1. Принимать и регистрировать поступающую на рассмотрение директора входящую и исходящую корреспонденцию (в т.ч. электронную), передавать ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы, либо подготовки ответов;
2. Принимать документы на подпись директора;
3. Отвечать на телефонные звонки, фиксировать и передавать служебную информацию директору филиала, организовывать проведение телефонных переговоров директора, перенаправлять звонки сотрудникам;
4. Составлять письма, запросы, другие документы по поручению директора;
5. Принимать и организовывать отправку почтовых отправлений;
6. Выполнять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых директором, вести и оформлять протоколы заседаний и совещаний;
7. Осуществлять контроль исполнения работниками изданных распоряжений, а также соблюдения сроков выполнения указаний и поручений директора, взятых на контроль;
8. Обеспечивать рабочее место директора необходимыми канцелярскими принадлежностями, создавать условия, способствующие эффективной работе директора;
9. Организовывать командировки директора: заказ авиа- и железнодорожных билетов, бронь гостиницы;
10. Выполнять отдельные служебные поручения директора филиала;
11. Организовывать прием посетителей, содействовать оперативности рассмотрения просьб и предложений работников;
12. Обеспечивать вежливое, корректное, доброжелательное отношение к сотрудникам и посетителям учреждения.
3. ПРАВА
Ведение учета получаемой и отправляемой корреспонденции, обеспечивает своевременную ее передачу на рассмотрения руководителю Управления и структурным подразделениям для исполнения;
Осуществление контроля за исполнением документов в соответствии с резолюцией руководителя, а так же контроль за сроками направления подготовленных ответов гражданам на их обращения;
проверка правильности оформления поступающей для отправки корреспонденции, регистрация, оформление и отправка исходящей, простой, заказной корреспонденции;
Работа в системе электронного документооборота TESSA Client;
Работа по ведению и внесению информации в раздел «Результаты рассмотрения обращений» на портале ССТУ РФ;
Подготовка статистической информации о результатах работы с обращениями граждан;
Организация приема граждан (размещение на официальном сайте управления информации, иные поручения руководителя связанные с проведением приема граждан);
Работа по ведению, наполнению официального сайта Управления;
Работа в системе исполнения услуг и межведомственного взаимодействия электронного Правительства (ИС ИКК);
Подготовка отчетов, проектов локальных актов по вопросам работы с обращениями граждан;
Обеспечение взаимодействия со СМИ в пределах компетенции Управления.
Список профессий