- прием и проверка правильности оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, качественное их редактирование;
- прием поступающей на рассмотрение руководителя корреспонденции и последующая передача ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы, либо подготовки ответов;
- ведение делопроизводства: составление писем, запросов и прочих документов, подготовка отчетов и других материалов, необходимых для работы руководителя;
- подготовка к заседаниям, совещаниям, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня), ведение и оформление протоколов совещаний.
Прием, учет, обработку и регистрацию документов, хранения, учет и использование архивных документов, выдачу справок, составление номенклатуры дел; Организацию работы по комплектованию, хранению, учету и использованию архивных документов, образующихся в процессе деятельности учреждения. Обеспечение надлежащего учета, хранения и использования документов, информационных материалов в соответствии с требованиями законодательства, в том числе хранение и обеспечение сохранности документов; Систематизацию и хранения документов учреждения; Печатает по поручению руководителя учреждения или его заместителей служебные материалы, письма, запросы, и другие документы; Информировать руководство Учреждения о неисправностях оборудования, приборов, аппаратуры для принятия необходимых мер по устранению обнаруженных неисправностей; При обработке персональных данных обязан принимать необходимые меры или обеспечивать их принятие для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, копирования, предоставления, распространения персональных данных, а также от иных неправоверных действий в отношении персональных данных.
1. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
2. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.
3. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителю.
4. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя.
5. Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.
6. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.
7. Осуществляет контроль за исполнением работниками изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.
8. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми
средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями,
создает условия, способствующие эффективной работе руководителя.
9. Печатает по указанию руководителя служебные материалы,
необходимые для его работы, или вводит текущую информацию в банк данных.
10. Ведет контроль за распечатыванием документов с электронного почтового ящика колледжа и отдает на рассмотрение директору колледжа.
Регистрация входящий и исходящий писем, доставка документов по другим организациям. Работа в программах СЭД, ПОС, Жилищный стандарт.
Ведение делопроизводства учебной и отчетной документации, прием и обработка поступающей в учебную часть корреспонденции (приказы, заявления, письма), подготовка проектов приказов и распоряжений по движению контингента обучающихся, учет часов учебной работы сотрудников учреждения, учет посещаемости обучающихся, оформление, ведение и сдача в архив личных дел обучающихся. Выполнение различных операций с применением компьютерной техники по программам, предназначенных для сбора, обработки информации.
1. Планирование рабочего дня руководителя.
2. Организация работы приёмной, выполнение служебных поручений руководства.
3. Ведение электронного и бумажного документооборота -регистрация входящей и исходящей корреспонденции, ведение реестра, отправка и получение писем.
4. Поддержание порядка и обеспечение жизнедеятельности приемной (закупка канцелярских принадлежностей, расходных материалов для оргтехники…).
5. Взаимодействие со всеми отделами компании.
6. Информационно-аналитическая поддержка руководителя, оперативное решение вопросов.
7. Подготовка и организация деловых поездок (покупка билетов, бронь отеля);
8. Выполнение личных поручений руководителя.
Список профессий