Секретарь вакансии Ульяновск

• Планирование рабочего дня руководителя (встречи, звонки, прием, пр.)
• Осуществление технического обеспечения деятельности руководителя (заказ транспорта, билетов; организацию встреч, переговоров; др.)
• Сопровождение руководителя на встречах; ведение протоколов и иных документов, оформляющие ход и результат встреч, переговоров
• Вести запись на прием к руководителю, организовывать прием посетителей. По поручению руководителя составлять письма, запросы, другие документы

Умение работать с системой электронного документооборот (СЭД), грамотность, ответственность 

- своевременный прием, учет, регистрация документов и контроль за их исполнением

- хранение и передача документов текущего делопроизводства

Осуществлять контроль исполнения документов и поручений руководства, принимать оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их выполнение.

Осуществлять оперативную связь со сторонними организациями и отдельными гражданами по вопросам текущей деятельности учреждения.

Контролировать качество подготовки, правильность составления,согласования и утверждения документов, представляемых на подпись руководству учреждения.

Передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефон, факс и  др.).

 Осуществляет прием и первичную обработку входящих документов, предварительное рассмотрение и сортировку документов на регистрируемые и нерегистрируемые как в бумажном варианте, так и в системе электронного документооборота СЭД.

Проверяет комплектность поступающих в приемную руководителя документов.

Регистрирует входящие документы.

Организует доставку документов исполнителям.

Ведет базу данных документов организации.

 Ведет информационно-справочную работу.

 Осуществляет обработку и отправка исходящих документов.

Контролирует исполнение документов в организации.

 Организует командировки руководителя: подготавливает проект служебного задания руководителя, оформляет командировочное удостоверение и его регистрацию при необходимости, уточняет даты, должности, фамилий в программе командировки, обрабатывает материалы командировки, оформляет отчет о командировке.

Организует личный прием посетителей руководителем: ведет журнал предварительной записи на прием, устанавливает порядок приема для различных категорий посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

Регистрация и учет входящей и исходящей документации, контроль за исполнением работниками приказов и распоряжений руководителя

Обязанности:

• Прием и распределение телефонных звонков.
• Ведение делопроизводства в полном объеме: обработка внутренней, входящей и исходящей корреспонденции, в том числе работа в системе электронного документооборота.
• Контроль за прохождением документопотоков и своевременным исполнением документов.
• Осуществление контроля за соблюдением сроков исполнения поручений генерального директора.
• Ведение деловой переписки различного уровня и составление отчётов.
• Контроль за исполнением поручений высших должностных лиц Правительства Ульяновской области.
• Отправка документов Почтой РФ.
• Обеспечение порядка и позитивного настроения в приемной генерального директора, встреча гостей, проведение чайной церемонии .

делопроизводство, работа в СЭД, составление номенклатуры дел и т.д.

- прием входящей онлайн-корреспонденции.

- прием, учет и распределение документов

- составление договоров, обращений, текстов.

- создание заявок в банки

- посещение учреждений в рабочее время- отслеживание статусов заявлений, заказов, ссылок

- отслеживание статусов заявлений, заказов и онлайн объявлений.

- выполнение отдельных поручений руководителя