Секретарь вакансии Советский

Мы в активном поиске секретаря руководителя, энергичного и талантливого сотрудника с развитым чувством ответственности.

Обязанности

• обеспечение управленческой деятельности руководителя (информационное и документационное обеспечение руководителя, составление рабочего графика руководителя, телефонное обслуживание, организация приема посетителей, сервисное обслуживание, организация командировок руководителя и т.д.
• участие в организации корпоративных мероприятий, спортивно-массовых мероприятий, куратор благотворительных программ
• взаимодействие с PR-подразделением Банка (дайджесты, совместные активности)
• выполнение личных поручений руководителя
• прием и распределение звонков, поступающих в приемную руководителя
• ведение и учет представительских расходов руководителей высшего звена

Требования

• опыт работы персональным ассистентом, помощником или секретарем от 1 года
• законченное высшее образование
• знание делопроизводства, уверенный пользователь MS Office
• грамотная письменная и устная речь
• знание делового этикета
• опыт организации массовых мероприятий с большим кол-вом участников
• организаторские и менеджерские способности
• умение работать в режиме многозадачности

Условия

• квартальная, годовая премия и ежегодный пересмотр зарплаты
• расширенный ДМС и льготное страхование для семьи
• уникальная система онлайн обучения Сбера для карьерного развития и роста
• бесплатная подписка СберПрайм+, скидки на продукты компаний-партнеров
• вознаграждение за рекомендацию друзей в команду Сбера

1)Прием и распределение телефонных звонков организации;

2) Организация работы с документами.

Ведет документацию по контингенту в полном объеме (личные дела, приказы на зачисление, отчисление, договоры на обучение, иные). Выдача справок обучающимся.  Работа с военкоматом. Сдпча отчетности по иностранным гражданам. сдача статистической отчетности. 

Приём почты, составлению внутренней документации, ведению архива .Оформляет личные дела принятых на обучение 

Принимает поступающую в образовательное учреждение корреспонденцию, передает ее в соответствии с указаниями руководителя образовательного учреждения в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов. Ведет делопроизводство, в том числе и в электронной форме; подготавливает проекты приказов и распоряжений по движению контингента обучающихся, оформляет личные дела принятых на обучение, ведет алфавитную книгу обучающихся и учет часов учебной работы работников образовательного учреждения, обрабатывает и оформляет сдачу личных дел обучающихся в архив. Выполняет различные операции с применением компьютерной техники по программам, предназначенным для сбора, обработки и представления информации. Следит за своевременным рассмотрением и подготовкой документов, распоряжений, поступивших на исполнение, структурными подразделениями образовательных учреждений и конкретными исполнителями. По поручению директора (его заместителя) составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам обращений. Осуществляет контроль за исполнением работниками образовательного учреждения изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков исполнения указаний и поручений руководителя образовательного учреждения, взятых на контроль. Работает в тесном контакте с руководителем образовательного учреждения (его заместителями), педагогическими работниками, руководителями структурных подразделений. Выполняет правила по охране труда и пожарной безопасности.

Осуществление делопроизводства Управления образования администрации города Югорска

Административно-хозяйственная и вспомогательная деятельность по обеспечению функционирования организации, реализация обеспечивающих функций управления организацией.

- Приём посетителей с документами, ввод данных в систему

- Изготовление необходимых копий, пропусков, разрешений и тд.

- Формирование и ведение архива

- Подготовка документов на согласование

Обеспечение жизнедеятельности офиса МО ВОС (заказ воды, канцелярии, расходных материалов).

Осуществление оперативной связи со сторонними организациями.

Получение и распределение входящей почты, отправка исходящей почты.

Осуществление приема и распределения звонков.

Прием и фиксирование поступающей информации во время отсутствия председателя МО ВОС.

Секретарь регистрирует входящую, исходящую корреспонденцию, принимает корреспонденцию на рассмотрение руководителя , передает ее в подразделения. Ведёт делопроизводство.Выполняет различные операции с применение компьютерной техники. Организует проведение телефонных переговоров руководителя, По поручению руководителя составляет письма, готовит ответы на запросы.