Делопроизводитель вакансии Петрозаводск

Организация телефонных переговоров руководителя

Прием различных документов и заявлений на подпись руководителю

Прием и сортировка поступающей корреспонденции

Руководство работой уборщиков производственных помещений

Обеспечение станции канцелярскими пренадлежностями (через заявку)

Руководство работой по хозяйственному обслуживанию станции

• Прием и распределение телефоных звонков.
• Организация работы с посетителями.
• Организация работы с документами.
• Организация текущего хранения документов.
• Учет получаемой и отправляемой корреспонденции.
• Взаимодействие с посетителями, получение первичной информации от посетителей.
• Рассмотрение и сортировка документов.
• Регистрация входящих и исходящих документов.

осуществляет прием и первичную обработку входящих документов;

осуществляет получение и доставку почтовой корреспонденции из отделения почтовой связи;

принимает телефонограммы, факсограммы, осуществляет их регистрацию и передачу по назначению;

выполняет предварительное рассмотрение и сортировку документов на регистрируемые и нерегистрируемые;

осуществляет получение и отправку электронной почты, контролирует работу электронного ящика;

подготавливает входящие документы для рассмотрения руководителем;

регистрирует входящие документы;

осуществляет регистрацию служебных записок в журнал регистрации;

передает документы внутреннего документооборота на подпись руководству;

организует доставку документов исполнителям;

осуществляет регистрацию исходящей корреспонденции;

осуществляет подготовку к отправке и упаковку исходящей корреспонденции в почтовые отправления, производит рассылку адресатам,  обеспечивает отправку почтовой, электронной, курьерской связью;

ведет базу данных документов организации;

ведет информационно-справочную работу;

производит обработку и отправку исходящих документов;

организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче по назначению документов текущего делопроизводства;

контролирует исполнение документов.

• Осуществляет организационное обеспечение деятельности Общества, в том числе, но не ограничиваясь: прием и распределение телефонных звонков Общества, организацию работы с посетителями Общества, выполнение координирующих и обеспечивающих функций, регистрацию поступающих телефонных звонков, получение необходимой информации и передача санкционированной информации по телефону.

• Осуществляет документационное обеспечение деятельности Общества, в том числе, но не ограничиваясь: организацию работы с документами, организацию текущего хранения документов, организацию обработки дел для последующего хранения, учет получаемой и отправляемой корреспонденции Общества.

• Осуществляет взаимодействие с посетителями, получает первичную информацию о посетителях и оказывает помощь в их приеме сотрудниками Общества.

• Ведет учет, прием, передачу и хранение документов посетителей руководству и сотрудникам Общества.

• Осуществляет предварительное рассмотрение и сортировку документов на регистрируемые и не регистрируемые.

• Подготавливает входящие документы для рассмотрения сотрудниками Общества.

• Регистрирует входящие/исходящие документов.

• Организовывает доставку документов исполнителям/адресатам.
• Ведет информационно-справочную работу.
• Обрабатывает и отправляет исходящие документы.
• Формирует дела в соответствии с утверждённой номенклатурой, обеспечивает их сохранность и сдачу в архив.
• Осуществляет копировально-множительные работы, сканирование документов, поступающих в Общество и от его сотрудников.
• Предоставляет отчеты, информацию, сведения и пр., связанные с выполняемой трудовой функцией.

Обрабатывать входящую корреспонденцию, собирать, анализировать и систематизировать информацию; 

подготавливать и корректировать письма и запросы перед отправкой;

подготовка конкурсной документации.

Оформлять документацию по персоналу в соответствии с требованиями гражданского, трудового законодательства Российской Федерации и локальными актами учреждения (первичную, учетную, плановую, по социальному обеспечению, организационную, распорядительную).

Подготовка и сдача отчетов по кадровому учету.

Осуществлять работу по документационному обеспечению деятельности учреждения

Организовывать работу с документами в учреждении: осуществлять  прием, предварительное рассмотрение и сортировку поступающих документов, их регистрацию, контроль исполнения документов

Принимать и распределять телефонные звонки 

1.  Принятие и регистрация всей корреспонденции (в том числе из электронного документооборота и делопроизводства «Дело», по электронной почте).

2. Формирование документов и дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

3. Ведение текущей документации и оформление ее в архив в соответствии со сроками хранения дел.

4. Ведение картотеки учета прохождения документов, осуществление контроля за их исполнением.

5. Обеспечение надлежащего хранения и сохранности всей проходящей служебной документации.

6. Отправление исходящей корреспонденции адресатам. Контроль обратной связи исходящей корреспонденции.