- выполнять технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя или его подразделений;
- организовывать телефонные переговоры руководителей, принимать и передавать телефонограммы, записывать в их отсутствие принятые сообщения и доводить до сведения руководителей их содержание;
- осуществлять необходимую подготовку заседаний и совещаний;
- обеспечивать рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создавать условия, способствующие их эффективной работе;
- вести делопроизводство, принимать поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществлять её систематизацию в соответствии с принятым на заводе порядком и передавать после её рассмотрения руководителям подразделений или конкретным исполнителям для использования в процессе работы, либо подготовки ответа;
- следить за сроками выполнения поручений руководителя, взятых на контроль;
- контролировать исполнение приказов, распоряжений, протоколов, поставленных на автоматизированный контроль;
- принимать и передать сообщения по электронной почте и факсимильные сообщения;
- принимать документы на подпись руководству ПАО «ЯСЗ» и личные заявления;
- организовывать прием посетителей, проявляя при этом тактичность и внимание к ним;
1. Ведение документации, в том числе с применением информационных технологий по программам, предназначенным для сбора, обработки и представления информации.
2. Участие в организации и ведении образовательного процесса.
Выполнение поручений руководителя;
- Ведет делопроизводство в МО ВОС согласно номенклатуры дел и несет ответственность за правильность ведения делопроизводства;
- Подготавливает предложения для рассмотрения на бюро МО ВОС, подготавливает постановления по рассмотренным вопросам и оформляет протоколы заседания бюро;
- Организует правильность учета, хранения и заполнения учётных карточек членов ВОС;
- Составляет отчетность перед аппаратом управления Организации в установленном порядке;
- Осуществляет ежемесячную информацию о численности незрячих;
- Вносит своевременно изменения в картотеку МО ВОС;
- Регистрирует в день поступления входящую (в том числе по электронной почте) корреспонденцию, знакомит с ней председателя МО ВОС, ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции;
- Следит за сроками исполнения мероприятий, взятых на контроль МО ВОС;
- Знакомит председателя МО ВОС со всеми необходимыми материалами и документацией;
- Сопровождает председателя МО ВОС по служебным делам, а также инвалидов по зрению на мероприятия;
- Оказывает помощь в организации культмассовых мероприятий МО ВОС и ведет их учет;
- Приобретает канцелярские принадлежности, предметы культурно-хозяйственного назначения для нужд МО ВОС;
- Составляет авансовые отчёты по расходам МО ВОС и сдаёт их в установленные сроки в бухгалтерию Организации;
- Производит сбор членских взносов, оформляет выдачу членских билетов на основании постановления бюро МО ВОС.
Совместно с председателем МО ВОС готовит материалы к проведению конференции МО ВОС, подводит итоги проведения конференции, высылает в аппарат управления Организации всю отчетность по проведению конференции;
Содержит в чистоте помещение МО ВОС; осуществляет уборку помещения МО ВОС.
оформление ответов на запросы по учетно-отчетной документации
1. Осуществлять работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности непосредственного руководителя.
2.Принимать поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передавать ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям.
3. Вести делопроизводство, выполнять различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.
4. Проверять правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивать качественное их редактирование.
5. Организовывать проведение телефонных переговоров руководителя, записывать в его отсутствие полученную информацию и доводить до его сведения ее содержание. Передавать и принимать информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т. п.), а также телефонограммы, своевременно доводить до сведения руководителя информацию, полученную по каналам связи.
6. По поручению руководителя составлять письма, запросы, другие документы, готовить ответы авторам писем.
7. Выполнять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, регистрация участников).
8. Вести и оформлять протоколы заседаний и совещаний.
9. Осуществлять контроль за исполнением работниками изданных руководителем приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.
10. Вести контрольно-регистрационную картотеку.
11. Печатать по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, или вводить текущую информацию в банк данных.
12. Формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивать их сохранность и в установленные сроки сдавать в архив.
Ведение исходящей и входящей документации, обработка телефонных звонков, оформление личных дел сотрудников и обучающихся
Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя;принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствие с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителем для использования в процессе работы либо подготовки ответов;ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.
Список профессий