Секретарь вакансии Москва

• Прием и распределение входящих звонков
• Заказ пропусков для гостей, партнеров, на въезд автомобилей;
• Встреча и приветствие посетителей;
• Работа с электронной почтой, своевременная проверка факса и автоответчика;
• Поддержание порядка в зоне ресепшен и комфортной температуры в боксах;
• Заказ такси;
• Бронирование конференц комнаты для встреч, а также обеспечение участников встреч специальным оборудованием (проекторами, флип чартами, и т.д.) и расходными материалами;
• Выполнение поручений административного менеджера.

• Высшее (неполное высшее) образование;
• Административный опыт работы, в аналогичной должности от 3-6 мес;
• Word, Excel на уровне уверенного пользователя, знание оргтехники;
• Доброжелательность, грамотная речь, внимательность и стрессоустойчивость, коммуникабельность;

• График: будни 5/2 с 10:00 до 19:00
• Компенсация питания
• Работа в уютном офисе, в центре города
• Дружный коллектив

Управление офисом:

• Встреча и консультация посетителей
• Ведение календаря встреч, запись посетителей на прием по направлению деятельности структурных подразделений учреждения
• Работа со звонками и электронной почтой
• Учет, регистрация и распределение входящей и исходящей документации по направлению деятельности структурных подразделений учреждения
• Обеспечение порядка и комфортных условий пребывания посетителей
• Работа с оргтехникой

• осуществление работы по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности заместителя Руководителя;
• исполнение поручений заместителя Руководителя;
• контроль, координация входящей и исходящей корреспонденции;
• взаимодействие со структурными подразделениями Управления;
• контроль поручений, соблюдение сроков указаний заместителя Руководителя, взятых на контроль.

• Прием и распределение телефонных звонков;
• Встреча посетителей (Заказ пропусков на вход в БЦ для гостей, оформление постоянных пропусков для сотрудников офиса, оформление заявок на внос/вынос в БЦ; помощь в организации совещаний, переговоров (подготовка переговорных помещений, снабжение всем необходимым, чай/кофе).
• Оказывать сервисное сопровождение переговорных процессов с соблюдением внутренних норм по приему посетителей, правил подачи напитков.
• Работа с документами (прием, регистрация (в системе ERP) и распределение по исполнителям входящей и внутренней документации; работа с исходящей корреспонденцией (формирование документов для отправки почтой, курьером и другими почтовыми службами); сканирование и ксерокопирование документов, а также оформление документов (запросов, писем, таблиц) для сотрудников офиса; заведение заявок на оплату счетов в программе ERP по командировкам, телефонии, курьерской службы, заказ товаров;
• Административная поддержка сотрудников офиса (заказ канцелярских товаров, воды и продуктов питания для основного и других офисов компании; сотрудничество с бюро переводов; протоколирование совещаний, ведение базы по корпоративной связи;
• Координация рабочего дня курьера.

• Работа в ЭДО;
• Помощь в подготовке документации;
• Формирование документов для предоставления клиентам;
• Работа в CRM Битрикс24, ведение внутренней базы документов;
• Оформление и отправка почтовой корреспонденции;
• Работа с оргтехникой (печать, сканирование и ксерокопирование документов)
• Прием и распределение входящих телефонных звонков
• Работа с филиалами компании
• Выполнение поручений руководителя

• Уверенный пользователь ПК (Знание Word, Excel) Битрикс24;
• Знать делопроизводство, документооборот
• Умение работать в режиме многозадачности;
• Желание работать с бумагами
• Иметь высокую обучаемость и желание обучаться.
• Умение работать в команде

• Официальное трудоустройство;
• Рабочий день с пн-чт с 09:00-18:00, пт с 09:00-17:00
• Комфортное рабочее место;
• Офис БЦ "Гранд Сетунь Плаза"

• Планирование рабочего дня руководителя (встречи, звонки, пр.);
• Прием, проверка правильности оформления и редактирование документов, передаваемых руководителю на подпись;
• Ведение делопроизводства (составление писем, запросов и прочих документов, их учет и регистрация);
• Подготовка (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведение и оформление протоколов совещаний, проводимых руководителем;
• Обеспечение комфортных бытовых условий работы руководителя;
• Контроль исполнения поручений руководителя по срокам и содержанию;
• Организация приема посетителей (заказ пропусков, организация кофе-пауз);
• Организация командировок (заказ и бронирование билетов и гостиниц);
• Отслеживание дней рождения бизнес-партнеров и других памятных дат, закупка подарков;
• Выполнение иных поручений руководителя в рамках служебных обязанностей.

• полная административная и организационная поддержка руководителя 24/7;
• выполнение поручений руководителя (личные, рабочие);
• управление календарем руководтеля;
• планирование и коорлинация рабочего дня руководителя, организация встреч и переговоров, конференц-звонков, корпоративных мероприятий;
• координация логистика встреч, в том числе диспетчеризация персонального водителя;
• организация поездок (покупка билетов, бронирование гостиниц), мероприятий (дни рождения, корпоративы и пр.);
• сопровождение личных задач (организация поездок и планирование маршрутов, личные поручения, контроль платежей, проверка счетов);
• обеспечение жизнедеятельности офиса (заказ канцелярии, кофе, воды и т.д.);
• контроль уборки помещений

Крайне выжна внимательность к деталям, скрупулезность и исполнительность, умение разбираться во всех вопросах до мелочей.

Делопроизводство, работа на ПК и с офисной техникой.