АО "Технологии Доверия - Аудит" ищет Секретаря/Офис-менеджера, который вместе с административной командой будет поддерживать высокий уровень сервиса для наших внутренних и внешних клиентов.
Чем предстоит заниматься:
Обеспечивать бесперебойную и удобную для сотрудников работу офиса, а именно:
Профиль идеального кандидата для нас:
Мы предлагаем:
осуществляет прием всех телефонных вызовов,осуществляет оформление и отправку служебной корреспонденции,осуществляет регистрацию входящих, исходящих и (или) внутренних документов в системе электронного документооборота и др.
Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя.
Принимает:– поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, обрабатывает и передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов;– документы и личные заявления на подпись руководителя.
Ведет делопроизводство, применяет компьютерную технику, предназначенную для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.
Готовит документы и материалы, необходимые для работы руководителя.
Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование.
Организовывает:– проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание;– прием посетителей.
Передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу, телефону), электронной почте и своевременно доводит ее до сведения руководителя.
По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.
Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.
Осуществляет контроль над исполнением работниками изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.
Ведет контрольно-регистрационную картотеку.
Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе.
Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, или вводит текущую информацию в банк данных.
Содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
Копирует документы на копировальном аппарате.
Содержит свое рабочее место в порядке и чистоте.
Работа с документами Руководства, обеспечение правильности оформления подготовленных документов, обеспечение их редактирования.
Организация проведения переговоров и производственных совещаний Руководства с представителями сторонних организаций.
Организация работы по подготовке совещаний, проводимых Руководством с руководителями подразделений и специалистами института, ведение и подготовка протокола.
Организация телефонных переговоров Руководства, осуществление приема, отправки и регистрации телефонограмм и документов по факсу, электронной почте.
Использование компьютерных программ для ведения учета, систематизации и анализа данных, составления баз данных, ведения документооборота, справочно-правовые системы, ресурсы информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", оргтехника.
Организует телефонные переговоры руководителя.
Принимает и передает телефонограммы, записывает в отсутствие руководителя принятые сообщения и доводит их до его сведения.
Осуществляет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания и их регистрация), ведет и оформляет протоколы.
Своевременная отправка и получение писем и корреспонденции, посредством услуг почтовой связи.
Печатает по указанию руководителя различные материалы.
Ведет делопроизводство, принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществляет ее систематизацию в соответствии с принятым в учреждении порядком и передает ее после рассмотрения руководителем в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа.
Следит за сроками выполнения поручений руководителя, взятых на контроль.
Принимает документы на подпись руководителю.
Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
Обязанности:
1. приём документов и заявлений;
2. ведение документооборота, делопроизводства и деловой переписки;
3. регистрация документов, учёт и передача документов руководству;
4. составление писем, запросов и других документов по поручению руководства;
5. ведение телефонных переговоров и прием посетителей;
6. организация совещаний, брифингов и других мероприятий и т. д.;
7. выполнение служебных поручений руководителя
Требования:
Знание основ делопроизводства
Знание ПК и офисной техники
Грамотная речь
Условия:
5-дневная рабочая неделя с 09.00 до 17.00 часов
Ведение документооборота мо, организация мероприятий, отчетная деятельность
Обязанности: ведение документооборота, бронирование отелей и билетов, составление расписания работы руководству, выполнение личных поручений руководителя.
Обязанности: Работа с входящей документацией, прием звонков, планирование и организация работы сотрудников.
выполнять поручения руководителя, оформление делопроизводства, составление отчетности по своему направлению
Список профессий