Секретарь вакансии Борисоглебск

• организует проведение совещаний, ведет их протоколирование;
• занимается подготовкой аналитических и справочных материалов, презентаций; организует командировки руководителя;
• контролирует сроки выполнения решений и поручений руководителя;
• запрашивает и получает необходимые руководителю сведения;
• ведет телефонные переговоры, рабочий календарь руководителя;
• организует прием посетителей;
• работает с курьерскими, почтовыми и транспортными службами;
• принимает участие в делопроизводственных процессах: регистрирует и оформляет документы, поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществляет ее систематизацию, обеспечивает сохранность и подготовку документов к сдаче в архив.

Ведение делопроизводства;

Прием поступающей на рассмотрение руководителю корреспонденции, передача ее в соответствии с принятым решением конкретным исполнителям;

Прием входящих звонков;

Выполнение отдельных служебных поручений руководителя;

Протоколирование совещаний;

Помощь руководителю в организации работы, выполнение указаний руководителя по вопросам делопроизводства.

Согласно должностной инструкции

Оказание помощи руководителю в планировании рабочего времени.

Организация телефонных переговоров главного врача.

Организация командировок главного врача.

Организация работы с посетителями в приемной главного врача.

Организация подготовки, проведения и обслуживания конкретных мероприятий.

Организация исполнения решений, осуществление контроля исполнения поручений главного врача.

Организация и поддержание функционального рабочего пространства приемной и кабинета главного врача.

Разработка локальных нормативных актов, регламентирующих работу секретаря руководителя.

Составление и оформление управленческой документации.

Организация работы с документами в приемной главного врача.

Организация хранения документов в приемной главного врача.

Обеспечение главного врача информацией.

Организация информационного взаимодействия главного врача с подразделениями и должностными лицами организации.

• обработка исходящей и входящей корреспонденции (прием, регистрация, отправка), работа с курьерскими и почтовыми службами;
• сканирование документов;
• распределение телефонных звонков;
• при необходимости выполнение курьерских обязанностей (доставка срочных документов по городу);
• работа с посетителями офиса, участие в организационно-технической подготовке совещаний и мероприятий;
• класс условий труда - 2 класс допустимые. 

ОБЯЗАННОСТИ:

• Прием входящих звонков и корреспонденции;

• Встреча посетителей;

• Ведение документооборота отдела продаж;

• Работа с оргтехникой.

• Выполнение поручений руководителя.

-прием звонков;

- регистрация входящей/исходящей корреспонденции;

- контроль сроков исполнения документов

Обязанности секретаря

• принимает и регистрирует корреспонденцию, поступающую заместителю начальника железной дороги;
• регистрирует исходящую корреспонденцию от заместителя начальника железной дороги в системе ЕАСД;
• осуществляет ведение делопроизводства с использованием ЕАСД;;
• принимает и осуществляет входной контроль за правильностью оформления документов, поступающих на подпись заместителю начальника железной дороги;
• организует прием посетителей по служебным и личным вопросам заместителем начальника железной дороги по безопасности и режиму;
• обеспечивает режим секретности в соответствии с действующими положениями;
• обеспечивает соблюдение режима и правил обработки и защиты информации при работе в информационных системах и при осуществлении доступа к ним, а также режима защиты персональных данных;
• подготовка презентационного материала к совещаниям.