Делопроизводитель вакансии Сестрорецк

Принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее заместителям директора общеобразовательного учреждения, структурным подразделениям; в соответствии с резолюцией директора передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных; ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль их исполнения, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам; отправляет исполненную документацию по адресатам; ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива; ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск; подготавливает и сдает в архив общеобразовательного учреждения документальные материалы, законченные  делопроизводством, регистрационную  картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив; обеспечивает сохранность проходящей служебной документации; осуществляет информационно-справочное обслуживание по документам канцелярии образовательного учреждения; осуществляет обработку и движение отправляемых и внутренних документов, контролирует правильность их согласования и оформления; обеспечивает учет и регистрацию исполнения поручений директора общеобразовательного учреждения; ведет книги приказов, печатает приказы по основной деятельности и иные приказы, знакомит работников общеобразовательного учреждения с приказами под подпись в день их издания; ведет регистрацию обращений граждан в школу, контролирует сроки исполнения обращений; организует личный прием граждан директором образовательного учреждения, ведет книгу посещений; ведет внутреннюю отчетно-справочную документацию; выдает справки обучающимся школы; ведет табель посещения обучающимися образовательного учреждения;   хранит документы, подтверждающие право учащихся на льготное питание. Проводит сверку с оператором питания по количеству детей и сумме произведенных расходов из бюджета за питание льготных категорий; обеспечивает работу по взаимодействию с общешкольным родительским комитетом для осуществления контроля организации питания учащихся, качеством приготовления пищи, рационального составления меню; предоставляет в бухгалтерию  ежемесячный отчет по организации питания учащихся не позднее 01 числа каждого месяца, следующего за отчетным по форме, заверенной директором школы.

• Получение и отправка (в том числе Электронной почтой, Почтой России, Курьерской Службой, Факсимильной связью), регистрация документов поступающих в Общество.
• Организация работы по учету, систематизации, хранению и передаче в структурные подразделения документов текущего делопроизводства.
• Организация хранения и обеспечение сохранности документов.
• Участие в разработке номенклатуры дел Общества и паспорта архива управленческой документации Общества.
• Учет прохождения документов, осуществление контроля исполнения документов.
• Ведение работы по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивающий удобный и быстрый поиск.
• Сканирование поступающих документов, ведение базы данных электронного архива управленческой документации, печатание, размножение и комплектование документов.
• Замещение работников канцелярии при необходимости

1.   Осуществляет прием и первичную обработку входящих документов;

2.     Осуществляет предварительное рассмотрение и сортировку документов на регистрируемые и не регистрируемые;

3.     Подготавливает входящие документы для рассмотрения руководителем;

4.     Регистрирует входящие документы;

5.     Организует и ведет работу в системе электронного документооборота;

6.     Ведет базу данных документов организации DocPro;

7.     Обрабатывает и отправляет исходящие документы;

8.     Организует работы по регистрации, учету, хранению и передаче                                              в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства;

9.       Контролирует исполнение документов в учреждении;

10.   Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование;

11.   Осуществляет разработку номенклатуры дел учреждения;

12.   Проверяет правильность оформления документов и отметки об их исполнении  перед их формированием в дело для последующего хранения;

13.   Формулирует заголовки дел и определяет сроки их хранения;

14.   Контролирует правильное и своевременное распределение и подшивку документов;

15.   Передает документы в архив учреждения;

Поддерживает уровень квалификации, достаточный для исполнения своих должностных обязанностей, проходит курсы повышения квалификации, семинары

• Приём и регистрация корреспонденции , передача её на исполнение;
• Сканирование , копирование, распечатка и подшивка документов;
• Учёт прохождения документов;
• Ведение административно-хозяйственной деятельности и обеспечение необходимым отдела;
• Подготовка и сдача документов в архив.

• Уверенный пользователь ПК (MS Office);
• Грамотная устная и письменная речь;
• Знание основ делопроизводства;
• Знание нормативных правовых актов.

• Официальное трудоустройство по ТК РФ с первого дня (все гарантии и льготы по трудовому законодательству);
• График работы с 8.30 до 17.00 (ПН-ПТ);
• Белая ЗП (оклад/надбавки);
• Возможности профессионального развития, карьерного роста и самореализации;
• Развитая корпоративная культура (спортивные и культурные мероприятия, магистратура/аспирантура на базе предприятия и т.д.);
• Служебные развозки от станций метро: Пионерская, Проспект Просвещения, Комендантский проспект, Старая деревня.

• Ведение документации (договоры, закрывающие документы по оплатам, личные дела учащихся и т.п.);
• Деловая переписка;
• Ведение документации (договоры, закрывающие документы по оплатам, личные дела учащихся и т.п.);
• Выполнение задач руководителя;
• Взаимодействие с заказчиками/контрагентами;
• Работа с первичными документами /подготовка писем, запросов, приказов распоряжений, актов, других первичных документов/;
• Прием, распределение и отправка электронных писем;
• Ведение делопроизводства, систематизация и хранение документации;
• Выполнение иных поручений руководства, в том числе и на выезде.

Осуществлять документационное обеспечение деятельности Учреждения, обеспечивать сохранность документов. Вести учет и систематизацию получаемой и отправляемой корреспонденции  в Единой системе электронного документооборота и делопроизводства исполнительного органа государственной власти Санкт-Петербурга. Ежегодно актуализировать и представлять на утверждение Номенклатуру дел, книг и журналов Учреждения, доводить под роспись до сведения ответственных лиц, контролировать её внедрение.Осуществлять контроль за подготовкой документов для архивного хранения в структурных подразделениях, в соответствии с номенклатурой дел Учреждения. Составлять ежегодные планы обучения персонала.        В строгом соответствии с планом обучения, осуществлять подготовку проектов приказов о направлении работников на обучение. Своевременно доводить информацию о направлении на обучение до работников и их непосредственных руководителей.

- вести делопроизводство кафедры (организация учета, контроля исполнения, регистрации, поиска и выборки всех нормативных, административных, учебно-методических документов материалов кафедры на академическом сайте); 

-  вести табель выхода на работу, журнал санитарной обработки кафедры.

- вести делопроизводство кафедры (организация учета, контроля исполнения, регистрации, поиска и выборки всех нормативных, административных, учебно-методических документов материалов кафедры на академическом сайте); 

-  вести табель выхода на работу, журнал санитарной обработки кафедры.

Служба финансового менеджмента в поиске сильного специалиста по делопроизводству в Центр финансовой отчётности, г. Санкт-Петербург

Обязанности

• делопроизводство, документооборот, ведение электронных архивов документов подразделения
• коммуникации с командой подразделения, внутренними и внешними клиентами
• работа с запросами/письмами и т.п. (получение, распределение и контроль исполнения)
• помощь или замещение сотрудников на участках выгрузка и обработка данных из АС Банка в целях подготовки обязательной отчетности

Требования

• высшее образование (желательно экономическое, финансовое)
• знания делопроизводства (внешнего и внутреннего)
• навыки проведения деловых коммуникаций
• навыки работы в MS Office, уверенный/продвинутый уровень Excel
• навыки работы с офисной техникой
• личные качества - ответственность, пунктуальность и точность, умение работать в режиме многозадачности и deadline

Условия

• трудоустройство согласно ТК РФ
• срочный трудовой договор
• фиксированный оклад и годовое премирование
• возможность профессионального и карьерного развития
• социальный пакет (ДМС, санаторно-курортный отдых и т.д.)
• корпоративное обучение
• активная корпоративная жизнь (спортивные мероприятия, внутренние конкурсы и пр.)
• место работы: г. Санкт-Петербург, пр-кт Старо-Петергофский

Организация работы с документами:•    прием и первичная обработка входящих документов;•    предварительное рассмотрение и сортировка документов на регистрируемые и нерегистрируемые;•    подготовка входящих документов для рассмотрения директором Предприятия;•    регистрация входящих документов;•    организация доставки документов исполнителям;•    ведение базы данных документов Предприятия;•    ведение информационно-справочной работы;•    обработка и отправка исходящих документов;•    организация работы по регистрации, учету, хранению и передачев соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства;•    контроль исполнения документов на Предприятии. Организация текущего хранения документов.•    разработка номенклатуры дел организации;•    проверка правильности оформления документов и отметки об их исполнении                                 перед их формированием в дело для последующего хранения;•    формулирование заголовков дел и определение сроков их хранения;•    формирование дел;•    контроль правильного и своевременного распределения и подшивки документов в дела. и тд.

• Добавление/корректировка персональных данных на основании имеющихся документов.
• Поиск персональных данных на основе имеющихся документов.
• Поиск недостающей информации, необходимой для корректной работы.