Секретарь вакансии Мосальск

• составлять расписание руководителя, согласовывать его с ним
• принимать и обрабатывать входящую и исходящую корреспонденцию
• принимать документы на подпись руководителя
• готовить документы и материалы по запросу руководителя
• следить за исправностью офисного и хозяйственного оборудования в кабинете руководителя
• организовывать поездки и командировки, встречи, совещания и переговоры
• выполнять иные поручения руководства, входящие в трудовую функцию секретаря

• Обеспечение своевременного и надлежащего делопроизводства в суде, в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в аппарате мирового судьи Калужской области.

Осуществление подготовительных мероприятий к проведению судебного заседания; ведение протокола судебного заседания; оформление материалов заседаний; обеспечение своевременного и надлежащего делопроизводства в суде.

В перечень трудовых функций секретаря входят следующие задачи:

— Своевременное обеспечение бесперебойной работы офиса руководителя;

— Составление графика деловых встреч, совещаний, заседаний и прочих мероприятий руководителя, их организация;

— Организация командировок руководителя, в т.ч. покупка билетов, аренда помещений, транспорта и т.д.

— Переговоры по текущим вопросам с руководителями структурных подразделений, доведение от них всей необходимой информации до директора предприятия, а также доведение распоряжений и приказов директора до сотрудников;

— Сбор, обработка и передача руководителю требуемой информации;

— Контроль за исполнением распоряжений руководителя, переданных в ведение секретаря;

— Организация и сопровождение  телефонных переговоров руководителя, прием и отправка факсовых сообщений, при отсутствии руководителя на рабочем месте – прием передаваемых ему сведений и доведение их до начальника;

— Приобретение для руководителя канцелярских принадлежностей;

— Контроль за работой офисной оргтехники, своевременное принятие мер при ее поломках и повреждениях;

— Ведение внутреннего и внешнего делопроизводства, относящегося непосредственно к руководителю (составление приказов, распоряжений, писем, договоров и т.д.)

— Организация корпоративных мероприятий, праздников, обучающих семинаров и пр.

— Прием и отправка писем;

— Прием от сотрудников организации документов и личных заявлений для визирования руководителя;

— Организация процесса приема посетителей, не являющихся сотрудниками предприятия;

— Участие в общих собраниях и совещаниях;

— Доброжелательность, позитивное настроение, создание в коллективе благоприятного микроклимата.

• Обеспечение своевременного и надлежащего делопроизводства в суде, в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в аппарате мирового судьи Калужской области.

Осуществление подготовительных мероприятий к проведению судебного заседания; ведение протокола судебного заседания; оформление материалов заседаний; обеспечение своевременного и надлежащего делопроизводства в суде.

• Регистрация входящей корреспонденции (судебные приказы, исполнительные листы, Постановления ФССП);
• Внесение данных юридических документов в программу компании;
• Подготовка базовых документов юридического характера: уведомлений, запросов, ходатайств и тп;
• Подготовка и отправка процессуальных документов;
• Подача/ получение документов в госорганах, в том числе в судебных и административных, ФНС, взаимодействие с нотариусом;
• По поручению руководителя юридической службы выезды в государственные и прочие органы, сторонние организации для решения несложных юридических вопросов (сдача и получение документов, получение разъяснений, совершения иных юридических действий).

• Прием и первичная обработка входящих документов
• Регистрация входящих документов
• Ведение базы данных документов организации
• Ведение информационно-справочной работы
• Обработка и отправка исходящих документов
• Предварительное рассмотрение и сортировка документов на регистрируемые и не регистрируемые
• Подготовка входящих документов для рассмотрения руководителем
• Организация доставки документов исполнителям
• Организация работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства
• Контроль исполнения документов в организации