Секретарь вакансии Щербинка

ООО «ОСНОВАНИЕ» выполняет работы по благоустройству, а также работы по капитальному ремонту нежилых зданий и сооружений. Мы работаем с 2022 года. В настоящий момент в связи с увеличением объема работ нашей организации требуется секретарь-делопроизводитель.

Условия:

• Оформление и заработная плата (оклад + премии) в соответствие с ТК РФ.
• График работы: 5/2 с 9 до 18 (с понедельника по пятницу).
• Полный рабочий день.
• На территории работодателя (ул Староалексеевская, д. 5).

Обязанности:

• Выполнение поручений руководителей.
• Организация встреч и совещаний.
• Ответы на телефонные звонки.
• Подготовка и оформление деловой корреспонденции.
• Ведение реестров входящей и исходящей корреспонденции.
• Ведение реестра договоров.
• Отправка/прием документов курьерской службой (регионы).
• Отправка/прием корреспонденции почтой России.
• Помощь (при необходимости) инженеру по материально-техническому снабжению.
• Помощь (при необходимости) бухгалтерской и кадровой службе.
• Ведение воинского учета.
• Прием/передача документов внутри офиса компании.
• Заказ канцелярских товаров на офис.
• Обеспечение жизнедеятельности офиса.
• Встреча посетителей компании.
• Контроль за соблюдением порядка в офисе.

Требования:

• Образование не ниже среднего специального.
• Умение планировать и контролировать свою работу.
• Опыт работы секретарём/делопроизводителем от 1 года.
• Грамотная устная и письменная речь.
• Доброжелательность, организованность, исполнительность, стрессоустойчивость.
• Знание ПК и офисной техники на уровне уверенного пользователя.
• Знание программы 1С: 8.3 (приветствуется).

Откликайтесь ПРЯМО СЕЙЧАС для записи на собеседование! Мы будем рады встрече!

Приём и распределение входящих телефонных звонков, электронных сообщений;

- Работа с корреспонденцией (входящая/исходящая), оформление/обработка/учет;

- Помощь в организации деловых поездок (заказ билетов, такси);

- Работа с оргтехникой (сканирование/ксерокопирование документов);

- Поддержание жизнедеятельности офиса: заказ канцелярских и хозяйственных товаров, воды;

- Поддержание порядка в переговорных комнатах, чай/кофе;

- Встреча посетителей.

ООО "Технологии Доверия - Консультирование" ищет Секретаря- администратора в отдел секретариата.

Чем предстоит заниматься:

• Встреча посетителей (чай/кофе, помощь и консультация по различным вопросам);
• Прием и распределение входящих звонков;
• Делопроизводство, деловая переписка;
• Регистрация входящей/исходящей корреспонденции;
• Отправка почтовой корреспонденции
• Работа с документами (подписание у руководителей, сканирование, печать презентационных материалов);
• Обеспечение жизнедеятельности офиса;
• Помощь в подготовке авансовых отчетов;
• Выполнение поручений руководства.

Профиль идеального кандидата для нас:

• Клиентоориентированность, готовность помогать;
• Отличные коммуникативные навыки;
• Способность работать с большим количеством информации;
• Грамотная устная и письменная речь;
• Оперативность, исполнительность, ответственный подход к работе, работа на результат;
• Знание английского языка (будет преимуществом);
• Знание программ MS Office и оргтехники.

Мы предлагаем:

• Работу в современном, технологичном офисе класса А (в 5-ти минутах ходьбы от станций метро "Динамо" и "Петровский парк");
• Официальное трудоустройство;
• ДМС со стоматологией, широкий социальный пакет, комплекс мероприятий well-being;
• Бесплатные внутренние программы обучения;
• Корпоративный ноутбук, мобильную связь;
• Дополнительные дни отпуска от компании.

Ведение документации, прием и распределение звонков. 

• Прием и распределение входящих звонков
• Заказ пропусков для гостей, партнеров, на въезд автомобилей;
• Встреча и приветствие посетителей;
• Работа с электронной почтой, своевременная проверка факса и автоответчика;
• Поддержание порядка в зоне ресепшен и комфортной температуры в боксах;
• Заказ такси;
• Бронирование конференц комнаты для встреч, а также обеспечение участников встреч специальным оборудованием (проекторами, флип чартами, и т.д.) и расходными материалами;
• Выполнение поручений административного менеджера.

• Высшее (неполное высшее) образование;
• Административный опыт работы, в аналогичной должности от 3-6 мес;
• Word, Excel на уровне уверенного пользователя, знание оргтехники;
• Доброжелательность, грамотная речь, внимательность и стрессоустойчивость, коммуникабельность;

• График: будни 5/2 с 10:00 до 19:00
• Компенсация питания
• Работа в уютном офисе, в центре города
• Дружный коллектив

• Встреча и консультация посетителей
• Ведение календаря встреч, запись посетителей на прием по направлению деятельности структурных подразделений учреждения
• Работа со звонками и электронной почтой
• Учет, регистрация и распределение входящей и исходящей документации по направлению деятельности структурных подразделений учреждения
• Обеспечение порядка и комфортных условий пребывания посетителей
• Работа с оргтехникой

• осуществление работы по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности заместителя Руководителя;
• исполнение поручений заместителя Руководителя;
• контроль, координация входящей и исходящей корреспонденции;
• взаимодействие со структурными подразделениями Управления;
• контроль поручений, соблюдение сроков указаний заместителя Руководителя, взятых на контроль.

• Прием и распределение телефонных звонков;
• Встреча посетителей (Заказ пропусков на вход в БЦ для гостей, оформление постоянных пропусков для сотрудников офиса, оформление заявок на внос/вынос в БЦ; помощь в организации совещаний, переговоров (подготовка переговорных помещений, снабжение всем необходимым, чай/кофе).
• Оказывать сервисное сопровождение переговорных процессов с соблюдением внутренних норм по приему посетителей, правил подачи напитков.
• Работа с документами (прием, регистрация (в системе ERP) и распределение по исполнителям входящей и внутренней документации; работа с исходящей корреспонденцией (формирование документов для отправки почтой, курьером и другими почтовыми службами); сканирование и ксерокопирование документов, а также оформление документов (запросов, писем, таблиц) для сотрудников офиса; заведение заявок на оплату счетов в программе ERP по командировкам, телефонии, курьерской службы, заказ товаров;
• Административная поддержка сотрудников офиса (заказ канцелярских товаров, воды и продуктов питания для основного и других офисов компании; сотрудничество с бюро переводов; протоколирование совещаний, ведение базы по корпоративной связи;
• Координация рабочего дня курьера.

• Работа в ЭДО;
• Помощь в подготовке документации;
• Формирование документов для предоставления клиентам;
• Работа в CRM Битрикс24, ведение внутренней базы документов;
• Оформление и отправка почтовой корреспонденции;
• Работа с оргтехникой (печать, сканирование и ксерокопирование документов)
• Прием и распределение входящих телефонных звонков
• Работа с филиалами компании
• Выполнение поручений руководителя

• Уверенный пользователь ПК (Знание Word, Excel) Битрикс24;
• Знать делопроизводство, документооборот
• Умение работать в режиме многозадачности;
• Желание работать с бумагами
• Иметь высокую обучаемость и желание обучаться.
• Умение работать в команде

• Официальное трудоустройство;
• Рабочий день с пн-чт с 09:00-18:00, пт с 09:00-17:00
• Комфортное рабочее место;
• Офис БЦ "Гранд Сетунь Плаза"