Секретарь вакансии Ярославль

- Приём первого звонка и переадресация звонков на ответственных лиц;

- Контроль посетителей и автотранспорта с входной группы (калитка/ворота);

- Приём посетителей, учёт в журнале, сопровождение до ответственного;

- Подготовка переговорной комнаты (чай/кофе для гостей);

- Подготовка и отправка почтовой корреспонденции (Почта России);

- Приём и отправка оформленных отправлений через курьерские службы;

- Сканирование документов;

- Получение/выдача ключей отдельных помещений, ведение журнала, хранение в сейфе.

- Поддержание чистоты на рабочем месте

•   Прием и распределение входящих звонков (мини-АТС);
•   Прием и отправление почтовой корреспонденции;
• Оформление документов в 1С;
• Обеспечение офиса канцелярией (сбор заявок и заказ), водой;
•  систематизация и хранение документов;
• ведение учёта документов.

- выполнять технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя или его подразделений;

- организовывать телефонные переговоры руководителей, принимать и передавать телефонограммы, записывать в их отсутствие принятые сообщения и доводить до сведения руководителей их содержание;

- осуществлять необходимую подготовку заседаний и совещаний;

- обеспечивать рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создавать условия, способствующие их эффективной работе;

- вести делопроизводство, принимать поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществлять её систематизацию в соответствии с принятым на заводе порядком и передавать после её рассмотрения руководителям подразделений или конкретным исполнителям для использования в процессе работы, либо подготовки ответа;

- следить за сроками выполнения поручений руководителя, взятых на контроль;

- контролировать исполнение приказов, распоряжений, протоколов, поставленных на автоматизированный контроль;

- принимать и передать сообщения по электронной почте и факсимильные сообщения;

- принимать документы на подпись руководству ПАО «ЯСЗ» и личные заявления;

- организовывать прием посетителей, проявляя при этом тактичность и внимание к ним;

• Организация и ведение делопроизводства;
• Обеспечение жизнедеятельности офиса;

• Выполнение поручений руководителя;

• Ведение документооборота (прием/отправка корреспонденции);
• Ведение кадрового делопроизводства;
• Архивирование документов;
• Ведение клиентской и информационной базы;
• Формирование пакета документов для подписания договоров;

• Работа в приемной руководителя.
• Работв с входящей и исходящей документацией.
• Организация документооборота.
• Ведение корпаративной почты.
• Работа с почтовыми отделениями.
• Ведение воинского учета.
• Выполнение отдельных поручений руководителя.

• Обработка входящей и исходящей корреспонденции, её учет и направление в соответствующие отделы организации.
• Передача для исполнения необходимой документации от руководителя.
• Ведение электронной базы документов.
• Подготовка необходимых справок и докладов по документации организации.
• Участие в описи документов.

Делопроизводство, в том числе, в электронном виде.

осуществляет прием, обработку, регистрацию входящей и исходящей корреспонденции через программу АСЭД, составляет проекты распорядительных документов,приказов, выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний проводимых руководителем. Организует прием посетителей, приобретает ж/д и авиа билеты, бронирует гостиницы для руководителй и сотрудников направляемых в служебные командировки.