Делопроизводитель вакансии Красное Село

• Ведение бумажного и электронного документооборота;
• Методическое сопровождение и эксплуатация СЭД;
• Осуществление контроля за соблюдением требований по подготовке и оформлению документов;
• Ведение реестров по видам документов, контроль получения оригиналов договорных документов;
• Получение и отправка почтовой корреспонденции, в том числе Почтой России, курьерской и спец. связью;
• Регистрация, тиражирование, направление на исполнение документов, составляющих коммерческую и служебную тайну;
• Проведение работ по защите информации, составляющей коммерческую и служебную тайну;
• Контроль сроков исполнения документов и поручений руководства;
• Организация текущего хранения документов, формирование дел и их архивное хранение;
• Проверка правильности создания документов, выявление ошибок, контроль их исправления;
• Разработка и внедрение локальных нормативных актов по делопроизводству;
• Разработка унифицированных форм документов;
• Ведение баз данных;
• Создавать регламенты по документообороту.

• Приём и распределение входящих телефонных звонков.
• Paбота с входящей / исхoдящeй кopреcпонденцией.
• Ведение деловой переписки.
• Ведение документооборота организации.
• Работа в системе электронного документооборота (1С:Документооборот).
• Ведениe дoговopнoй базы, подготовка договоров с клиентами.
• Взаимодействие с бухгалтерией, подготовка документов для заказчиков и подрядчиков.
• Ведение протоколов производственных совещаний.
• Организация встреч, совещаний.
• Ведение архива.

• коммуникация с иностранными работниками Университета ИТМО;
• контроль соблюдения иностранными гражданами паспортно-визового режима;
• обеспечение выполнения законодательства РФ в области миграции иностранных граждан;
• обеспечение своевременной постановки на миграционный учет иностранных граждан, проживающих на территории жилых помещений Университета;
• своевременное оформление приглашений и разрешений на работу по необходимости, иностранным гражданам, въезжающим в Российскую Федерацию;
• своевременное уведомление УВМ ГУ МВД о заключении трудового договора или гражданско-правового договора на выполнение работ с иностранным гражданином. 

Помощник руководителя.

• Ведение документооборота управления по персоналу и управления организации труда и заработной платы;
• Ведение учета получаемой и отправляемой корреспонденции, направление ее в соответствующие структурные подразделения;
• В соответствии с резолюцией непосредственного руководителя передача документов на исполнение;
• Осуществление подготовки исходящей документации по указанию непосредственного руководителя;
• Ведение учета прохождения документальных материалов (проекты локальных нормативных актов, приказы, распоряжения, служебные записки и т.п.), контроль за их исполнением;
• Заказ канцелярии;
• Работа с оргтехникой (копии документов, сканирование, отправка и получение факсов, телефон);
• Выполнение разовых поручений и распоряжений непосредственного руководителя.

• Регистрировать студентов по месту пребывания;
• Заполнять карточки регистрации;
• Снимать с регистрационного учета выбывших из общежития;
• Контроль действительности паспортных данных;

Документальное обеспечение управления.

олжностные обязанности. Разрабатывает и внедряет технологические процессы работы с документами и документной информацией на основе использования организационной и вычислительной техники (учет, контроль исполнения, оперативное хранение, справочная работа). Принимает участие в планировании, организации и совершенствовании деятельности службы документационного обеспечения управления, осуществляет контроль за состоянием делопроизводства. Подготавливает предложения по обеспечению эргономических условий труда, рационализации рабочих мест работников службы документационного обеспечения управления. Разрабатывает унифицированные системы документации и табели документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документной информации. Организует внедрение систем ведения документации. Принимает меры по упорядочению состава документов и информационных показателей, сокращению их количества и оптимизации документопотоков. Участвует в отборе документов, передаваемых на государственное хранение, организации хранения и экспертизе ценности документов. Принимает участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем и систем управления, а также в разработке новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), базирующихся на применении вычислительной и микропроцессорной техники, проектировании и актуализации баз и банков данных. Изучает и обобщает передовой отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления, разрабатывает нормативно-методические документы по вопросам документационного обеспечения. Принимает участие в работе по подбору, расстановке и повышению квалификации кадров службы документационного обеспечения управления.

- ведение приема и регистрации поступающей корреспонденции, передача в соответствующие структурные подразделения Комитета или руководителям, исполнителям в работу;

- работа с программой электронного документооборота (регистрация документов, сканирование документов, подготовка резолюций по документам, проектов резолюций для руководителей);

- ведение журналов командировок, регистрация обращений граждан; регистрация протоколов совещаний/заседаний;

- ведение журнала регистрации и учета выдачи доверенностей работникам, на представление интересов Комитета;

- осуществление контроля за своевременным рассмотрением обращений граждан;

- по поручению руководителя осуществление контроля за сроками исполнения специалистами поручений, распоряжений, приказов, рассмотрения обращений граждан и организаций; выдача справок по регистрации документов;

- ведение учета получаемой и отправляемой корреспонденции;

- хранение документов текущего архива;

- участие в разработке и подготовке номенклатуры дел и ее согласование;

- участие в формировании дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел;

- обеспечение контроля за сохранностью и установленные сроки сдачи в архив;

- участие в обеспечении сохранности и конфиденциальности проходящей служебной документации;

- консультирование по вопросам делопроизводства работников Комитета, граждан, организаций, органов государственной власти, ответы на телефонные звонки по вопросам, связанным с делопроизводством в Комитете;

- проведение работы по подготовке заседаний и совещаний, сбор необходимых материалов, оповещение участников о месте, повестке дня и их регистрация;

- прием документов на подпись руководителю и их проверка правилам оформления, установленным в Комитете;

- подготовка и участие в личном приеме граждан руководителями Комитета;

- по поручению непосредственного руководителя подготовка писем, запросов, других документов;

- получение и отправка писем, бандеролей через Почту России;

- оказание практической и методической помощи работникам Комитета и подведомственным учреждениям по вопросам делопроизводства.