Секретарь вакансии Ессентуки

2.1.Организационное, документационное и информационное обеспечение деятельности директора МБОУ СОШ № 7:

2.1.1. Оказание помощи директору в планировании рабочего времени.

2.1.2. Планирование рабочего дня секретаря.

2.1.3. Организация телефонных переговоров директора МБОУ СОШ № 7.

2.1.4. Организация работы с посетителями в приемной директора.

2.1.5. Организация подготовки мероприятий с участием директора.

2.1.6. Организация исполнения решений и осуществление контроля исполнения поручений директора.

2.1.7. Организация и поддержание функционального рабочего пространства приемной и кабинета директора.

2.1.8. Составление и оформление управленческой документации.

2.1.9. Организация работы с документами в приемной директора МБОУ СОШ № 7.

2.1.10. Организация хранения документов.

2.1.11. Обеспечение директора МБОУ СОШ № 7 информацией.

2.1.12. Организация информационного взаимодействия директора с работниками.

2.1.13. Организация командировок директора и сотрудников.

2.2. Документационное обеспечение работы с персоналом:

2.2.1. Ведение документации по учету и движению персоналу МБОУ СОШ № 7 .

2.2.2. Разработка типовых форм документов по учету и движению персонала, сопровождение процедур оформления трудовых отношений.

2.2.3. Администрирование процессов и документооборота по учету и движению персонала, представлению документов по персоналу образовательной организации в государственные органы.

Оформляет личные дела обучающихся, ведет их в течение периода обучения и подготавливает их к сдаче в архив.

2.2. Обеспечивает выдачу документов обучающихся из личного дела при их выпуске или прекращении образовательных отношений.

2.3. Подготавливает проекты приказов по учебной части

2.4. Ведет журналы регистрации приказов по учебной части.

2.5. Ведет книги выдачи документов об уровне образовании и (или) квалификации.

2.6. Оформляет бланки об уровне образовании и (или) квалификации.

2.7. Оформляет документы для выдачи дубликатов документов об уровни образованиии(или) квалификации.

2.8. Обеспечивает выдачу обучающимся справок об обучении и о периоде обучении,ведет соответствующие журналы регистрации выдач.

2.9. Ведет учет посещаемости обучающихся.

2.10. Заносит сведения об контингенте в журналы учета занятий. ИТД.

Трудовая функция – оказание помощи руководителю в планировании рабочего времени

Трудовая функция - организация телефонных переговоров руководителя

Трудовая функция - организация работы с посетителями в приемной руководителя

Трудовая функция - организация исполнения решений, осуществление контроля исполнения поручений руководителя

Трудовая функция - разработка локальных нормативных актов, регламентирующих работу секретаря

Трудовая функция - составление и оформление управленческой документации

Трудовая функция - организация работы с документами в приемной руководителя

Трудовая функция - организация хранения документов в приемной руководителя

Трудовая функция - обеспечение руководителя информацией

Трудовая функция - организация информационного взаимодействия руководителя с подразделениями и должностными лицами организации

Обязанности: 
Обработка входящей и исходящей корреспонденции, её учет и направление в соответствующие отделы организации
Передача для исполнения необходимой документации от руководителя
Контроль за графиком прохождения документов и их исполнением
Ведение электронной базы документов
Обеспечение мер по сохранности необходимой документации
Подготовка необходимых справок и докладов по документации организации
Участие в описи документов
Ведение подготовительной работы с документами, необходимыми для руководства
Мониторинг корректности оформления документов структурными подразделениями организации
Взаимодействие с сотрудниками по вопросам документооборота и выполнения указаний руководства
Отслеживание актуальности номенклатуры документов
Выполнение указаний руководителя по вопросам делопроизводства
Ведение заметок на совещаниях по поручению руководства, а также подготовка материалов по их итогам
Помощь руководителю в организации приема посетителей
Соблюдение норм организации в сфере конфиденциальности и уровней допуска документов
Выкладывание необходимых документов на сайт организации, а также в локальную сеть
Посещение почтового отделения для отсылки и приема необходимой корреспонденции
Участие в инвентаризационных мероприятиях в сфере своей ответственности
 
Требования: 
Делопроизводитель должен обладать хорошей грамотностью, четкой речью, быть коммуникабельным, аккуратным. Требуется внимательность, организованность, усидчивость и стрессоустойчивость.