Секретарь вакансии Краснодарский край

Регистрация входящей и исходящей корреспонденции. Набор текста. Работа в программах.

- входящие звонки,- встреча посетителей и гостей предприятия;- обеспечение сотрудников офиса необходимым (канцелярия);- контроль расходов на офисные нужды;- оформление почты;- распределение документации по отделам.

Выполнение технических функций по обеспечению и обслуживанию работы директора. Организация эффективной работы директора с поступающей и исходящей документацией и информацией. Знание делопроизводства, свободное владение ПК и умение работать с оргтехникой.

• организует проведение совещаний, ведет их протоколирование;
• занимается подготовкой аналитических и справочных материалов, презентаций; организует командировки руководителя;
• контролирует сроки выполнения решений и поручений руководителя;
• запрашивает и получает необходимые руководителю сведения;
• ведет телефонные переговоры, рабочий календарь руководителя;
• организует прием посетителей;
• работает с курьерскими, почтовыми и транспортными службами;
• принимает участие в делопроизводственных процессах: регистрирует и оформляет документы, поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществляет ее систематизацию, обеспечивает сохранность и подготовку документов к сдаче в архив.

Составлять и оформлять документы, содержащие поручения и распоряжения руководителя, организует заседания, совещания и мероприятия, проводимые руководителем; работать с компьютером, использовать офисный пакет (текстовый редактор, таблицы); пользоваться системами электронного документооборота и др.      

Помощь секретарю в сборе и обработке документов

Осуществлять прием и распределение телефонных звонков (факсов), организацию телефонных переговоров Директора Краснодарского филиала.

Организовывать работу с посетителями: осуществлять прием, учет и встречу посетителей, содействовать оперативному рассмотрению просьб и предложений посетителей.

Организовывать исполнение решений, осуществлять контроль исполнения поручений Директора Краснодарского филиала, распорядительных документов Общества, Филиала и Компании (в т.ч. в Системе электронного документооборота).

Составлять и оформлять управленческую документацию, отчетность и готовить проекты деловых писем, служебных записок.

Организовывать работу с документами в приемной Директора Краснодарского филиала:

-              обеспечивать внутреннее делопроизводство, в т. ч. официального почтового ящика;

-              разрабатывать номенклатуры дел блока Директора Краснодарского филиала;

-              осуществлять прием, регистрацию и учет входящих и исходящих документов (в соответствии с установленным в Филиале порядке);

-              предоставлять поступающие документы на рассмотрение Директора Краснодарского филиала;

осуществлять проверку правильности оформления и комплектности документов, поступающих на подпись Директору Краснодарского филиала;

-              готовить сводки для Директора Краснодарского филиала об исполненных и находящихся на исполнении поручениях/документах;

-              организовывать и осуществлять текущее хранение документов;

-              организовывать и проводить работы (в т.ч. наносить/заверять документы) с печатями и штампами Филиала (в т.ч. организовывать изготовление печатей/штампов), осуществлять учет используемых печатей и штампов;

-              осуществлять справочно-информационную работу по вопросам исполнения и прохождения документов;

-              выполнять печатные и копировальные работы.

Обрабатывать входящую и исходящую корреспонденцию, направлять в соответствующие отделы организации;Отвечать на телефонные звонки;Работать с электронной почтой;По поручению руководителя составлять письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем;Посещать почтовое отделение для отсылки и приема необходимой корреспонденции.

• прием и консультирование абитуриентов, родителей;
• обработка документов, прием звонков;
• участие в мероприятиях, проводимых с целью профориентации;
• ведение/курирование социальных сетей.

Передача и приём информации по приёмно-переговорным устройствам, электронной почте, составление писем, запросов и других документов по поручению руководителя, контроль исполнения работниками организации приказов и распоряжений руководителя, ведение контрольно-регистрационной картотеки, печать служебных материалов по указанию руководителя или ввод текущей информации в банк данных