Секретарь вакансии Отрадное

Прием, регистрация, перенаправление телефонных звонков руководству и сотрудникам организации

Встреча посетителей, получение первичной информации о посетителях и помощь в организации их приема руководителем и сотрудниками 

Прием и первичная обработка, регистрация входящих документов

Обработка и отправка исходящих документов

Организация работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства

Контроль исполнения документов в организации

Составление проектов распорядительных (приказы, распоряжения) и информационно-справочных документов (служебные письма, справки, докладные и служебные записки)

Информирование работников организации о решениях руководителя

Печать и размножение служебных документов и материалов 

Разработка номенклатуры дел организации 

Осуществлять методическое руководство делопроизводством в организации, контролировать правильное формирование, хранение и сдачу дел в архив 

Обязанности:

• Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя организации.
• Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
• Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.
• Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя.
• Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя.
• Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование.
• Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.
• По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.
• Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.
• Осуществляет контроль за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.
• Ведет контрольно-регистрационную картотеку.
• Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, или вводит текущую информацию в банк данных.
• Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
• Копирует документы на персональном ксероксе.

• 5-дневная рабочая неделя
• Гарантии и компенсации по Трудовому кодексу РФ
• Место работы: Новоселов 45

Обязанности:

• Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя организации.
• Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
• Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.
• Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя.
• Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя.
• Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование.
• Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.
• По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.
• Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.
• Осуществляет контроль за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.
• Ведет контрольно-регистрационную картотеку.
• Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, или вводит текущую информацию в банк данных.
• Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
• Копирует документы на персональном ксероксе.

• 5-дневная рабочая неделя
• Гарантии и компенсации по Трудовому кодексу РФ
• Место работы: Новоселов 45

Встреча клиентов в офисе компании, помощь руководителю и главному бухгалтеру, жизнеобеспечение офиса

Обязанности:

• Прием и распределение входящих звонков
• Регистрация входящей / исходящей корреспонденции
• Ведение и организация документооборота
• Регистрация приказов по движению учащихся
• Работа с электронной почтой
• Выдача справок родителям, обучающимся
• Курьерские разъезды,
• Работа с орг.техникой (принтер, сканер, копир, МФУ)
• Работа с базами данных "ПараГраф", "Метро", "Портал "Петербургское образование".
• Работа с личными делами обучающихся
• Взаимодействие с учителями, заместителями директора

Чем предстоит заниматься:

-Формирование комплектов документов исполнительной документации, акта КС-2, КС-3

-Курирование работы офиса (контроль чистоты и состояния техники, снабжение канцелярией)

-Регистрация и прием корреспонденции, подготовка к отправке почты

-Ответы и учет входящих звонков, встреча посетителей

-Печать документов

-Связь с курьерами и техническим персоналом

• Регистрация входящей, исходящей документации,
• работа в 1С, документооборот
• Прием и распределение входящих звонков
• Знание деловой переписки и делопроизводства, отслеживание сроков исполнения резолюций
• Отправка/прием корреспонденции Почтой России и курьерскими службами
• Выполнение поручений руководства.

делопроизводство по сотрудникам