Секретарь вакансии Республика Татарстан

Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов и т.д.

Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов и т.д.

• написание текстов в корпоративную газету, редактирование;
• подготовка фотоматериала в номер;
• ведение социальных сетей: подготовка текстовых, фото- и видеоматериалов;
• подготовка благодарственных писем, поздравительных открыток для сотрудников предприятия, партнеров и т.д.;
• подготовка текстов официальных выступлений руководящего состава предприятия;
• участие в организации корпоративных мероприятий и их информационное сопровождение;
• сотрудничество с печатными и электронными СМИ;
• сотрудничество с издательствами;
• мониторинг СМИ, подготовка аналитических отчетов, редактирование, анализ и структурирование текстов;
• сотрудничество с Министерством промышленности и торговли РТ, ТРО СоюзМаш и другими организациями: подготовка запрашиваемой информации, ответ на официальные письма

• Выполнять поручения руководителя
• Подготовка приказов и распоряжений по учебной части
• Введение делопроизводства, в том числе в электронной форме
• Работа в программах БАРС Облако, Документы ПУ-6
• Отвечать на звонки

Своевременное обеспечение бесперебойной работы офиса руководителя;

— Составление графика деловых встреч, совещаний, заседаний и прочих мероприятий руководителя, их организация;

 Организация командировок руководителя, в т.ч. покупка билетов, аренда помещений, транспорта и т.д.

— Переговоры по текущим вопросам с руководителями структурных подразделений, доведение от них всей необходимой информации до директора предприятия, а также доведение распоряжений и приказов директора до сотрудников;

— Сбор, обработка и передача руководителю требуемой информации;

— Контроль за исполнением распоряжений руководителя, переданных в ведение секретаря;

— Организация и сопровождение скайп и телефонных переговоров руководителя, прием и отправка факсовых сообщений, при отсутствии руководителя на рабочем месте – прием передаваемых ему сведений и доведение их до начальника;

— Приобретение для руководителя канцелярских принадлежностей;

— Контроль за работой офисной оргтехники, своевременное принятие мер при ее поломках и повреждениях;

— Ведение внутреннего и внешнего делопроизводства, относящегося непосредственно к руководителю (составление приказов, распоряжений, писем, договоров и т.д.)

— Организация корпоративных мероприятий, праздников, обучающих семинаров и пр.

— Прием и отправка писем;

— Прием от сотрудников организации документов и личных заявлений для визирования руководителя;

— Организация процесса приема посетителей, не являющихся сотрудниками предприятия;

— Участие в общих собраниях и совещаниях;

— Доброжелательность, позитивное настроение, создание в коллективе благоприятного микроклимата.

Ведет делопроизводство, в том числе и в электронной форме; подготавливает проекты приказов и распоряжений по движению контингента обучающихся, оформляет личные дела принятых на обучение, ведет алфавитную книгу обучающихся и учет часов учебной работы работников образовательного учреждения, обрабатывает и оформляет сдачу личных дел обучающихся в архив.

прием и регистрация входящей корреспонденции, ответ на телефонные звонки и своевременное переключение связи на начальника, контроль оборота документов, обеспечение нормальной работы в офисе, создание и поддержание позитивного микроклимата в приемной руководства.

• Приём и распределение телефонных звонков;
• Регистрация входящей и исходящей корреспонденции;
• Регистрация приказов;
• Приём посетителей;
• Организация и подготовка совещаний, деловых встреч;
• Организация деловых поездок (визовая поддержка, бронирование билетов и гостиниц, аренда авто);
• Перевод деловой и технической документации (при необходимости).

• Приём и регистрация в специальном журнале входящих документов.
• В соответствии с резолюцией руководителя передача документов нижестоящим отделам и структурным подразделениям.
• Контроль за исполнением предписаний руководителя.

• Ведение протоколов;
• Выполнение поручений руководителя;
• Умение работать с документами.