Секретарь вакансии Санкт-Петербург СПб

• Информационное обеспечение организации;
• прием поступающей корреспонденции, составляет письма, запросы, другие документы;
• работа с базой данных;
• выполнение поручений руководителя;
• заполнение различной документации (бумажная работа);

1. Прием всей поступающей в образовательное учреждение корреспонденции;

2. Ведение делопроизводства, в том числе и в электронном виде;

3. Предоставление в установленные сроки в Отдел образования района необходимой документации

4. Оперативное внесение текущих изменений в составе контингента воспитанников;

5. Подготовка проектов приказов и распоряжений по движению контингента воспитанников;

6. Оформление личных дел детей, принятых в дошкольное образовательное учреждение;

7. Ведение необходимых журналов и документации;

8. Выполнение различных операций с использованием компьютерной техники по программам, предназначенным для сбора, обработки и предоставления информации;

9. Контроль над своевременным рассмотрением и подготовкой документов и распоряжений;

10. Составление различных писем, запросов и других документов по поручению заведующего образовательным учреждением;

11. Ведение контроля изданных приказов и распоряжений, а также соблюдения сроков исполнения указаний и поручений заведующего образовательным учреждением, взятых на контроль.

• Ведение сайта и социальных сетей Учреждения: размещение информации о прошедших мероприятиях; анонсирование предстоящих мероприятий; обновление новостной ленты.

• Осуществлять работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия.
• Принимать поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию и передавать её в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям.
• Вести делопроизводство, выполнять различные операции с применением компьютерной техники.
• Принимать документы и личные заявления на подпись руководителя предприятия.
• Подготавливать документы и материалы, необходимые для работы руководителя.
• Следить за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение.
• Проверять правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивать их качественное редактирование.
• Организовать проведение телефонных переговоров руководителя, записывать в его отсутствие полученную информацию и доводить до его сведения её содержание.
• Передавать и принимать информацию по приёмно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммам.
• Своевременно доводить до сведения руководителя информацию, полученную по каналам связи.

• Оперативное выполнение рабочих поручений директора;
• Проверка и составление договоров, составление писем, запросов и иных документов;
• Ведение делопроизводства, документооборота;
• Ведение деловой переписки;
• Помощь работникам офиса в разрешении возникающих в ходе работы проблем.

• Прием и распределение входящих звонков.
• Делопроизводство, документооборот школы.
• Выполнение поручений руководителя.
• Регистрация входящей, исходящей, внутренней документации.
• Помощь в планировании рабочего дня руководителя.
• Прием гостей и посетителей руководителя.
• Административная и информационная поддержка руководителя.
• Работа с оргтехникой.
• Оформление и ведение архива.

Обеспечение проведения общего собрания акционеров, совета директоров, уведомление заинтересованных лиц, подготовка протоколов собраний, хранение документации по вопросам корпоративного управления, подготовка необходимой отчетности в рамках компетенции, контроль корпоративного законодательства и др.

Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя

Регистрация входящих и исходящих  документов

Получение и отправление почтовой корреспонденции 

Выполняет служебные поручения руководителя

Составляет письма, запросы и другие документы

Ведение протоколов заседаний и совещаний

Организует проведение телефонных переговоров руководителя

-         Разработка номенклатуры организации;

-         Составление писем, запросов и других документов;

-         Прием и первичная обработка входящих документов (в том числе по электронной почте организации);

-         Обработка и отправка исходящих документов;

-         Предварительное рассмотрение и сортировка документов на регистрируемые и не регистрируемые;

-         Прием документов и личных заявлений на подпись руководителя;

-         Подготовка входящих документов для рассмотрения руководителем;

-         Регистрация входящих и исходящих документов;

-         Организация доставки документов исполнителям;

-         Ведение базы данных документов организации;

-         Ведение информационно-справочной работы;

-         Организация работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства;

-         Выполнение отдельных служебных поручений руководителя;

-         Формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой;

-         Контроль исполнения документов в организации