| Организация |
ДЕФИЛЕ |
| Адрес | г Москва, Москва, Севастопольский проспект, 11Г |
| Вакансия | Офис-менеджер |
| Зарплата | от 60000 |
Обязанности:
1. Сопровождение, систематизация и ведение процесса документооборота:
- ведение реестров, сканирование документов, отправка корреспонденции;
- работа с входящей и исходящей корреспонденцией с различных источников (подготовка и отправка сопроводительных писем, запросов, ответов, распределение корреспонденции, поступающей на электронную почту, по ответственным исполнителям);
- ведение реестра исходящей и входящей корреспонденции, договоров, актов, приказов и иной документации;
- ведение реестра доверенностей, протоколов, реестра оплат.
2. Взаимодействие с клининговой службой, подрядчиками по содержанию и обеспечению работы офиса, поставщиками товаров по обеспечению жизнедеятельности офиса, составление и редакция договоров аренды, коммуникация с сотрудниками офисного здания и арендаторами.
3. Оформление служебных записок на оплаты командировок.
4. Формирование реестра счетов по общехозяйственным расходам.
5. Ежеквартальное проведение инвентаризации общехозяйственных средств.
6. Организация внутренних встреч и корпоративных мероприятий.
7. Организация поздравлений и подарков для сотрудников и партнеров компании.
8. Организация командировок руководителя и сотрудников компании (включая бронирование гостиниц, заказ билетов, заказ такси, оформление документов).
9. Ведение контроля подписания договоров и возврата оригиналов документов, контроль логистики документов.
10. Административная поддержка офиса:
- работа с почтовыми (курьерскими) службами;
- работа с оргтехникой;
- организация совещаний, встреч (бронирование и подготовка переговорных комнат), протоколирование совещаний.
11. Встреча гостей и оформление пропусков.
12. Выполнение других поручений руководителей и т.д.