Делопроизводитель вакансии Нижегородская область

Печатает графики, списки, письма, документы по входящим запросам. Принимает и отправляет почтовую корреспонденцию. Отправляет исполненную документацию по адресатам. Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции.Подготавливает и сдает в архив учреждения документальные материалы, регистрационную картотеку.

Входящая и исходящая корреспонденция, отправка почты, командировки, подготовка и сдача документов в архив

• Ведение делопроизводства:
• - обеспечение приема, учета и регистрации входящей корреспонденции;
• - подготовка (включая конвертирование) и отправка исходящей корреспонденции;
• - порядок оформления, ведения и хранения документов; 
• - основы документооборота и документационного обеспечения;
• - обеспечение приема, регистрации и отправки корреспонденции:
• ·         через автоматизированную информационную систему, используемую в Департаменте Росгидромета по ПФО; 
• ·         по электронной почте, включая рассылку.

• Приём и регистрация в специальном журнале входящих документов.
• Передача документов нижестоящим отделам и структурным подразделениям.
• Контроль за исполнением предписаний руководителя. Отправление документа, подтверждающего исполнение, адресату.
• Приём, регистрация и передача на подпись руководителю заявлений, служебных записок и другой документации, проверка правильности её составления.
• Подготовка к передаче и передача по акту дел, выведенных из текущего документооборота, в архив организации.
• Выполнение отдельных поручений руководителя, участие в комиссии по уничтожению по акту документов, утративших актуальность и не подлежащих обязательному хранению.

·        Ведение делопроизводства, опыт работы с документами делопроизводства (вход./исход. документация), ведение электронного документооборота

·        Исполнение функций секретаря: прием, отправка, регистрация, контроль, прием телефонных звонков;

·        отправка документов почтой России;

·        Подготовка документов по поручению руководства;

·        Прием посетителей;

·        Сканирование документов;

·        Формирование базы данных электронных документов;

·        Ведение СЭД (система электронного документооборота);

·        По поручению руководителя составлять письма, запросы, другие документы, материалы для совещаний и встреч;

·        Контроль сроков исполнения писем,приказов,распоряжений;

·        Выполнение поручений руководителя.

Обязанности: 

1. приём документов и заявлений;

2. ведение документооборота, делопроизводства и деловой переписки;

3. регистрация документов, учёт и передача документов руководству;

4. составление писем, запросов и других документов по поручению руководства;

5. ведение телефонных переговоров и прием посетителей;

6. организация совещаний, брифингов и других мероприятий и т. д.;

7. выполнение служебных поручений руководителя

Требования: 

Знание основ делопроизводства

Знание ПК и офисной техники

Грамотная речь

Условия: 

5-дневная рабочая неделя с 09.00 до 17.00 часов

Ведение документации, также с использованием электронных систем документооборотаПрием входящей корреспонденции с ее последующей регистрациейПодготовка отчетных документов, справок, а также служебных писемФормирование личных дел воспитанников детского садаВедение учета входящей, а также исходящей корреспонденцииСистематизация и хранение архивных документовКонтроль рабочих часов других сотрудников с последующим заполнением табеля для бухгалтерииКонтроль соблюдения рабочих графиков с информированием сотрудников о предстоящих измененияхОформление трудовых договоров и личных дел для вновь прибывших сотрудниковВедение книги приказовПечать и оформление документации в соответствии с требованиями заведующегоСоблюдение конфиденциальности персональных данных, препятствие их распространению без согласия соответствующего субъектаСоблюдение должностной инструкции

• Организация работы с документами,
• Организацияи контроль текущего хранения документов,
• Организация обработки дел для последующего хранения,
• Обработка документов и подготовка в архив и т.п.

Вспомогательные работы по оформлению документации в соответствии с требованиями организации.

• Документационное обеспечение деятельности организации
• Организация работы с посетителями в приемной руководителя
• Организация командировок руководителя
• Организация исполнения решений, осуществление контроля исполнения поручений руководителя
• Организация и поддержание функционального рабочего пространства приемной и кабинета руководителя
• Составление и оформление управленческой документации. Организация работы с документами и их хранение.
• Организация информационного взаимодействия руководителя с подразделениями и должностными
• Организация деловых контактов и протокольных мероприятий