Ведение электронной базы данных входящих и исходящих документов в соответствии с установленным порядком; формирование электронного архива документов. Передача входящих документов руководству для ознакомления, визирования в день их поступления в установленное время, осуществление контроля за движением поступающих документов, курьерская доставка документов адресату с предоставлением необходимых отметок, отправление и получение документов посредством электронной, факсимильной, федеральной почтовой, фельдъегерской связи в соответствии с установленным порядком, оформление почтовых отправлений. Контроль за своевременным исполнением и подготовкой отчетов к документам поступившим посредствам программы электронного документооборота «Дело», Проверка правильности оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечение качественного их редактирования.
· Ведение делопроизводства согласно регламенту, принятому в компании.
Отличное знание локально-нормативных актов, распорядительной документации, действующей в компании.
Обеспечение четкого функционирования системы делопроизводства.
Подготовка отчетов по функциям отдела.
Ведение делопроизводства организации, организация и обеспечение надлежащего учета, сохранности, конфиденциальности принятых документов
Осуществляет прием и первичную обработку входящих документов (в том числе из системы электронного документооборота, электронной почты, почтовой связи), осуществляет предварительное рассмотрение и сортировку документов на регистрируемые и нерегистрируемые, подготавливает входящие документы для рассмотрения руководителем, регистрирует входящие документы в системе электронного документооборота или в журнале входящих документов.
Организует доставку документов исполнителям, контролирует исполнение документов в учреждении.
Оформляет, проверяет, регистрирует и отправляет исходящие документы.
Ведет сроковый, текущий и предупредительный контроль, проверяет исполнение поручений директора в установленный срок, предупреждает сотрудников об истечении срока исполнения поручений руководителя, фиксирует исполнения поручений.
Ведет базу данных документов организации в системе электронного документооборота.
прием и первичная обработка входящих документов;
предварительное рассмотрение и сортировка документов на регистрируемые и нерегистрируемые;
подготовка входящих документов для рассмотрения руководителем;
регистрация входящих документов;
организация доставки документов исполнителям;
ведение базы данных документов организации;
ведение информационно-справочной работы;
обработка и отправка исходящих документов;
организация работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства;
контроль исполнения документов в организации;
разработка номенклатуры дел организации;
проверка правильности оформления документов и отметки об их исполнении перед их формированием в дело для последующего хранения;
формулирование заголовков дел и определение сроков их хранения;
формирование дел;
контроль правильного и своевременного распределения и подшивки документов в дела;
проверка сроков хранения документов, составление протокола работы экспертной комиссии по подготовке документов к хранению, акта о передаче на уничтожение документов, не подлежащих хранению.
Список профессий