Делопроизводитель обязан:
Осуществлять прием, регистрацию входящей корреспонденции, поступившей по почте, регистрацию исходящей корреспонденции, а также ее отправку.
Вести учет и хранение поступивших в судебный участок судебных дел и иных документов, образующихся в деятельности мировых судей.
Вести учет и контроль по исполнению судебных поручений, поступивших из других судов, а также учет и контроль поручений мирового судьи, направленных в другие суды.
Производить регистрацию отправляемых документов по судебному делу в журнале учета исходящей корреспонденции, оформлять конверты к ним, совершает иные необходимые действия для ее отправки, в том числе с использованием программного обеспечения по обработке судебных отправлений.
Контролировать исполнение документов, поступивших по входящей корреспонденции.
Проверять правильность оформления документов и отметки об их исполнении перед их формированием в дело для последующего хранения.
Подготавливать и сдавать в архив судебного участка законченные делопроизводством гражданские, уголовные, административные дела и дела об административном правонарушении, а также определять сроки их хранения. Ведет журналы и учетно-статистические карточки.
Обеспечить своевременную доставку судебных дел и материалов, иной корреспонденции по назначению. Записывать доставляемую корреспонденцию в разносную книгу и передаёт адресатам под роспись.
Проверять сроки хранения документов, составлять протокол работы экспертной комиссии по подготовке документов к хранению, акт о передаче на уничтожение документов, не подлежащих хранению.
Оказывать методическую и консультационную помощь по вопросам документационного обеспечения работникам Учреждения и аппарата мирового судьи судебного участка Ленинградской области, в том числе при составлении направляемых от имени Учреждения и мирового судьи писем различного характера, уведомлений, извещений юридическим и физическим лицам.
Своевременно прибывать по вызову должностных лиц Учреждения в указанное им место.
Отчитываться о результатах исполнения обязанностей перед мировым судьей, должностными лицами Учреждения.
Выполнять приказы и распоряжения, поручения, указания должностных лиц Учреждения, иные поручения и указания мирового судьи в части исполнения должностных обязанностей по согласованию с начальником Отдела и обеспечивать строгое соблюдение сроков при надлежащем их исполнении.
Выполнять требования техники безопасности, производственной санитарии и пожарной безопасности.
1. Регистрация входящей и исходящей документации.
2. Контроль исполнения входящих запросов.
3. Копирование, сканирование и отправление по э/почте документов.
Оформление приходно-расходных документов.
Занесение в ПК чек-листов и сведений санитарных книжек.
Выполнять обязанности делопроизводителя согласно должностной инструкции
Организация работы с документами:
- Прием и первичная обработка входящих документов
- Предварительное рассмотрение и сортировка документов
- Регистрация входящих документов
- Ведение базы данных документов организации
- Ведение информационно-справочной работы
- Обработка и отправка исходящих документов
- Организация работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства
Организация текущего хранения документов:
- Проверка правильности оформления документов и отметки об их исполнении перед их формированием в дело для последующего хранения
- Формулирование заголовков дел и определение сроков их хранения
- Формирование дел
- Контроль правильного и своевременного распределения и подшивки документов в дела
-Проверка сроков хранения документов
- Составление внутренней описи дел документов
- Оформление дел постоянного, долговременного сроков хранения
- Передача дел в архив организации
Ведение регистрационных и учетных форм документов организации; Организация передачи документов между уровнями управления, руководством, исполнителями в организации; Подготовка предложений по формированию параметров работы систем электронного документооборота организации.Необходимые умения: Методические документы и национальные стандарты в области работы с документацией и информацией в организации; Порядок и содержание процедур по работе с документами организации; Правила работы с документами организации, установленные ее локальными нормативными актами.Необходимые знания: Выполнять работу с документами в рамках процедур, установленных в организации; Выделять документы организации, не требующие регистрации; Вести учет и анализ объема документооборота организации.
ведение делопроизводства и документооборота по направлению деятельности
Организация документооборота. Регистрация исходящих, входящих и внутренних документов. Регулирование хода исполнения документов. Ведение отчетности.
вести учет, проверять, регистрировать и распределять входящую и исходящую документацию; вести картотеку документов, контролировать их исполнение, выдавать справки по необходимым документам; отправлять исполненную документацию по адресатам; вести учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизировать и хранить документы текущего архива; вести электронную базу документов и составлять картотеки; подготавливать и сдавать в архив документы, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных и составлять описи дел, передаваемых в архив; контролировать сохранность проходящей служебной документации
Список профессий