Секретарь вакансии Московская область

Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя предприятия. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование. 

Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов. 

Отвечать на звонки, принимать сообщения и обрабатывать корреспонденцию. Ведение дневников и организация встреч. Организация и обслуживание совещаний (подготовка программ и принятие протоколов). Управление базами данных. Внедрение новых процедур и административных систем. Взаимодействие с соответствующими организациями и клиентами. Поддерживать связь с персоналом в других отделах и с внешними контактами. Координация почтовых рассылок и подобных рекламных задач.

Ведет телефонные переговоры, протоколы совещаний, общается с посетителями, принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, работает на компьютере. Выполняет поручения руководителя

- Ведение делопроизводства, документооборота;

- осуществление контроля правильности оформления и сохранности поступающих документов;

- обработка входящей/исходящей корреспонденции;

- подготовка распорядительных, информационно-справочных документов;

- ведение деловой переписки, регистрация, учет, отправка и архивирование корреспонденции;

- прием и распределение входящих, исходящих звонков;

- информационная и административная поддержка руководителей подразделений;

- хранение и архивирование документов в бумажном и электронном виде;

- выполнение отдельных поручений руководства.

• Прием и сортировка входящей и исходящей почты и корреспонденции;
• Хранение документации на ресепшене;
• Прием и распределение звонков по заводу;
• Регистрация документации в 1С ЭДО;
• Создание документации в 1С ЭДО (по запросу);
• Архивирование документации предыдущих периодов;
• Бронирование переговорных на заводе;
• Участие в организации встреч гостей и проведения переговоров;
• Заказ бакалеи, канцелярии;
• Участие в подаче предложений в целях оптимизации работы 1С ЭДО и работы ресепшена;
• Выполнение отдельных поручений Генерального директора;
• На период отсутствия Помощника руководителя, выполнение его обязанностей.

• Организация жизнедеятельности офиса (снабжение расходниками, чистота и уборка и пр.);
• Встреча гостей на ресепшен;
• Прием входящих звонков;
• Ведение документооборота: приказы, доверенности, оформление пропусков;
• Делопроизводство: прием и регистрация входящей/исходящей корреспонденции;
• Организация встреч;
• Ламинирование и брошюровка документов;
• Заказ визиток, канцелярии, материалов для содержания офиса;
• Организация командировок;
• Обеспечение сотрудников корпоративной мобильной связью, топливными картами ГСМ;
• Устный и письменный перевод писем, договоров и прочих документов на английский язык;
• Протоколирование совещаний;
• Взаимодействие с бухгалтерией: списание в 1С, заведение счетов на оплату, запуск Договоров в Directum.

2.1.                 Прием и распределение телефонных звонков организации:

-       Перенаправление телефонных звонков руководству и сотрудникам организации;

-       Регистрация поступающих телефонных звонков;

-       Получение необходимой информации и передача санкционированной информации по телефону.

2.2.                 Организация работы с посетителями организации:

-       Встреча посетителей, получение первичной информации о посетителях и помощь в организации их приема руководителем и сотрудниками;

-       Ведение журнала записи посетителей;

-       Учет посетителей и оформление пропусков;

-       Содействие оперативному рассмотрению просьб и предложений посетителей;

-       Прием и передача документов посетителей руководству и сотрудникам организации;

-       Приготовление напитков (чай, кофе, прохладительные напитки).

2.3.                 Ведение журнала разъездов работников организации.

2.4.                 Организация работы с документами:

-       Прием и первичная обработка входящих документов;

-       Предварительное рассмотрение и сортировка документов на регистрируемые и не регистрируемые;

-       Подготовка входящих документов для рассмотрения руководителем;

-       Регистрация входящих документов;

-       Организация доставки документов исполнителям;

-       Ведение базы данных документов организации;

-       Ведение информационно-справочной работы;

-       Обработка и отправка исходящих документов;

-       Организация работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства;

-       Контроль исполнения документов в организации.

принимать и передавать телефонные звонки, ведение делопроизводства, выполнять технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя 

Прием обучающихся, консультация по телефону. Кадровое делопроизводство (12 штатных сотрудников). Прием корреспонденции, регистрация приказов, исходящей, входящей документации. Ведение документации учебного отдела (проверка наличия и правильности заполнения документов преподавательского состава)