Осуществляет прием и контроль первичной документации организации
Организационное обеспечение деятельности диспансера. Прием и распределение телефонных звонков учреждения. Организация работы с посетителями учреждения. Выполнение координирующих и обеспечивающих функций. Осуществляет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем филиала (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания, их регистрация), ведет и оформляет протоколы.
Секретарь выполняет следующие должностные обязанности:
3.1. Получает поступающую в общеобразовательное учреждение корреспонденцию, передает ее согласно указаниям директора в структурные подразделения школы или конкретнымисполнителям для дальнейшего использования в процессе работы либо подготовки ответов.3.2. Ведет делопроизводство, в том числе и в электронной форме. Подготавливает проектыприказов и указаний по движению контингента учащихся, оформляет личные дела принятыхна обучение, ведет алфавитную книгу учащихся. Выполняет оперативное внесение текущихизменений в составе контингента школьников, преподавателей и других сотрудниковобразовательного учреждения, обрабатывает и оформляет сдачу личных делучащихся в архив.3.4. Исполняет документальное обеспечение кадровой деятельности школы: оформляетличные дела, трудовые книжки, трудовые договора сотрудников, следит за их сохранностью.3.5. Производит различные операции с применением компьютерной техники по программам,предназначенным для сбора, обработки и представления необходимой информации.3.6. Получает и безопасно использует в своей деятельности секретаря адрес электроннойпочты учреждения, активно применяет в своей работе возможности сети Интернет.3.7. Следит за своевременным рассмотрением и подготовкой необходимых бумаг,распоряжений, которые поступили на исполнение структурным подразделениям школы иконкретным исполнителям.3.8. Ставит в известность всех сотрудников школы об изданных приказах, распоряжениях,положениях, инструкциях и иных документах под личную подпись.3.9. По указанию директора школы, заместителя директора по УВР составляет письма,запросы, другие документы, готовит ответы авторам обращений.3.10. Осуществляет систематический контроль исполнения работникамиобщеобразовательного учреждения изданных приказов и распоряжений, а также соблюденияназначенных сроков исполнения указаний и поручений директора школы, взятых на контроль.3.11. Принимает личные заявления от родителей, учащихся и сотрудников, способствуетоперативности рассмотрения просьб, жалоб и предложений по существу.3.12. Следует требованиям охраны труда, установленным правилами и инструкциями поохране труда, должностной инструкции секретаря, правилам пожарной безопасности иэлектробезопасности.3.13. Своевременно проверяет электронную почту на наличие срочной информации, приказов,распоряжений и другой документации, пришедшей по электронной почте для директора школы и его заместителей. Выполняет поиск необходимойинформации для администрации школы в сети Интернет.3.14. Организация приема посетителей, а также содействие оперативному рассмотрениюпросьб и предложений сотрудников образовательного учреждения.
Подготовка дел к судебному заседанию: выписка и напрвление повесток, извещений, запросов, писем;
ведение протоколов судебных заседаний, изготовление копий судебных актов, оформление оконченных производствлом дел.
2.1.Организационное, документационное и информационное обеспечение деятельности директора МБОУ СОШ № 7:
2.1.1. Оказание помощи директору в планировании рабочего времени.
2.1.2. Планирование рабочего дня секретаря.
2.1.3. Организация телефонных переговоров директора МБОУ СОШ № 7.
2.1.4. Организация работы с посетителями в приемной директора.
2.1.5. Организация подготовки мероприятий с участием директора.
2.1.6. Организация исполнения решений и осуществление контроля исполнения поручений директора.
2.1.7. Организация и поддержание функционального рабочего пространства приемной и кабинета директора.
2.1.8. Составление и оформление управленческой документации.
2.1.9. Организация работы с документами в приемной директора МБОУ СОШ № 7.
2.1.10. Организация хранения документов.
2.1.11. Обеспечение директора МБОУ СОШ № 7 информацией.
2.1.12. Организация информационного взаимодействия директора с работниками.
2.1.13. Организация командировок директора и сотрудников.
2.2. Документационное обеспечение работы с персоналом:
2.2.1. Ведение документации по учету и движению персоналу МБОУ СОШ № 7 .
2.2.2. Разработка типовых форм документов по учету и движению персонала, сопровождение процедур оформления трудовых отношений.
2.2.3. Администрирование процессов и документооборота по учету и движению персонала, представлению документов по персоналу образовательной организации в государственные органы.
В перечень трудовых функций секретаря входят следующие задачи:— Своевременное обеспечение бесперебойной работы офиса руководителя;— Составление графика деловых встреч, совещаний, заседаний и прочих мероприятий руководителя, их организация;— Организация командировок руководителя, в т.ч. покупка билетов, аренда помещений, транспорта и т.д.— Переговоры по текущим вопросам с руководителями структурных подразделений, доведение от них всей необходимой информации до директора предприятия, а также доведение распоряжений и приказов директора до сотрудников;— Сбор, обработка и передача руководителю требуемой информации;— Контроль за исполнением распоряжений руководителя, переданных в ведение секретаря;— Организация и сопровождение скайп и телефонных переговоров руководителя, прием и отправка факсовых сообщений, при отсутствии руководителя на рабочем месте – прием передаваемых ему сведений и доведение их до начальника;— Приобретение для руководителя канцелярских принадлежностей;— Контроль за работой офисной оргтехники, своевременное принятие мер при ее поломках и повреждениях;— Ведение внутреннего и внешнего делопроизводства, относящегося непосредственно к руководителю (составление приказов, распоряжений, писем, договоров и т.д.)
организационно-техническое обеспечение административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия;
ведение делопроизводства;
подготовка документов и материалов, необходимых для работы руководителя;
организация проведения телефонных переговоров руководителя;
составление писем, запросов и других документов по поручению руководителя;
подготовка заседаний и совещаний, проводимых руководителем;
контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений.
Ведение протокола судебного заседания;
оформление рассмотренных гражданских, уголовных дел и иных материалов
размещение информации о движении дел по гражданским, административным, уголовным делам и делам об админимстративных правонарушениях
специалист, занимающийся административной и организационной поддержкой в офисе. Основная роль секретаря заключается в обеспечении эффективной работы офиса и помощи руководству и сотрудникам в их повседневной деятельности. Эта роль включает управление корреспонденцией, подготовку документов, организацию встреч, координацию календаря руководителя, обработку телефонных звонков и ведение архива документации. Также секретарь руководителя участвует в делопроизводственных процессах: регистрирует и оформляет документы, принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществляет ее систематизацию и текущее хранение.
Список профессий