важности и срочности документов, нанесение проекта резолюции, контроль за внесением резолюций и постановкой на контроль;
• Бизнес-поддержка деятельности руководителя, администрирование планов, отчетов и поручений по ключевым проектам. Сбор и подготовка аналитических, информационных, справочных и иных материалов для руководителя;
• Доведение до исполнителей поручений руководителя и контроль их исполнения;
• Редактирование или составление писем и иных документов по поручению руководителя;
• Работа в системе электронного документооборота (ЕОСДО), в том числе с документами с грифами «кт» и «дсп».

Travel support:

• Организация деловых поездок руководителя (оформление виз, бронирование ж/д и авиабилетов, трансферы, отели);
• Организация логистики перелетов и переездов;
• Организация путешествий: приобретение билетов, заказ трансфера, поиск ресторанов и т.д. Составление Программы поездки, поиск провайдеров и заказ услуг туристического характера. При необходимости контроль подрядчиков и служб. Умение договориться о предоставлении скидки.

Коммуникации и поддержание деловых контактов:

• Организация сотрудников (в т.ч. и первых лиц компании), умение корректно воздействовать на руководителей и контролировать выполнение задач;
• Действовать решительно, не бояться брать на себя ответственность;
• Умение управлять информационными потоками (знать, кого и когда можно соединить/пропустить к руководителю, кого – переключить на другое ответственное лицо и всегда принимать эти решения самостоятельно);
• Быть в курсе всех событий в компании;
• Ограждать руководителя от ненужных контактов без ущерба для имиджа руководителя и компании;
• Решать любые вопросы за минимально короткое время и всегда с положительным результатом;
• Ведение списка поздравлений от имени руководителя.

Сопровождение личных дел:

• По запросу.