Организационное, документационное и информационное обеспечение деятельности руководителя организации:телефонных переговоров руководителя; командировок руководителя; работы с посетителями в приемной руководителя подготовки, проведения и обслуживания конферентных мероприятий; исполнения решений, осуществление контроля исполнения поручений руководителя и поддержание функционального рабочего пространства приемной и кабинета руководителя; информационного взаимодействия руководителя с подразделениями и должностными лицами организации; работы с документами в приемной руководителя; хранения документов в приемной руководителя и пр
Обеспечивать документооборот между руководителем и структурными подразделениями Общества:прием документов от структурных подразделений Общества на рассмотрение Руководителю;контроль за правильностью оформления документов, представляемых на рассмотрение руководителю;подготовка для руководителя проектов решений и предложений по рассмотрению и направлению документов для дальнейшего исполнения;оформление документов по поручению руководителя с соблюдением требований, установленных Инструкцией по документационному обеспечению управления в Общества;регистрировать входящую корреспонденцию, своевременно направлять ее на рассмотрение руководителю;распределять входящую корреспонденцию и поступающую почту с резолюциями руководителя для оперативной ее обработки и передачи исполнителям; оформлять, регистрировать и отправлять исходящую документацию по назначению.
Обеспечение деятельности Руководителя.Делопроизводство и документооборот .Подготовка распоряжений, приказов и пр.Ведение переговоров по телефону, подготовка документов к совещаниям/встречам.Протоколирование технических и иных совещаний.По поручению Руководителя согласование отдельных вопросов с работниками структурных подразделений, доведение до них распоряжений, поручений руководителя.Отслеживание выполнения сотрудниками распоряжений и приказов Руководителя.Планирование рабочего дня Руководителя, организация и координация встреч Руководителя, прием гостей.Обеспечение приемной канцелярскими товарами, кофе и т.д.Подготовка справочной информации для Руководителя, грамотное оформление документов.
Согласно должносной инструкции
Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя.Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителем для использования в процессе работы либо подготовки ответов.Ведет делопроизводство и документооборот, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений, печатает приказы, распоряжений училища, осуществляет подготовку и набор иных текстовых материалов.
Направление судебных извещений;
ведение протокола судебного заседанияв соответсвии с требованиями процессуального законодательства;
оформление дел к сдаче в отдел судопроизводства;
составление графика дел;
ежедневное внесение информации в ГАС "Правосудие" и т.д.
1. Ocуществлять централизовaнную обpабoтку вхoдящей и исxoдящей кoppecпонденции, а такжe внутpeнних paспopядитeльных и ноpмативных дoкументoв в cоoтвeтcтвии с уcтaнoвлeнными требовaниями в 1C «Докумeнтoоборот».
2. Плaниpование рабoчeгo дня рукoводитeля, вeдeниe гpафика coвещаний и переговоров.
3. Хозяйственное обеспечение приемной.
4. Прием и обработка входящих звонков (переадресация‚ фиксирование контактной информации и т.п.)‚ электронной почты‚ факсимильных сообщений.
5. Подготовка совещаний и встреч, проводимых руководителем (подготовка сопутствующих материалов);
6. Выполнять различные операций с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации.
7. Организация административной поддержки (Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников, чай/кофе, заказ канцелярских принадлежностей);
8. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.
секретарь выполняет следующие обязанности:
участвует в установленном порядке в организации приема посетителей руководителя;
ведет учет лиц, обращающихся к руководителю в его отсутствие через приемную или по телефону, докладывает руководителю об обратившихся и о вопросах, по которым они обращались;
участвует в подготовке материалов к совещаниям, заседаниям, встреча с участием руководителя;
осуществляет прием, регистрацию, соответствующее оформление письменной корреспонденции, поступающей на имя руководителя;
осуществляет в программе «Дело» учет входящей и исходящей корреспонденции по журналам и контрольно-регистрационным карточкам, своевременное внесение в них резолюций руководителя;
оформляет постановку документов на контроль, делает соответствующие отметки в регистрационных карточках;
принимает и передает телефонограммы и факсограммы;
формирует архив дел со служебными документами в соответствии с утвержденной номенклатурой дел;
осуществляет копировально-множительные работы служебных документов;
составляет справочную информацию по входящим, исходящим и внутренним документам;
регистрирует ответы на обращения граждан в специальном модуле СЭДД «Дело», формирует их в отдельные дела.
прием учет корреспонденции, ведение делопроизводства, звонки, эл.почта
Список профессий